Inlägg

Försvar för enkla verktyg – del 2: Ritverktyg

Jag ritar modeller i Microsoft Visio och kombinerar med strukturerad text i Microsoft Word. I denna artikel vill jag motivera varför jag föredrar ett enkelt och flexibelt ritverktyg som Visio.

Det finns ett antal specialiserade modelleringsverktyg. De är tänkta att integrera grafiska och verbala beskrivningar på ett strukturerat sätt. En annan väg att gå är att använda sig av ett rent ritverktyg som till exempel Microsoft Visio och knyta ihop helheten med enklare och mer flexibla medel.

Visio ger de uttrycksmöjligheter vi behöver

För att göra kommunikativa modeller som blir effektiva tanke-, kommunikations- och samarbetsverktyg behöver vi utveckla den grafiska gestaltningen. Det är viktigt för att vi ska bli riktigt bra modellerare. Det är också viktigt för oss informationsarkitekter som profession för att vi ska utveckla vårt hantverk, vilket jag anser att vi behöver göra. Här följer några av de uttrycksmedel vi behöver använda när vi ritar modeller.

  • Struktur på ytan i diagram. Gråa bakgrundsytor för ämnesområden ger struktur.
  • Layout;hur vi placerar och grupperar ämnesområden, entiteter och relationer.Vi kan framhävavilka företeelser som är delar av andra företeelser. Vad hör ihop? Vilka saker är parallella med varandra i förhållande till något tredje? Vad är underställt något annat? Vad bildar en linje? Vilka mönster behöver jag framhäva i strukturen?
  • Rubriker på hela diagrammet, ämnesområden samt grupper av ämnesområden och grupper av entiteter. Vi behöver alltså rubriker i flera nivåer.
  • Storlek och form på de grafiska elementen de att framhäva vissa företeelser.
  • Ordning; vi bör se till att de olika grafiska elementen linjerar prydligt. Om grafiska former inte linjerar söker hjärnan hitta mönster som inte finns. Modellen upplevs som rörig vilket bromsar vår kognition.
  • Speciella färger för att framhäva, skilja, förklara.
  • Gråskalor för att tona ner sakerså att de hamnar i bakgrunden av vår perception. Det gäller både entiteter, namn och andra texter samt linjer, rubriker och ämnesområden. På så sätt framhäver vi det vi vill framhäva och tonar ner det som vi vill tona ner.
  • Linjetyper; heldragna, streckade eller punktade linjer för saker som vi vill skilja på.
  • Linjetjocklekar lyfter på likande sätt, som med gråskalor, fram vissa linjer och tonar ner andra
  • Typsnitt, textstorlekar och typografiska stilar som fetstil och kursivstil för att skilja på olika slags namn och texter
  • Integrerad text; förklarande text i och intill diagram så mycket som det går.

Det ovanstående är bara en enkel uppräkning, men jag planerar att ge råd om detta i artiklar framöver. Syftet är att vi ska kunna gestalta våra modeller så att de rymmer mer av den kunskap vi vill analysera, forma, dokumentera och förmedla, samtidigt som modellerna blir mer lättillgängliga.

Detta bygger på att vi kan styra fritt över det grafiska uttrycket, att vi har fri tillgången till alla de uttrycksmedel vi behöver. Vilket kräver ritverktyg som inte begränsar uttrycksmedlen.

En informationsmodell är inte ett diagram

Om vi ska få till den uttryckskraft vi behöver i våra modeller måste vi lämna föreställningen att en informationsmodell bara är ett diagram. En modell behöver oftast gestaltas av flera diagram och av diagram av olika typer samt också av strukturerad text. Det som gör det till en och samma modell är att den har en gemensam kontext, det vill säga beskriver samma sak i samma sammanhang, samt att den är konsistent, det vill säga inte självmotsägande. 

Den vanliga invändningen mot enkla ritverktyg

Den vanliga invändningen mot att använda ett enkelt ritverktyg för att modellera uttrycks av följande citat som jag ofta hört:

”Jag förstår att vi behöver göra kommunikativa presentationer av våra modeller för att nå ut till de som behöver ta del av dem. De modeller vårt modelleringsverktyg låter oss göra är inte lämpliga att presentera för vem som helst. Men vi kan ta fram presentationsmaterial separat från vårt modelleringsverktyg, till exempel i Powerpoint eller liknande presentationsverktyg”.

