VINTERGATAN GAV TUI BANBRYTANDE ÖVERBLICK

Omständligt och frustrerande. De traditionella metoderna räckte inte till när resebolaget TUI behövde hitta ett nytt, mer flexibelt sätt att visualisera sin verksamhet på. Med hjälp av IRM:s verksamhetsarkitekter utvecklades Vintergatan, som på ett banbrytande sätt gav en ny överblick över alla delar i en komplex organisation.
TUI Nordic, den skandinaviska delen av det globala resebolaget TUI, bestämde sig 2013 för att ta hjälp av IRM för att hitta ett nytt sätt beskriva sin underliggande geografi på. Med en marknadsandel på 20 procent i de nordiska länderna, 1600 anställda, eget flygbolag och över 1,5 miljoner kunder fanns det en enorm mängd parametrar att ta hänsyn till för att effektivt kunna visualisera alla processer.
– Vi hade ingen gemensam överblick över verksamheten eller vilka IT-system som stödde vilka delar av organisationen. Det blev långa startsträckor för varje nytt projekt och vi insåg snart att de traditionella metoderna inte fungerade för hur vi ville beskriva vår verksamhet, säger Daniel Lundgren, verksamhetsarkitekt på TUI Nordic.

En helt ny verksamhetsmodell…

Framgångsrik förändring i komplexa organisationer förutsätter samsyn i hur verksamhetens alla delar ser ut och samverkar. Traditionella metoder för att bygga upp en verksamhetsarkitektur, som linjära EA-verktyg, fungerar väl upp till en viss nivå. Men i takt med att en verksamhets komplexitet ökar leder även beprövade instrument till frustration och missförstånd.

Framgångsrik förändring i komplexa organisationer förutsätter samsyn i hur verksamhetens alla delar ser ut och samverkar.

Tillsammans med Annika Klyver från IRM utarbetades därför ett helt nytt sätt att modellera den geografi som TUI vilar på. Istället för traditionella, linjära modeller insåg man att en verksamhet bäst beskrivs cirkulärt, där olika verksamhetsförmågor kretsar kring organisationens kärnprocesser i mitten.

Visualiseringen; en galaxliknande karta med kärnprocesserna som en virvel i mitten, gav verktyget dess namn: Vintergatan.
– Det cirkulära är något som finns i nästan alla verksamheter. Men det är framför allt tydligt hos företag som TUI, liksom i skolor och utbildningsföretag, eller hos biltillverkare. Det är organisationer som jobbar mycket i cykler och hela tiden återvänder till utgångsläget. Idag använder ytterligare ett 30-tal bolag Vintergatan som verktyg. Det ger snabbt en bred samsyn och kräver väldigt lite konsultstöd, säger Annika Klyver, verksamhetsarkitekt på IRM.

…ger försprång på tuff marknad

På TUI Nordic har Vintergatan bland annat lett till stora förbättringar i synen på de olika IT-system som arbetar ihop inom organisationen, samt vem som är produktägare i de otaliga processer som finns i företaget.
– Vintergatan har fungerat otroligt bra när vi har velat genomdriva stora förändringar som annars är svåra att få en överblick över. Verktyget visualiserar tydligt vilken påverkan ett projekt har på verksamhetens olika delar och förmågor, säger Daniel Lundgren.
Att snabbt kunna uppnå en samsyn i hur en komplex verksamhet fungerar ger ett företag som verkar på dagens globala, hårt utsatta marknad ett försprång gentemot sina konkurrenter.
– Vintergatan tydliggör komplicerade processer och identifierar hur olika värdeströmmar ansvarar mot olika förmågeområden. Står man inför att göra sin verksamhetsarkitektur snabbrörligare och mer förändringsbar är Vintergatan ett otroligt kraftigt verktyg för att tydligare identifiera vart man befinner sig och vart man är på väg. Vad du ser kan du förstå, och det du förstår kan du agera på,

Se vilken nytta din verksamhet skulle kunna ha av Vintergatan>>

STOR VINST FÖR RIKSBYGGEN ATT ARBETA KUNDCENTRERAT OCH AGILT

Riksbyggen utvecklar kundportalen Mitt Riksbyggen. Projekt-teamet, som arbetar kundcentrerat, kan konstatera att det sparat dem både tid och pengar. ”Vi tänkte om helt efter användningstesterna” berättar Helena Grim, verksamhetskonsult från IRM och projektledare för arbetet med kundportalen hos Riksbyggen.

