Vintergatan gav TUI banbrytande överblick

Omständligt och frustrerande. De traditionella metoderna räckte inte till när resebolaget TUI behövde hitta ett nytt, mer flexibelt sätt att visualisera sin verksamhet på. Med hjälp av IRM:s verksamhetsarkitekter utvecklades Vintergatan, som på ett banbrytande sätt gav en ny överblick över alla delar i en komplex organisation.
TUI Nordic, den skandinaviska delen av det globala resebolaget TUI, bestämde sig 2013 för att ta hjälp av IRM för att hitta ett nytt sätt beskriva sin underliggande geografi på. Med en marknadsandel på 20 procent i de nordiska länderna, 1600 anställda, eget flygbolag och över 1,5 miljoner kunder fanns det en enorm mängd parametrar att ta hänsyn till för att effektivt kunna visualisera alla processer.
– Vi hade ingen gemensam överblick över verksamheten eller vilka IT-system som stödde vilka delar av organisationen. Det blev långa startsträckor för varje nytt projekt och vi insåg snart att de traditionella metoderna inte fungerade för hur vi ville beskriva vår verksamhet, säger Daniel Lundgren, verksamhetsarkitekt på TUI Nordic.

En helt ny verksamhetsmodell…

Framgångsrik förändring i komplexa organisationer förutsätter samsyn i hur verksamhetens alla delar ser ut och samverkar. Traditionella metoder för att bygga upp en verksamhetsarkitektur, som linjära EA-verktyg, fungerar väl upp till en viss nivå. Men i takt med att en verksamhets komplexitet ökar leder även beprövade instrument till frustration och missförstånd.

Framgångsrik förändring i komplexa organisationer förutsätter samsyn i hur verksamhetens alla delar ser ut och samverkar.

Tillsammans med Annika Klyver från IRM utarbetades därför ett helt nytt sätt att modellera den geografi som TUI vilar på. Istället för traditionella, linjära modeller insåg man att en verksamhet bäst beskrivs cirkulärt, där olika verksamhetsförmågor kretsar kring organisationens kärnprocesser i mitten.

Visualiseringen; en galaxliknande karta med kärnprocesserna som en virvel i mitten, gav verktyget dess namn: Vintergatan.
– Det cirkulära är något som finns i nästan alla verksamheter. Men det är framför allt tydligt hos företag som TUI, liksom i skolor och utbildningsföretag, eller hos biltillverkare. Det är organisationer som jobbar mycket i cykler och hela tiden återvänder till utgångsläget. Idag använder ytterligare ett 30-tal bolag Vintergatan som verktyg. Det ger snabbt en bred samsyn och kräver väldigt lite konsultstöd, säger Annika Klyver, verksamhetsarkitekt på IRM.

…ger försprång på tuff marknad

På TUI Nordic har Vintergatan bland annat lett till stora förbättringar i synen på de olika IT-system som arbetar ihop inom organisationen, samt vem som är produktägare i de otaliga processer som finns i företaget.
– Vintergatan har fungerat otroligt bra när vi har velat genomdriva stora förändringar som annars är svåra att få en överblick över. Verktyget visualiserar tydligt vilken påverkan ett projekt har på verksamhetens olika delar och förmågor, säger Daniel Lundgren.
Att snabbt kunna uppnå en samsyn i hur en komplex verksamhet fungerar ger ett företag som verkar på dagens globala, hårt utsatta marknad ett försprång gentemot sina konkurrenter.
– Vintergatan tydliggör komplicerade processer och identifierar hur olika värdeströmmar ansvarar mot olika förmågeområden. Står man inför att göra sin verksamhetsarkitektur snabbrörligare och mer förändringsbar är Vintergatan ett otroligt kraftigt verktyg för att tydligare identifiera vart man befinner sig och vart man är på väg. Vad du ser kan du förstå, och det du förstår kan du agera på,

Se vilken nytta din verksamhet skulle kunna ha av Vintergatan>>

Riksteatern blev en agil organisation med stöd från IRM

Från stuprörsorganisation till tvärfunktionellt och lättrörligt. Anrika Riksteatern anlitade IRM för att utveckla en agil organisation. Något som bidragit till bättre långsiktighet och en tydligare gemenskap kring organisationens färdplan.

Brist på långsiktig planering, låg grad av gemensam prioritering och avsaknad av trovärdiga utvecklingsprognoser. Riksteaterns traditionella verksamhetsmodeller hade tagit den anrika organisationen, som sedan 1933 spelat en central roll för spridningen av svensk scenkonst, in i en återvändsgränd.