Min respons blir då följande: Om du tillstår att modelleringsverktyget inte ger de möjligheter du behöver för att göra klara, tydliga och begripliga modeller så kommer den bristen att slå brutalt och obarmhärtigt även mot dig och dina kolleger som arbetar i verktyget. Vi behöver kunna gestalta modeller så tydligt som möjligt, inte bara i efterhand för en publik utan också för oss själva när vi modellerar. Modellering handlar inte om att rita det vi redan begriper utan om att rita för att undersöka och förstå, hitta mönster och förmedla dessa. Kan du inte göra det i ditt verktyg så har du fel verktyg.

En känslig fråga

Jag förstår att det här är ett minerat område. Det kan kännas tryggt att luta sig mot ett specialiserat modelleringsverktyg. Det är svårt att stå emot de krafter som har en övertro på en standardisering och egentligen inte har förstått vad modellering handlar om, att med alla medel skapa en gemensam förståelse. Och det är svårt att bryta en vana.

Det kan kännas bekvämt att bara se sig som en operatör av ett verktyg i stället för att tänka fritt och göra det bästa som bara går. Då känns det inte riktigt som att man behöver ta det fulla ansvaret för resultatet. Man bara gör som metoden föreskriver och som alla andra gör. Det är en förödande fälla. Vi är då inga ansvarsfulla hantverkare. Då ger vi inte det vi kan ge, och vi får inte någon metodutveckling på vårt område. Då ger vi upp ambitionen att ge allt det vi skulle kunna ge, som individer, som team, som yrkesgrupp och som kunskapsområde.

Vad säger du? Vilket verktyg använder du? Hur väl lämpar sig verktyget till att uttrycka det du behöver uttrycka?
Kommentera gärna! Jag ser fram mot en dialog.   

/Peter Tallungs, IRM

Nästa del i miniserien om informationsmodellerarens verktyg publicerar vi torsdag 29 april. Då handlar det om verktyg för skriva strukturerad text.  Vill du prenumerera på artikelserien Informationsarkitektens tankar? Registrera din mailadress här.

Försvar för enkla verktyg – del 1

En serie i serien. Med denna artikel inviger vi en artikelserie på fem artiklar om informationsmodelleringsverktyg i artikelserien Informationsarkitektens tankar.

Informationsmodellering är ett hantverk. För en hantverkare är verktygen viktiga. Låt oss se över vår verktygslåda. I den här artikeln vill jag försvara de enkla modelleringsverktygen.

Det finns ett antal specialiserade modelleringsverktyg, för både informationsmodeller och andra modeller. De är egentligen hela verktygsplattformar tänkta att stödja modelleringsarbetet genom att integrera grafiska och verbala beskrivningar på ett strukturerat sätt. De ger ofta även stöd för att bygga upp ett förråd för en organisations samtliga modeller, ett repository.

En annan väg att gå är att använda sig av en kombination av vanliga generella verktyg, såsom basala rit-, -skriv, dokumenthanterings- och samarbetsverktyg där man själv får bygga upp de strukturer man behöver. Det är en ”best of breed”- strategi, de vill säga att man strävar efter att använda det bästa verktyget man kan finna för varje enskild arbetsuppgift i modelleringsarbetet.

Jag och mina kollegor har hjälpt många team och organisationer att bygga upp verksamhets- och informationsarkitektur samt Data Management. Vi har därmed erfarenheter från många olika sammanhang och förutsättningar.

Mot denna bakgrund har jag kommit till att förorda det senare alternativet då en kombination av enkla verktyg inte bara är gångbart utan det enda verkligt framgångsrika jag känner till. Enkla verktyg är inte enkla i den meningen att de är simpla. Tvärtom! De ger den flexibilitet och uttrycksfullhet vi behöver för att göra ett bra jobb som informationsarkitekter.

Jag har upplevt att denna ståndpunkt är kontroversiell bland enterprise- och it-arkitekter. Jag vill därför i denna artikel, och fyra efterföljande, tydligt och noggrant argumentera för den vägen. Kanske kan jag få någon att bli mer öppen för det alternativet. Eller också blir jag avfärdad som Luddit. (Ludditer var de engelska teknikfientliga väveriarbetarna som bjöd våldsamt motstånd till de nya effektiva vävstolarna i början av 1800-talet.)

Den enkla verktygslådan

Här är listan på de typiska verktyg jag rekommenderar. Det finns förstås likvärdiga alternativ, men då av samma enkla slag.

  • Microsoft Visio: För att rita
  • Microsoft Word: För textdokument och för att integrera text och bild
  • Katalogstruktur på server, eller liknande: Som repository för modeller
  • Ändringshistorik i dokument samt rutin för att spara versioner i katalogstrukturen: För versionshantering
  • Wiki eller det samarbetsverktyg som används i den organisation jag jobbar: För att publicera modeller samt kommunicera ut vad som händer
  • Storformatskrivare: För utskrift av modeller
  • Whiteboard och digitala samarbetsverktyg: För modelleringssessioner.