För Helena Grim blev arbetet med kundportalen Mitt Riksbyggen en aha-upplevelse. Nu vill projektledaren fortsätta att arbeta kundcentrerat och har applicerat arbetssättet på Köportalen. ”Vi tänkte om helt efter användningstesterna”, berättar hon. Det har talats om att teamet bakom nya kundportalen Mitt Riksbyggen arbetat på ett nytt sätt. Men det kan vara svårt att förstå vad det innebär att arbeta ”kundcentrerat” eller ”användarcentrerat”.

Helena Grim har upplevt skillnaden mot att arbeta traditionellt. Som projektledare för Mitt Riksbyggen fick hon för första gången arbeta utifrån insikter om kunderna och med regelbundna användningstester.

Användningstester kan genomföras på många sätt men gemensamt är att kunder får testa att utföra ärenden i en miljö som ännu inte är färdigutvecklad. Syftet är att testa tidigt i processen för att bygga lösningar som skapar verkligt kundvärde.

– Det är väldigt nyttigt att sätta på sig kundens glasögon, att se vad vi gör utifrån deras perspektiv, säger Helena Grim.

Fortsatte att föra in kundens perspektiv

Helena Grim lämnade över projektledarrollen i Mitt Riksbyggen till Carina Jarheden. Men arbetssättet har hon inte lämnat. När Helena fick ansvaret för att se över Köportalen förde hon in det kundcentrerade perspektivet även i detta projekt.

– När jag kom in hade man redan påbörjat kravarbetet. Men kraven var baserade på ett inifrånperspektiv. Så bland det första jag gjorde var att sätta ihop en workshop där vi gick igenom processen utifrån kundens perspektiv. Det var jättenyttigt för projektdeltagarna som vet exakt hur det ser ut i de interna systemen.

Små, snabba förbättringar i väntan på större

När det gäller Köportalen visade det sig att leverantören inte kan åtgärda de anpassningar som behöver göras förrän i slutet av 2019. Det är naturligtvis frustrerande men tack vare användningstester kan projektet ändå leverera nytta till kunderna. Detta i form av mindre förbättringar på ett antal olika ställen vilket avsevärt kommer att förbättra upplevelsen av tjänsten.

Slutsatsen av de användningstester med boende som genomförts av UX-designerna Emma Långström och Åsa Samuelsson var att den planerade utvecklingen av en temporär lösning inte skulle skapa någon nytta för kunderna.– Hade vi inte användningstestat så hade vi lagt tid och pengar på utveckling och tryckt ut något som gjort kunderna ännu mer förvirrade, säger Helena Grim.

Vad är största vinsten med att arbeta användarcentrerat?

– Det är att man kan göra snabba förbättringar som kunderna ser på en gång istället för big bang-lanseringar. På så sätt kan vi snabbt visa kunderna att vi lyssnar på dem.

Ett exempel på en mindre förbättring som skapar stort värde är att ändra begreppen i Köportalen från ”meritvärde” till ”ködagar”.

– Det var uppenbart i testerna att ingen fattar vad ett meritvärde är.

– Det finns många lågt hängande frukter att plocka. Bara man tar på sig kundens glasögon och tar sig tid att lyssna på kunderna.

RIKSTEATERN BLEV EN AGIL ORGANISATION MED STÖD FRÅN IRM

Från stuprörsorganisation till tvärfunktionellt och lättrörligt. Anrika Riksteatern anlitade IRM för att utveckla en agil organisation. Något som bidragit till bättre långsiktighet och en tydligare gemenskap kring organisationens färdplan.

Brist på långsiktig planering, låg grad av gemensam prioritering och avsaknad av trovärdiga utvecklingsprognoser. Riksteaterns traditionella verksamhetsmodeller hade tagit den anrika organisationen, som sedan 1933 spelat en central roll för spridningen av svensk scenkonst, in i en återvändsgränd.

