Inlägg

Spela en avgörande roll – utbilda dig till verksamhetsarkitekt

Vill du spela en avgörande roll? Utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt ger dig förmågan och självförtroendet att driva arkitekturarbetet i din organisation med komplett verktygslåda. Du får strategier för hur du gör verksamhetsarkitekturen relevant för hela organisationen samt verktyg för att bygga vägen mot framgångsrik förändring.

Verksamhetsarkitekten – en möjliggörare

Målet med verksamhetsarkitektur är att möjliggöra en snabb och enkel verksamhetsutveckling, åstadkomma hög informationskvalitet samt att se till att rätt system stödjer verksamheten. När det målet är uppnått når vi också ett tillstånd där verksamheten snabbt kan svara mot nya omvärldskrav. Verksamhetsarkitektens roll är därmed central för en innovativ och lättrörlig organisation. 

Välj Sveriges största utbildning av verksamhetsarkitekter

Tillsammans med Dataföreningen Kompetens har vi genom åren certifierat en bra bit över 1000 verksamhetsarkitekter. En framgångsfaktor för utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt är föreläsarnas erfarenheter inom olika branscher. De är alla aktiva i sina respektive roller i olika bolag och organisationer. Det ger dem insikt i, och stor förståelse för aktuella utmaningar och olika förutsättningar, både inom privat och offentlig sektor.

 Under utbildningens 12 dagar, fördelade på 6 utbildningstillfällen, får du se verksamhetsarkitektur utifrån flera olika perspektiv. Du får strategier för hur du gör verksamhetsarkitekturen relevant för hela organisationen samt verktyg för att bygga vägen mot framgångsrik förändring. Du lär dig skapa samsyn och kollektiv intelligens samt visualisera och kommunicera komplexitet utan att tappa relevant information i trubbiga förenklingar. Utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt ger dig förmågan att driva arkitekturarbete med självförtroende och kompetens i din verksamhet med komplett verktygslåda.

”Denna kurs är av yttersta kvalitet och är en otroligt viktig pusselbit för företag som vill skapa en effektiv organisation och bedriva intelligent digitalisering i en tid av snabba förändringar. Ett måste för seriösa bolag och myndigheter. Verksamhetsutveckling som område behöver dessa verktyg för att vara effektiv och bestående. Styrkan i utbildningen är att man får en helhet och ser en tydlig röd tråd hur allt hänger ihop.” 

Samuel Forsberg, CGI Certifierad verksamhetsarkitekt hösten 2020 

För vem?

Certifierad verksamhetsarkitekt riktar sig till dig som i din yrkesroll upplever att din verksamhet har svårt att hantera förändringar, har trögrörliga systemstöd, okoordinerade utvecklingsinitiativ och systemsatsningar (exempelvis flera kundregister, flera leverantörsregister etc.) eller allmänt dålig kvalitet på lagrad information.

Certifierad verksamhetsarkitekt riktar sig exempelvis till dig som är verksam som:

  • CIO
  • IT-arkitekt
  • Processutvecklare
  • Projektledare
  • Strategiansvarig
  • Verksamhetsutvecklare

”Känner att jag redan innan kursen var slut börjat göra saker på ett annat sätt, tänka på annat sätt, se saker på nytt sätt – en personlig utvecklingsresa!”

Elevcitat från utvärderingen av Certifierad verksamhetsarkitekt hösten 2020.

Denna utbildning är inte bara ett knippe verktyg som du lär dig hantera. Den är också, för många av deltagarna, en personlig utvecklingsresa. Vi levererar våra utbildningar i samarbete med Dataföreningen KompetensLäs mer och boka din plats här.

Läs mer

Funderar du på vad rollen verksamhetsarkitekt innebär? Läs också vår artikel Vad gör en verksamhetsarkitekt.

Missade du webbinariet?