Jag kommer i följande fyra artiklar motivera och beskriva hur man kan använda respektive verktyg i verktygslådan. I denna inledande artikel ger jag generella motiveringar för kombinationen av enkla verktyg i motsats till de specialiserade.

Motivering för enkla verktyg

Här följer ett antal motiveringar till att välja enkla verktyg.

Motivering 1: Enkla verktyg ger frihetsgrader och möjliggör den rikare och mer kraftfulla gestaltning som vi behöver

Våra modeller kan bli mycket bättre gestaltade än vad som är vanligt idag. Det gäller alla slags modeller. Om vi ska lyckas få en organisation att samlas kring modellerna och låta dem representera en gemensam förståelse måste de bli mycket mer överskådliga, tydliga och tillgängliga. Samtidigt behöver de ges ett rikare uttryck genom att kombinera olika slags kunskap. Det handlar om hur vi ritar. Det vill säga struktur, disposition, färger, gråskalor, linjetyper, typsnitt, symboler, samt hur vi integrerar text och bild. Vi behöver kombinera och integrera olika slags diagram med varandra samt med textuella beskrivningar.

Det sätt vi i branschen idag arbetar med våra modeller har en stor potential till förbättring. Det handlar också om hur vi hanterar våra modeller, och hur vi tillgängliggör dem. För att kunna göra allt detta på ett bra sätt behöver vi verktyg som ger frihetsgrader, som inte begränsar oss, låser in oss och hindrar oss i det vi behöver göra.

Motivering 2: Enkla verktyg främjar experimenterande och därmed utveckling av alla våra områden där modellering är en viktig del.

Som yrkesgrupp behöver vi utveckla informationsmodelleringsområdet. För det behöver vi verktyg som ger oss den friheten.

Jag vill jämföra med vad som hände inom systemutveckling kring millennieskiftet. Vid slutet av 90-talet var tron på specialiserade modelleringsverktyg stor. Rational Unified Process var den förhärskande utvecklingsmetoden och Rational Rose var det modelleringsverktyg som skulle stödja hela utvecklingsprocessen. De organisationer som var ambitiösa och anammade detta arbetssätt fick det svårt. Metoden framställdes och tolkades på ett sätt som gjorde den överlastad och rigid. Själva metoden och verktyget styrde tänkandet och arbetssättet i stället för att vara en verktygslåda. Det blev att man fokuserade på att betjäna verktyget och utvecklingsmetoden i stället för att koncentrera sig på vad användare och verksamhet behövde. Man blev på så sätt en operatör av ett verktyg utan egen agens och ansvar.  

I det sena 90-talet växte missnöjet hos utvecklare och utifrån några individer växte det fram en motrörelse. Några utvecklare, på lite olika ställen, började tänka på vad de själva verkligen behövde och vad som fungerade. De tog fram mer basala och hantverksmässiga arbetssätt som parprogrammering, test-first design, scrum-tavlor med mera. Det nya tänkesättet grodde och spred sig i utvecklarsamhället. Ett par år efter millenniumskiftet fick det etiketten agila rörelsen. Utvecklare byggde själva enkla verktyg för att stödja sitt arbete. Mest kända blev testverktyg för att automatisera tester samt så kallade refactoring-verktyg för att snabbt och enkelt göra ändringar i kod.

Jag menar att vi behöver en liknande rörelse bland oss informationsarkitekter. Det vi behöver är en ny vår för arkitektarbetet som ett hantverk, precis det som agila rörelsen var för systemutvecklare för två årtionden sedan. Vad gäller arbetssätt så har vi redan lärt av agila rörelsen och alla förstår nog nu att vi behöver smidiga och mer kommunikativa arbetssätt. Men då det gäller verktyg återstår att överge de stora tunga modelleringsverktygen och i likhet med systemutvecklarna gå till oss själva, och ställa oss frågan vad vi egentligen behöver. Tillbaka till hantverket, och vad som verkligen stödjer det.

Jag har sett organisationer där arkitekterna varit som slavar under avancerade verktyg. De har varit upptagna med att mata verktygsmonstret. Resten av organisationen har inte haft nytta av arkitekterna, som befunnit sig i en parallell värld utan kontakt med verksamhetsutvecklingen.