– I och med att vi saknade de här delarna saknade vi också hållbara arbetssätt för både system- och verksamhetsutveckling. Vi anlitade IRM 2017 för att hitta en lösning. Deras förslag blev att skapa en agil systemförvaltning inom organisationen som fick mandat att genomföra de delar i verksamheten som vi saknade. Det har varit en genomgripande förändring, säger Henrik Broman, behovsanalytiker och utvecklingskoordinator för IT inom Riksteatern.

Goda förutsättningar för agilt arbetssätt

Riksteatern består av 40 000 medlemmar i över 230 riksteaterföreningar som arrangerar, förmedlar, producerar och utvecklar scenkonst över hela landet. Det är med andra ord en massiv organisation, som dessutom har krav på sig att varje år förnya sin produktportfölj genom att säsongsvis kunna erbjuda nya repertoarer.

– På det sättet liknar Riksteatern andra produkt- och tjänsteutvecklande organisationer. Deras scenkonstrepertoar omformas i cykler två gånger om året. Deras produktportfölj är väldigt dynamisk. Något som har varit en fördel i deras förändringsarbete för att skapa ett mer agilt arbetssätt, säger Mattias Tronje, verksamhetskonsult och change maker på IRM.

Verksamhet med större självförtroende

IRM inledde arbetet genom att aktivt leda förändringen för att sedan successivt, i takt med att kompetensen inom organisationen höjts, bli mer av en rådgivande instans. En strategi som IRM gjort till sitt signum.

– Vi ska inte göra arbetet åt dem. De ska hantera detta själva. Riksteatern har idag ett helt annat självförtroende i sin system- och verksamhetsutveckling i och med kompetensöverföring. Vi har gett dem kompetensen att själva förutse och skapa tvärfunktionella färdplaner och prioriterades utvecklingsplaner, samt förmågan att återkoppla utfallen mot dessa planer. Det har varit ett omfattande omtag när det gäller både kulturell och strukturell omvandling, från en silo-orienterad organisation till att jobba tvärfunktionellt mellan avdelningar och enheter, säger Mattias Tronje.

– Nu är alla delarna på plats. Och vi har redan kunnat se hur ett agilt arbetssätt gett oss en helt annan säkerhet i våra prognoser. Långsiktigheten är den absoluta styrkan. Om tre, fyra år kommer vi att kunna se de stora vinsterna med den här förändringen, säger Henrik Broman.

IRMs verksamhetskonsulter arbetar på mycket bred front med att göra verksamheter och organisationer mer effektiva och lättrörliga. Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur IRM arbetar och vad vi skulle kunna göra för din verksamhet. 

Öppna utbildningar inom verksamhetsutveckling

Tillsammans med Dataföreningen kompetens erbjuder vi två certifierande utbildningar inom verksamhetsutveckling; Certifierad verksamhetsarkitekt och Certifierad verksamhetsutvecklare. Se hela IRMs kursutbud här.

PULSTAVLAN GER NÖJDARE KUNDER HOS EMRIC

Ett gemensamt språk och en gemensam spelplan för utvecklingsteamen. Det var målsättningen när IRM öppnade upp för ett mer agilt arbetssätt på Emric. Bättre matchning och kommunikation med kunderna, men också tydligare flöden är några av resultaten.
Emric levererar mjukvara och tjänster till kreditinstitut och banker över hela världen. Deras anställda rekryteras från kreditinstitut och banker vilket innebär att de förstår hur kundernas vardag ser ut. De vet vilka verktyg och åtgärder som kan förbättra, förändra, effektivisera kreditprocesserna och minimera riskerna. Deras installationer finns i 24 länder och de har 220 anställda. Huvudkontoret ligger i Stockholm.

En spelplan

På Emric prioriterar vi värdeskapande för kund och för att ytterligare effektivisera flödesoptimeringen behövdes ett omtag av arbetsprocesserna. En viktig del var att överbrygga glappen mellan utvecklingsteamen. IRMs uppdrag var att skapa en gemensam spelplan och öka förståelsen för flödet mellan avdelningar och olika funktioner. Projektet byggde vidare på Emrics agila arbetssätt och berörde allt från produktutveckling till kundleverans.
– Det blir vanligare att jobba på det här sättet, att tänka mer i värdeflödesoptimering. Det är ett effektivt sätt att på riktigt bli mer kundfokuserad, säger Mattias Tronje, agil coach och verksamhetsutvecklare på IRM.
Projektet ledde till ett nytt sätt att jobba i organisationen, som togs fram i workshop-format där de olika avdelningarna kunde skapa samförstånd och bli överens om olika punkter.