Lars Thomasson är verksamhetsarkitekt och ansvarig för utbildning Certifierad verksamhetsarkitekt presenterade utbildningen på ett webbinarium hos Dataföreningen kompetens.

Se verksamhetens alla perspektiv i en och samma karta

Vintergatan är en verksamhetskarta och en förmågemodell som knyter samman alla andra arkitekturmodeller. Det enkla visuella språket gör den lätt att relatera till för hela verksamheten.

Vintergatan är också en metod som förenklar den del av arkitekturarbetet som visas upp mot verksamheten. Metoden och modellen bidrar till förståelse för de konsekvenser ett förändringsarbete kan få för andra delar organisationen.

Oavsett vilken bransch ni är i så ger Vintergatan tydliga fördelar. Kontakta oss för en överflygning av Vintergatan och vad det innebär att arbeta med modellen och metoden.

I samarbete med Dataföreningen kompetens erbjuder vi kurser i Vintergatan. Vintergatan – kartan för navigering och förändring är en endagskurs där du utifrån en Vintergata över ett fiktivt företag, får grundläggande kunskap i teorin bakom Vintergatan samt hur du kan använda en Vintergata för att bedriva förändringsarbeten. Vintergatan – skapa din verksamhetskarta är en tredagarskurs där du förutom grunderna i metoden och modellen får skapa en Vintergata över din egen verksamhet under ledning av några av de bästa konsultera inom området.

Processutveckling- inte bara processer

Processutveckling handlar inte bara om processer. Syftet med processutvecklingen är ju att utveckla vår verksamhet, och tittar man närmare på en process så innefattar den så mycket mer; processen är en del av en verksamhets förmåga, den styrs av regler och är beroende av information i olika former och allt som oftast är det människor inblandade.

Så låt oss lyfta blicken och se det som den verksamhetsutveckling det är när vi snackar processutveckling.

Många av våra kunder vänder sig till oss när de behöver komma loss från gamla stela arbetssätt och system. Det kan upplevas som svårt att rulla ut på rätt bana för att nå sina mål och att realisera nya idéer.

9 checkpoints

För att veta att vi är på banan har vi identifierat 9 avgörande checkpoints längs utvecklingsresan:

1. Vi vet varför vi beskriver våra verksamhetsförmågor eller processer och vad vi vill uppnå med det

Ett par frågor som ofta kommer upp inför ett utvecklingsarbete är: Varför gör vi det här? Kommer de metoder och arbetssätt vi har valt verkligen att ta oss dit vi vill?De är bra frågor, som tyvärr oftast tappas bort när man väl är igång med utvecklingsarbetet. Glöm inte; vi måste kontinuerligt ifrågasätta varför vi gör vi det vi gör – under hela utvecklingscykeln.

2. Vi beskriver så mycket av vår verksamhet, omfattning såväl som djup, som syftet ställer krav på. Inte mer, inte mindre

Är det en övergripande bild vi behöver? Eller är det detaljerade djupdykningar i specifika processer? Vad vi ska uppnå styr detaljgraden. Ett tips är att börja med att snabbt få upp en helhetsbild över verksamheten, t.ex. i form av en förmågekarta/Vintergatan och att därefter beskriva processflöden och informationsbehov för de mest prioriterade områdena.

3. Vi har syftet i tankarna när vi kommunicerar vårt utvecklingsarbete; vem ska förstå och varför ska personen förstå våra verksamhetsbeskrivningar? 

Gör arbetet visuellt och lätt att förstå. Använd verksamhetens eget språk och synliggör gärna synonymer så du når ut brett.

4. Vi ser till att individerna känner igen sig i verksamhetsbeskrivningarna. Detta gör vi genom att involvera människor

När det gäller processer är det också viktigt att vi fokuserar på processernas resultat och vad detta resultat i nästa steg ska användas till. Det leder till en starkare känsla av delaktighet. Att som individ få vara med och skapa ett resultat föder så mycket mer engagemang jämfört med att bara utföra ett antal steg i en process.