– I och med att vi saknade de här delarna saknade vi också hållbara arbetssätt för både system- och verksamhetsutveckling. Vi anlitade IRM 2017 för att hitta en lösning. Deras förslag blev att skapa en agil systemförvaltning inom organisationen som fick mandat att genomföra de delar i verksamheten som vi saknade. Det har varit en genomgripande förändring, säger Henrik Broman, behovsanalytiker och utvecklingskoordinator för IT inom Riksteatern.

Goda förutsättningar för agilt arbetssätt

Riksteatern består av 40 000 medlemmar i över 230 riksteaterföreningar som arrangerar, förmedlar, producerar och utvecklar scenkonst över hela landet. Det är med andra ord en massiv organisation, som dessutom har krav på sig att varje år förnya sin produktportfölj genom att säsongsvis kunna erbjuda nya repertoarer.

– På det sättet liknar Riksteatern andra produkt- och tjänsteutvecklande organisationer. Deras scenkonstrepertoar omformas i cykler två gånger om året. Deras produktportfölj är väldigt dynamisk. Något som har varit en fördel i deras förändringsarbete för att skapa ett mer agilt arbetssätt, säger Mattias Tronje, verksamhetskonsult och change maker på IRM.

Verksamhet med större självförtroende

IRM inledde arbetet genom att aktivt leda förändringen för att sedan successivt, i takt med att kompetensen inom organisationen höjts, bli mer av en rådgivande instans. En strategi som IRM gjort till sitt signum.

– Vi ska inte göra arbetet åt dem. De ska hantera detta själva. Riksteatern har idag ett helt annat självförtroende i sin system- och verksamhetsutveckling i och med kompetensöverföring. Vi har gett dem kompetensen att själva förutse och skapa tvärfunktionella färdplaner och prioriterades utvecklingsplaner, samt förmågan att återkoppla utfallen mot dessa planer. Det har varit ett omfattande omtag när det gäller både kulturell och strukturell omvandling, från en silo-orienterad organisation till att jobba tvärfunktionellt mellan avdelningar och enheter, säger Mattias Tronje.

– Nu är alla delarna på plats. Och vi har redan kunnat se hur ett agilt arbetssätt gett oss en helt annan säkerhet i våra prognoser. Långsiktigheten är den absoluta styrkan. Om tre, fyra år kommer vi att kunna se de stora vinsterna med den här förändringen, säger Henrik Broman.

IRMs verksamhetskonsulter arbetar på mycket bred front med att göra verksamheter och organisationer mer effektiva och lättrörliga. Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur IRM arbetar och vad vi skulle kunna göra för din verksamhet. 

Öppna utbildningar inom verksamhetsutveckling

Tillsammans med Dataföreningen kompetens erbjuder vi två certifierande utbildningar inom verksamhetsutveckling; Certifierad verksamhetsarkitekt och Certifierad verksamhetsutvecklare. Se hela IRMs kursutbud här.

Pulstavlan ger nöjdare kunder hos Emric

Ett gemensamt språk och en gemensam spelplan för utvecklingsteamen. Det var målsättningen när IRM öppnade upp för ett mer agilt arbetssätt på Emric. Bättre matchning och kommunikation med kunderna, men också tydligare flöden är några av resultaten.
Emric levererar mjukvara och tjänster till kreditinstitut och banker över hela världen. Deras anställda rekryteras från kreditinstitut och banker vilket innebär att de förstår hur kundernas vardag ser ut. De vet vilka verktyg och åtgärder som kan förbättra, förändra, effektivisera kreditprocesserna och minimera riskerna. Deras installationer finns i 24 länder och de har 220 anställda. Huvudkontoret ligger i Stockholm.

En spelplan

På Emric prioriterar vi värdeskapande för kund och för att ytterligare effektivisera flödesoptimeringen behövdes ett omtag av arbetsprocesserna. En viktig del var att överbrygga glappen mellan utvecklingsteamen. IRMs uppdrag var att skapa en gemensam spelplan och öka förståelsen för flödet mellan avdelningar och olika funktioner. Projektet byggde vidare på Emrics agila arbetssätt och berörde allt från produktutveckling till kundleverans.
– Det blir vanligare att jobba på det här sättet, att tänka mer i värdeflödesoptimering. Det är ett effektivt sätt att på riktigt bli mer kundfokuserad, säger Mattias Tronje, agil coach och verksamhetsutvecklare på IRM.
Projektet ledde till ett nytt sätt att jobba i organisationen, som togs fram i workshop-format där de olika avdelningarna kunde skapa samförstånd och bli överens om olika punkter.