Ökat kundfokus

IRM hjälpte till att ta fram en visualiseringstavla som blev katalysator för kommunikationen mellan avdelningarna. Två gånger i veckan samlas ScrumMasters, projektledare, linjechefer, produktägare och andra intressenter framför det som nu kallas Pulstavlan, för att se över flödet i organisationen. De olika teamen kan från sina scrummöten lyfta och förutse eventuella hinder för leveranserna. Projektledare kan dessutom bli mer proaktiva mot kund. Samarbetet mellan avdelningarna har också bidragit till ett ökat kundfokus i organisationen än tidigare. Introduktionen av denna enande samlingspunkt hjälper Emric att skapa ständiga förbättringar.
– Kommunikationen med kunderna blir bättre och det skapar översikt om hur leveranserna flödar. Vi kan flagga för problem tidigare i processen och ta hand om det innan leverans. Transparens är huvudordet, säger Mattias Bengtsson, Business Excellence Manager vid Emric, som varit med och stöttat projektet internt.
Vill du veta mer? Kontakta oss!

PENSION & FÖRSÄKRING I SEB: ”Starkare beslutsförmåga med Vintergatan”

Mer medvetna beslut och tydligare dialog. IRM:s verksamhetsmodell Vintergatan har förändrat hur Pension & Försäkring i SEB utvecklar sin verksamhet och sina system.

– Vi har fått en bättre samsyn kring vår gemensamma färdplan, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg, verksamhetsarkitekt på Pension & Försäkring i SEB.

Pension & Försäkring i SEB har sedan decennier arbetat i stora, allomfattande system, som kräver hög specialistkunskap av alla som hade med dem att göra. När sedan mer funktionsbaserade verktyg gjorde sitt intåg på marknaden började det ställas nya krav på företagets systemutveckling. Men dialogen kring vilka system som skulle hantera vilka funktioner saknades, något som snart började upplevas som ett problem i organisationen.

– Allt gick egentligen att lösa i det gamla systemet. Men det var ingen som ställde sig frågan om man borde lösa det i det gamla systemet. Här kom Vintergatan in och gjorde att vi kunde skapa en tydligare dialog mellan verksamhetens olika enheter för att bättre förstå behoven och de krav som fanns på förändrad funktionalitet, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg, verksamhetsarkitekt på Pension & Försäkring i SEB

Mer medvetna designbeslut

IRM:s Vintergatan är både en metod och verksamhetsmodell. Den visualiserar en organisations olika funktioner som förmågor i ett cirkulärt, kretsloppsliknade system. Metoden ger en tydligare, kraftfullare överblick och bättre kapacitet att navigera och arbeta strategiskt med verksamhetsutveckling inom organisationen.

På Pension & Försäkring i SEB har man använt sig av Vintergatan sedan 2015 för att underlätta en successiv avlövning av de gamla systemen och upprätta en gemensam färdplan för verksamhetsutvecklingen och IT, något som saknades innan.

– När jag först kom i kontakt med Vintergatan kände jag, wow, det här kan verkligen hjälpa oss att överbrygga gapen i vår verksamhet och ge oss bättre verktyg för att ta mer medvetna designbeslut. Vi började först använda den för att skapa övergripande analyser. Nu kan vi även använda Vintergatan ner till utvecklingsnivå, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg.

Outstanding för visualisering

Största utmaningen med omställningen var att få alla ombord på det nya sätt att se på verksamheten som Vintergatan innebar. Men med tiden har samsynen kring nyttan med den nya verksamhetsmodellen blivit tydligare.

– Nu har vi en mycket bättre dialog både kring hur och var i verksamheten saker och ting ska lösas. Sättet som Vintergatan synliggör olika värdeflöden har också varit väldigt användbart för att kommunicera till olika ledningsgrupper om vad som händer i verksamheten. Visuellt är Vintergatan outstanding, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg.