5. Vi förstår vår egen verksamhets ambition

Hur processorienterade vill vi bli? Ska vi använda processer för att lösa ett specifikt problem eller utveckla ett visst verksamhetsområde? Eller vill vi gå mot en mer processorienterad organisation? Vill vi utse processägare etc.Om vi vill gå mot en mer processorienterad organisation måste vi se över vår incitamentsmodell. Vad belönar vi våra medarbetare för? För att de bidrar till att våra värdeflöden utvecklas och förbättras, eller att de håller sig inom sina organisatoriska ramar?

6. Vi förstår att införandet av nya idéer i de flesta fall handlar om att människor behöver ändra sitt arbetssätt eller beteende och vi ser till att vi har rätt kompetens för att hantera detta. 

I ett verksamhetsutvecklingsarbete har vi mycket fokus på människan och företagskulturen. Det gäller att säkra att rätt förutsättningar finns för förändringen. Vi använder gärna Kotters 8-stegsplan som stöd vid förändringsarbete. Det första steget är enormt viktigt: Förändringsarbetet ska kännas angeläget!

7. Vi arbetar agilt med utveckling av vår verksamhet och vi levererar nytta i tydliga mindre leveransomgångar 

Detta är avgörande för att ha med sig alla på tåget och för att komma framåt utan obehagligt kostsamma överraskningar.

8. Vi lär känna kunden, på riktigt!

Kunskap om kunden är ovärderlig när vi utvecklar vår verksamhet. När vi väl förstår hur kunderna upplever sina resor i användandet av våra tjänster och produkter, så kan vi också lättare prioritera var vi ska sätta in vår egen utvecklingsinsats. Sluta anta kundernas upplevelse, ta reda på fakta istället!

9. Information is da shit!

Ja, ni har väl hört talas om datadriven verksamhetsutveckling? När vi utvecklar våra förmågor eller processer så måste vi förstå vilken information som är viktig; vilken information vi behöver, vilken information vi har, vilken information vi kan införskaffa och hur det ska gå till. Vi behöver också säkerställa att kvaliteten och tillgängligheten på vår information är tillräcklig för syftet. Alla i verksamheten använder information i det dagliga arbetet och omvandlar den för att dra nya slutsatser och starta nya aktioner. Att jobba informationsdrivet innebär att vi tar hand om informationen som genereras i verksamheten och medvetet använder den för att optimera våra värdeflöden och skapa nya värden. Så, att jobba med verksamhetsutveckling är lika mycket att jobba med informationsutveckling, glöm inte det alla verksamhetsutvecklare! 🙂

Kompetensutveckling

Om du vill få metoder och verktyg för att hålla utvecklingsinitiativen på banan – kolla in våra utbildningar inom process- och verksamhetsutveckling:

Certifierad verksamhetsutvecklare – en utbildning på tolv dagar uppdelade på sex tillfällen

Spela en avgörande roll och ta ett starkt grepp om verksamhetsutvecklingen. Denna utbildning är en skola med praktisk kundorientering.  För att hänga med i dagens snabba utvecklingstakt och för att kunna öka kundnöjdheten och den interna effektiviteten ställs nu mer än tidigare krav på en kontinuerlig och lättrörlig verksamhetsutveckling. Certifierad verksamhetsutvecklare ger dig kompetensen att utveckla processer, tjänster och förmågor samt att leda förändringen. Certifierad verksamhetsutvecklare – ubildningsbeskrivning

Processutveckling – en kurs på två dagar

Lär dig kartlägga och beskriva processer. Genom att kartlägga hur vi jobbar för att uppnå kundvärde, identifiera målen för varje process och sedan införa mätetal får vi en nödvändig grund för att styra verksamheten emot övergripande mål. Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med praktisk processutveckling. Du får mycket övning samt tillfälle att reflektera över konkreta exempel och ta lärdom av praktisk erfarenhet från verkliga case. Kursen ger dig förmågan att praktisera dina nya kunskaper på ett professionellt sätt, direkt i din egen verksamhet. Processutveckling – kursbeskrivning