Och denna nya vår jag hoppas på har faktiskt redan grytt på en del ställen. Jag har sett organisationer där verksamhets- och informationsarkitekter till sist givit upp sina tunga arbetssätt och verktyg. De har lämnat sina slutna rum, klivit ner från elfenbenstornet och gått ut där verksamhetsutvecklingen sker, bland utvecklarna och i verksamheten. De har sett hur de kan stödja utvecklingsarbetet. De har då, för första gången, känt sig välkomnade av utvecklare och domänexperter. De modellerar fortfarande, men nu med enkla tekniker som tjänat syftet på ett helt annat sätt.

I de fall de trots allt behövt lite mer verktygsstöd har de, precis som utvecklarna, själva experimenterar och byggt de verktyg de behövt. Jag ska försöka ge exempel på sådana verktyg framöver.

Dessa egenbyggda verktyg kan sedan i likhet med vad som hänt inom utvecklarvärlden så småningom kommersialiseras och bli standard. Det är egentligen alltid så det sker då ett yrkesområde utvecklas på riktigt. Alltid utifrån professionen och hantverket. Aldrig från verktygsleverantörerna.

Motivering 3: Enkla verktyg sätter fokus på uppgiften

Att ta ansvar för något stort, till exempel en informationsarkitektur, kan vara skrämmande. Det är många saker man måste ta ställning till och kanske behöva försvara. Då är det lockande att gömma sig bakom ett ramverk, en industrimodell, en metod eller ett verktyg som synes ge objektiva svar. Det är att fly undan det ansvar vi har. Då blir jag en operatör av ett verktyg i stället för informations- eller verksamhetsarkitekt.

Vi behöver i stället fokusera på vad som behöver lösas i verksamheten och använda de verktyg som gör jobbet. Inte först välja verktyg för att sedan bara mata detta.

Motivering 4: Enkla verktyg minskar beroendet

Om man i en organisation har tagit in ett avancerat modelleringsverktyg så medföljer det ett antal metamodeller, vilka styr hur de modeller man tar fram måste se ut och relatera till varandra. Om man senare vill ändra detta kan det bli mycket dyrt och svårt. Verktygen är i själva verket ofta en hel plattform av verktyg som hänger samman. Man blir på flera sätt, på gott och ont, beroende av leverantören och dennes utveckling av plattformen.  

Vanliga argument för specialiserade verktyg

När man argumenterar för en enkel verktygslåda får man ofta mothugg. Här följer ett antal argument som man stöter på och hur jag vill bemöta dem. 

Argument 1: Specialiserade verktyg ger konsistens

Specialiserade verktyg har en metamodell som styr hur vi kan modellera. Det gör att vi alla ritar och beskriver på samma sätt vilket är viktigt. Om vi inte gör på samma sätt blir resultatet spretigt, återanvändningen svår och kvaliteten lidande. Det följer vanligen med metamodeller vi kan välja mellan och i de mer avancerade verktygen kan vi själva, eller med hjälp från konsulter, ta fram en egen metamodell som passar oss.

Mitt motargument: Sättet vi modellerar behöver utvecklas för att på allvar bli relevant för våra verksamheter. Vi behöver alltså se det som ett hantverk i utveckling. Då är experimenterandet viktigt, att vi söker oss fram och lär oss. Vi ska då inte standardisera arbetssätt, notationer, metamodeller med mera. Det skulle frysa all utveckling och fortsätta hålla oss fast på det stadium vi är idag. Däremot ska vi dela erfarenheter och inspireras av varandra. Men det är något helt annat.

Det finns alltid, inom alla områden en motsats mellan utveckling och standardisering. Vi ska standardisera det vi tycker att vi nått en mognad inom. Men bara där. Där vi behöver utveckling ska vi tvärtom befrämja att vi gör olika, inte bekämpa. Vi behöver tåla och bejaka spretigheten. Utveckling innebär experimenterande.

När vi har lärt oss vad som verkligen fungerar kommer saker och ting att mogna och vi kommer naturligt att gravitera mot något av en de facto-standard. Men att gå utvecklingen i förväg och bestämma en standard innan vi har nått den mognaden är fel. Det är att frysa all utveckling. Därför behöver vi frihetsgrader. Det betyder inte kaos, utan bara att vi i får vara beredda på varianter och förbättringar i små steg. Och även något vilt försök ibland! Det är så utveckling går till. Överallt och alltid.

Argument 2: Specialiserade verktyg ger struktur och ordning

Specialiserade verktyg styr hur och var vi spar, versionshanterar och publicerar modeller. De ger oss ett strukturerat repository. Det gör att resultatet inte bara blir högar av osorterade modeller på olika ställen med oklara syften och sammanhang.