Läs mer om Vintergatan>>

Utbildning

Tillsammans med Dataföreningen kompetens levererar vi en öppen kurs i Vintergatans grunder. Deltagarna teorin bakom Vintergatan samtidigt som de tar fram en första version av Vintergata över sin egen organisation. Läs mer och anmäl dig till Vintergatan – skapa din verksamhetskarta.

IRM JOINS FORCES WITH EDA to provide fastest-ever ”Milky Way” mapping solution

IRM and EDA (Enterprise Design Associates) a unique network of global experts, consultants and practitioners specializing in Enterprise Design Sprints, are delighted to announce a collaboration that will accelerate the way companies manage business mapping and organisational change.

For several years, “The Milky Way”, IRM’s renowned enterprise architecture mapping solution, has led the way in business geography visualisation. Now ,The Milky Way map in symbiosis with Enterprise Design gives organisations an alternative starting point from where they can create a helicopter view of their operation – from IT systems and back office networks to strategic direction, company values and customer experience – in a timeframe of just a few days.

Since being introduced by GV, Design Sprints have become a hot technique for accelerating the design of better products and services. But how to use them for enterprise-level innovation and transformation, from incremental progress to disruptive shifts? Combined with a Milky Way enterprise map, a Design Sprint unleashes collective creativity and intelligence for seeing, visioning, strategizing, exploring, probing, prototyping, validating, building, and ultimately designing change at scale.

At the end of 2018, IRM and EDA began a partnership to bring their distinct areas of business architecture expertise together. In September, they ran a trial training course involving eight participants from a variety of business development, marketing and consultancy backgrounds to explore ways of utilising EDA’s Design Sprints in the creation of Milky Way maps.

”The training helped me pinpoint the key changes that Enterprise Design Sprints bring to the GV approach: mapping includes business capabilities and processes, ideation has less of a ’game-changer’ role, validation involves system dependencies not just desirability by the user… All in the ambition to design change that can actually be delivered.” — Nicolas Enjalbert, Design Director, NUMA Paris

Following the success of this workshop, in December, IRM and EDA brought on board their first live client with the goal of taking off from a different starting point and helping them cut the production time for a Milky Way map from a number of weeks to just a few days, using Design Sprint techniques honed by EDA.

The partners have now launched a training platform and are running workshops and seminars over the coming months to bring the concept to wider audiences.

By combining their expertise and commitment to innovation, IRM and EDA have made it possible for any organisation to benefit from efficient business architecture mapping.

In the past, Enterprise Design Sprints have been used mainly by start-ups and agile organisations – while detailed Milky Way-style visualisations have been the domain of large multinationals with complex requirements and diverse systems. Now companies of all sizes in any industry can see a holistic view of their organisation mapped out in front of them almost straight away.

“A year ago, we would never have thought it possible to produce our Milky Way maps so fast and with so much accuracy,” said Annika Klyver, Enterprise Architect at IRM and founder of the Milky Way. “Often our maps are the result of weeks of consultancy and deeply technical analysis of back office considerations. By harnessing the Enterprise Design Sprint model, we can produce a visualization almost immediately and work backwards – which is extremely valuable for clients.”

”We have always known that to decide where to go next, people need to see the way forward clearly,” said Milan Guenther, founder and managing partner at EDA. “Using a Milky Way map throughout the accelerated process of an Enterprise Design Sprint turns a fuzzy, ill-defined problem space into a shared visual map. This enables a mixed team to rapidly explore and think together, making it much easier to make the leap from big ideas to concrete solutions – and visually express the future of any enterprise”.

About IRM’s Milky Way

The Milky Way is a solution that ties together all other enterprise architecture models, and makes them easy for everyone within an organisation to understand. It simplifies the part of the enterprise architecture model which is visible to the organisation and helps demonstrate the consequences changes in work procedures might have on other parts of the business.

IRM have produced a book – The Milky Way – Map, Navigate and Accelerate Change – available to buy here.

About Enterprise Design Associates

Behind any successful product or service, there is an enterprise designed to deliver. Enterprise Design Associates helps organisations of all shapes and sizes to innovate and transform, relying on a global network of enterprise designers, entrepreneurs and leaders. Engagements include enterprise design work with Toyota, SAP, Google, Boeing, OECD, the UN and many scaling startups. Founded in 2009, the team published the book Intersection introducing the Enterprise Design Framework and case studies, and runs the annual Intersection conference in Europe (talk videos available here).