Informationsmodellering – en kurs på två dagar

Lär dig att identifiera, definiera och strukturera information i modellform genom övningar. Du får lära dig teorin bakom objekt, relationer och nycklar, och vi ger även en genomgång av informationsmodellens användning och visar på samband med förmågemodellering och processutveckling. Informationsmodellering – kursbeskrivning

Vintergatan – en kurs på 2 +1 dag

Lär dig ta fram en översiktlig bild över hela eller delar av din egen verksamhet i en förmågekarta. Modellen har en unik syn på verksamhetsutveckling och låter dig kombinera och visualisera flera perspektiv i samma karta som processer, business capabilities, applikationssystem, kundresor, etc. Vintergatan – skapa din verksamhetskarta – kursbeskrivning

Vi levererar våra utbildningar i samarbete med Dataföreningen Kompetens AB

Vad innebär det att arbeta som verksamhetsutvecklare?

Ett frukostseminarium med inblick i en verksamhetsutvecklares vardag.

En regnig morgon i början av mars gav Lena Dohrnér och Johanna Aadde från IRM tillsammans med Isabel Blomqvist från Arbetsmiljöverket ett stort antal intresserade inblick i verksamhetsutvecklarens vardag, samt en kort presentation av utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare.

Vad innebär det att vara verksamhetsutvecklare?

Som svar på seminariets största fråga Vad innebär det att vara verksamhetsutvecklare? Inledde Johanna Aadde med att visa på verksamhetsutvecklingens bredd. Det handlar om så mycket; processutveckling, förändringsledning, tjänsteutveckling, kartläggning, kravställning, mm, men framför allt handlar det om människor.

”Att verksamhetsutveckla utan att ha med sig människorna i förändringen är värdelöst”

För att beskriva hur utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare fångar rollens alla perspektiv presenterade Johanna och Lena utbildningens sex avsnitt, sk ”block”. Sammantaget bygger de upp det helhetsgrepp och den verktygslåda en verksamhetsutvecklare behöver för att lyckas med förändringsinitiativ.

Helhetsperspektivet är viktigt i utbildningen. Verksamhetsutveckling handlar om att utveckla organisationens olika förmågor. Som verksamhetsutvecklare behöver vi kunna ta reda på var i förmågan det brister utifrån en mängd olika perspektiv; affärsmål, klimatmål, trender, arbetsmiljö mm.

Verksamhetsutvecklare på Arbetsmiljöverket arbetar behovsdrivet

Isabel Blomqvist från Arbetsmiljöverket gick utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare under hösten 2018. Sedan dess har hon tillsammans med sina kollegor kommit in i en intensiv förändringsperiod. I och med att många av Arbetsmiljöverkets regler skrivits om samtidigt som alla verkets kontor ska bytas ut och att det nu finns en nollvision för arbetsplatsolyckor så är det mycket som ska förändras. Nya processer, metoder och arbetssätt ska sättas och it-stöd ska utvecklas. ”Det känns lite som i tomtens verkstad dagarna innan jul” sa Isabel Blomqvist.

För Isabel och hennes team innebar detta mycket kartläggning. Ett behov av att se hur fungerar det idag och hur vill våra användare att det ska fungera i framtiden. Här lyfter Isabel fram ett verktyg från utbildningen som varit avgörande – Tjänstedesign. Metoden som kartlägger kundresan och som snabbt avslöjar brister och klargör användar- och kundbehov. Metoden gav Isabel och hennes team ovärderliga insikter i var de största utvecklingsbehoven fanns.

Många workshops har det varit. ”Jag tyckte jag var bra på att leda workshops innan, men har blivit ännu bättre efter utbildningen”. Under utbildningen får man mycket träning i att planera och leda workshops för att driva arbetet effektivt framåt.