Mitt motargument: Vi behöver alltid ett strukturerat repository. Vi vill inte ha oordning. Men det är mycket lätt att ordna det på ett enkelt sätt och på vilken lagringsyta som helst där man kan ha filkataloger av något slag, och något slag av enkel åtkomstkontroll och versionshantering.

Det är fel att tro att ett specialiserat repository krävs för ordning och reda. Ett specialiserat repository ger heller inte ordning och reda av sig självt. Vi behöver även då tänka igenom och komma överens om saker och ting. Den största faran med verktyg som styr oss är kanske just den tankefällan, att vi tror att vi inte behöver tänka själva. Vi har sett modellbibliotek som varit total kaos i verktygsbaserade repositories och jag tror faktiskt att vi sett fler välordnade bibliotek bland de som byggs mera manuellt. Jag är övertygad om att när jag behöver bygga något själv leds jag in på att tänka igenom och ta ansvar för vad som behövs.   

Argument 3: Specialiserade verktyg ökar produktiviteten

Verktyget hjälper mig. Jag kan återanvända delar av andra modeller när jag gör en ny, eller referera till befintliga. När jag vill göra en ändring av något som manifesterar sig på många ställen behöver jag bara ändra på ett ställe. När jag vill publicera en modell gör jag det automatiskt. Versionshanteringen är inbyggd vilket gör att den går lätt och smidigt. Jag behöver inte fundera så mycket på hur jag ska göra rent praktiskt med dessa hushållsbestyr så jag kan koncentrera mig på själva modellerandet.

Mitt motargument: Jo, verktyget hjälper dig förvisso med några enkla uppgifter. Men inte alls så mycket som man kan tro, och inte alls med det som är det väsentliga; hur du gör riktigt bra modeller och hur du når ut med dem. Tvärt om hindrar det dig. Så triviala uppgifter går kanske något snabbare – men till ett mycket högt pris.

Om vi definierar produktivitet som hur mycket nytta vi gör, hur bra vi når ut och hur vi hjälper människor och team att hantera sin komplexitet så vinner de enkla verktygen överlägset. 

Det finns ett talesätt som säger ”A fool with a tool is still a fool”. Det brukar motvilligt citeras av verktygssäljare när man pekar på misslyckade införanden av deras produkter. De vill betona att deras fina verktyg trots allt inte garanterar ett bra resultat, utan att det kan finnas dumma människor som inte begriper hur de ska användas. Det finns ett tillägg till talesättet som säger ”A fool with a tool makes a faster fool”. Det vill säga att om ett verktyg ökar produktiviteten utan att verktygsanvändaren gör ett bra jobb hamnar man snabbt i ett dåligt läge.

Argument 4: Specialiserade verktyg stödjer samarbete

Verktyget stödjer att flera kan jobba samtidigt med samma modell, kanske även från olika geografiska platser.

Mitt motargument: Jo, verktyget har funktioner för detta. Men det fungerar bättre med de generella samarbetsverktygen vi använder i övrigt i våra distansarbeten.

Konflikten mellan viss automatisk hantering och stöd för rik gestaltning

Jag menar att om vi använder de specialiserade verktyg som finns så får vi visserligen stöd för vissa enkla uppgifter.

Men vi väljer samtidigt bort möjligheten till att göra riktigt bra modeller.

Vi kan inte få både och. Åtminstone inte idag. Och inte förrän vi själva inom professionen bidrar till den utveckling som kanske kan ge oss sådana verktyg.

Och vi tenderar till att både övervärdera nyttan av den lilla automatisering vi kan få samt att undervärdera vikten av att göra riktigt bra modeller som når fram.

I själva verket är det så krasst att om vi inte når fram har vi inget som motiverar vår existens.

De ivrigaste proponenter för specialiserade verktyg jag mött har nästan i samma mening beklagat att de inte har gehör hos it- och verksamhetspersoner för vad de gör, utan blir ständigt kringrända av utvecklingsprojekten. Det kanske skvallrar om något?

Fortsättning följer

Jag är medveten om att den här posten väcker många frågor. ”Peter pratar mycket om att vi ska göra bättre modeller men inte hur det går till.” Det är ett stort område, men jag vill steg för steg i den här artikelserien ge mitt bidrag till det.

Vad är din erfarenhet? Vilka verktyg använder du? Handen på hjärtat, vad fungerar på riktigt?

/Peter Tallungs, IRM

Nästa del i miniserien om informationsmodellerarens verktyg publicerar vi torsdag 22 april. Vill du prenumerera på artikelserien Informationsarkitektens tankar? Registrera din mailadress här.