Ökat kundfokus

IRM hjälpte till att ta fram en visualiseringstavla som blev katalysator för kommunikationen mellan avdelningarna. Två gånger i veckan samlas ScrumMasters, projektledare, linjechefer, produktägare och andra intressenter framför det som nu kallas Pulstavlan, för att se över flödet i organisationen. De olika teamen kan från sina scrummöten lyfta och förutse eventuella hinder för leveranserna. Projektledare kan dessutom bli mer proaktiva mot kund. Samarbetet mellan avdelningarna har också bidragit till ett ökat kundfokus i organisationen än tidigare. Introduktionen av denna enande samlingspunkt hjälper Emric att skapa ständiga förbättringar.
– Kommunikationen med kunderna blir bättre och det skapar översikt om hur leveranserna flödar. Vi kan flagga för problem tidigare i processen och ta hand om det innan leverans. Transparens är huvudordet, säger Mattias Bengtsson, Business Excellence Manager vid Emric, som varit med och stöttat projektet internt.
Vill du veta mer? Kontakta oss!

Certifierad verksamhetsutvecklare tar lantmäteriets digitaliseringsprojekt till en ny nivå

Som ett steg i sin digitala utveckling lät Lantmäteriet tre av sina medarbetare gå IRM:s och Dataföreningen Kompetens kurs Certifierad Verksamhetsutvecklare. Lantmäteriets komplexa digitaliseringsprojekt kan i och med det utvecklas i en snabbare takt, samtidigt som medarbetarna blev berikade med ny kunskap.

Som certifierade verksamhetsutvecklare kan vi nu driva Lantmäteriet mot framtiden, få ökad kundnöjdhet och samtidigt en mängd nya insikter att ta med oss vidare, säger Anders Boson, konsult på Lantmäteriet.

Som så många andra företag är även Lantmäteriet inne i en digital utvecklingsfas, där processer, strategier och kompetens ses över för att möta den övriga marknaden. Tre medarbetare från Lantmäteriet erbjöds därför att delta på kursen Certifierad Verksamhetsutvecklare. Kursens fokus är i första hand processutveckling i kombination med tjänsteutveckling. Som deltagare lär du dig att uppnå konkreta och hållbara resultat med hjälp av verksamhetsarkitektur och praktisk förändringsledning. Målet med kursen är att alla deltagare ska lära sig att se förbättringsmöjligheter i verksamhetens arbetssätt, kunna identifiera behov och möta de behoven på ett långsiktigt plan. Rollen som Certifierad Verksamhetsutvecklare tar ett helhetsgrepp och kan driva företag framåt mot ökad kundnöjdhet med effektiv verksamhetsutveckling.

Anders Boson är konsult inom Donald Davies Partner och driver ett av Lantmäteriets digitaliseringsprojekt. Hans ansvar är bland annat att ta fram ett digitalt system för alla som äger en fastighet eller ska göra förändringar på en fastighet. Ett av målen med systemet är att få en mer flexibel handläggning. För honom var kursen en ögonöppnare.

– Genom kursen har vi fått med oss verktyg och strategier för att på allvar kunna leva oss in i kundens situation och behov, något som är väldigt viktigt för att vi ska veta vad vi ska fokusera på, säger Anders Boson.

Ökade framtidsutsikter

I grunden är Anders Boson IT-expert och har genom sin långa karriär fått med sig gedigna erfarenheter. Han menar dock att ny kunskap är en nödvändighet för att fortsätta utvecklas.

– För att hålla sig attraktiv på arbetsmarknaden är det otroligt viktigt att vidareutveckla sig. Kursen gav både mig och mina kollegor många nya insikter som vi tar med oss tillbaka till företaget, säger Anders Boson.

De rådande, digitala förändringarna som sker idag, ställer allt högre och nya krav på de som arbetar med verksamhetsutveckling. IRM såg behovet av en kvalitetsstämplad bred roll, som kan driva framgångsrika förändringsinitiativ. Tillsammans med Dataföreningen Kompetens lanserade vi utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare. IRM bistår med lärare som till vardags arbetar som verksamhetskonsulter i alla typer av branscher och organisationer.

– Kursledarna är väldigt duktiga och har arbetat länge med verksamhetsutveckling och arkitektur. Deras erfarenheter från olika företag och myndigheter är verkligen ett plus eftersom de kan visa på att utmaningarna är likartade oavsett vilken verksamhet du har, avslutar Anders Boson.

Om Certifierad Verksamhetsutvecklare

  • Utbildningen riktar sig till dig som till exempel är kvalitetsansvarig, processägare, processledare, CIO, ledare/chef eller produktutvecklare.
  • Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med upplevelsebaserad inlärning.
  • Utbildningen ger dig praktiska verktyg och metoder som gör dig trygg i rollen som analytiker och processutvecklare.
  • Utbildningen omfattar 12 dagar på sex tillfällen då du certifierar dig enligt DFK-CVU.
  • Läs mer om utbildningen och rollen Certifierad verksamhetsutvecklare