CERTIFIERAD VERKSAMHETSUTVECKLARE TAR LANTMÄTERIETS DIGITALISERINGSPROJEKT TILL EN NY NIVÅ

Som ett steg i sin digitala utveckling lät Lantmäteriet tre av sina medarbetare gå IRM:s och Dataföreningen Kompetens kurs Certifierad Verksamhetsutvecklare. Lantmäteriets komplexa digitaliseringsprojekt kan i och med det utvecklas i en snabbare takt, samtidigt som medarbetarna blev berikade med ny kunskap.

Som certifierade verksamhetsutvecklare kan vi nu driva Lantmäteriet mot framtiden, få ökad kundnöjdhet och samtidigt en mängd nya insikter att ta med oss vidare, säger Anders Boson, konsult på Lantmäteriet.

Som så många andra företag är även Lantmäteriet inne i en digital utvecklingsfas, där processer, strategier och kompetens ses över för att möta den övriga marknaden. Tre medarbetare från Lantmäteriet erbjöds därför att delta på kursen Certifierad Verksamhetsutvecklare. Kursens fokus är i första hand processutveckling i kombination med tjänsteutveckling. Som deltagare lär du dig att uppnå konkreta och hållbara resultat med hjälp av verksamhetsarkitektur och praktisk förändringsledning. Målet med kursen är att alla deltagare ska lära sig att se förbättringsmöjligheter i verksamhetens arbetssätt, kunna identifiera behov och möta de behoven på ett långsiktigt plan. Rollen som Certifierad Verksamhetsutvecklare tar ett helhetsgrepp och kan driva företag framåt mot ökad kundnöjdhet med effektiv verksamhetsutveckling.

Anders Boson är konsult inom Donald Davies Partner och driver ett av Lantmäteriets digitaliseringsprojekt. Hans ansvar är bland annat att ta fram ett digitalt system för alla som äger en fastighet eller ska göra förändringar på en fastighet. Ett av målen med systemet är att få en mer flexibel handläggning. För honom var kursen en ögonöppnare.

– Genom kursen har vi fått med oss verktyg och strategier för att på allvar kunna leva oss in i kundens situation och behov, något som är väldigt viktigt för att vi ska veta vad vi ska fokusera på, säger Anders Boson.

Ökade framtidsutsikter

I grunden är Anders Boson IT-expert och har genom sin långa karriär fått med sig gedigna erfarenheter. Han menar dock att ny kunskap är en nödvändighet för att fortsätta utvecklas.

– För att hålla sig attraktiv på arbetsmarknaden är det otroligt viktigt att vidareutveckla sig. Kursen gav både mig och mina kollegor många nya insikter som vi tar med oss tillbaka till företaget, säger Anders Boson.

De rådande, digitala förändringarna som sker idag, ställer allt högre och nya krav på de som arbetar med verksamhetsutveckling. IRM såg behovet av en kvalitetsstämplad bred roll, som kan driva framgångsrika förändringsinitiativ. Tillsammans med Dataföreningen Kompetens lanserade vi utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare. IRM bistår med lärare som till vardags arbetar som verksamhetskonsulter i alla typer av branscher och organisationer.

– Kursledarna är väldigt duktiga och har arbetat länge med verksamhetsutveckling och arkitektur. Deras erfarenheter från olika företag och myndigheter är verkligen ett plus eftersom de kan visa på att utmaningarna är likartade oavsett vilken verksamhet du har, avslutar Anders Boson.

Om Certifierad Verksamhetsutvecklare

  • Utbildningen riktar sig till dig som till exempel är kvalitetsansvarig, processägare, processledare, CIO, ledare/chef eller produktutvecklare.
  • Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med upplevelsebaserad inlärning.
  • Utbildningen ger dig praktiska verktyg och metoder som gör dig trygg i rollen som analytiker och processutvecklare.
  • Utbildningen omfattar 12 dagar på sex tillfällen då du certifierar dig enligt DFK-CVU.
  • Läs mer om utbildningen och rollen Certifierad verksamhetsutvecklare