Läs mer om utbildningen här.

Stor vinst för Riksbyggen att arbeta kundcentrerat och agilt

Riksbyggen utvecklar kundportalen Mitt Riksbyggen. Projekt-teamet, som arbetar kundcentrerat, kan konstatera att det sparat dem både tid och pengar. ”Vi tänkte om helt efter användningstesterna” berättar Helena Grim, verksamhetskonsult från IRM och projektledare för arbetet med kundportalen hos Riksbyggen.

För Helena Grim blev arbetet med kundportalen Mitt Riksbyggen en aha-upplevelse. Nu vill projektledaren fortsätta att arbeta kundcentrerat och har applicerat arbetssättet på Köportalen. ”Vi tänkte om helt efter användningstesterna”, berättar hon. Det har talats om att teamet bakom nya kundportalen Mitt Riksbyggen arbetat på ett nytt sätt. Men det kan vara svårt att förstå vad det innebär att arbeta ”kundcentrerat” eller ”användarcentrerat”.

Helena Grim har upplevt skillnaden mot att arbeta traditionellt. Som projektledare för Mitt Riksbyggen fick hon för första gången arbeta utifrån insikter om kunderna och med regelbundna användningstester.

Användningstester kan genomföras på många sätt men gemensamt är att kunder får testa att utföra ärenden i en miljö som ännu inte är färdigutvecklad. Syftet är att testa tidigt i processen för att bygga lösningar som skapar verkligt kundvärde.

– Det är väldigt nyttigt att sätta på sig kundens glasögon, att se vad vi gör utifrån deras perspektiv, säger Helena Grim.

Fortsatte att föra in kundens perspektiv

Helena Grim lämnade över projektledarrollen i Mitt Riksbyggen till Carina Jarheden. Men arbetssättet har hon inte lämnat. När Helena fick ansvaret för att se över Köportalen förde hon in det kundcentrerade perspektivet även i detta projekt.

– När jag kom in hade man redan påbörjat kravarbetet. Men kraven var baserade på ett inifrånperspektiv. Så bland det första jag gjorde var att sätta ihop en workshop där vi gick igenom processen utifrån kundens perspektiv. Det var jättenyttigt för projektdeltagarna som vet exakt hur det ser ut i de interna systemen.

Små, snabba förbättringar i väntan på större

När det gäller Köportalen visade det sig att leverantören inte kan åtgärda de anpassningar som behöver göras förrän i slutet av 2019. Det är naturligtvis frustrerande men tack vare användningstester kan projektet ändå leverera nytta till kunderna. Detta i form av mindre förbättringar på ett antal olika ställen vilket avsevärt kommer att förbättra upplevelsen av tjänsten.

Slutsatsen av de användningstester med boende som genomförts av UX-designerna Emma Långström och Åsa Samuelsson var att den planerade utvecklingen av en temporär lösning inte skulle skapa någon nytta för kunderna.– Hade vi inte användningstestat så hade vi lagt tid och pengar på utveckling och tryckt ut något som gjort kunderna ännu mer förvirrade, säger Helena Grim.

Vad är största vinsten med att arbeta användarcentrerat?

– Det är att man kan göra snabba förbättringar som kunderna ser på en gång istället för big bang-lanseringar. På så sätt kan vi snabbt visa kunderna att vi lyssnar på dem.

Ett exempel på en mindre förbättring som skapar stort värde är att ändra begreppen i Köportalen från ”meritvärde” till ”ködagar”.

– Det var uppenbart i testerna att ingen fattar vad ett meritvärde är.

– Det finns många lågt hängande frukter att plocka. Bara man tar på sig kundens glasögon och tar sig tid att lyssna på kunderna.

Riksteatern blev en agil organisation med stöd från IRM

Från stuprörsorganisation till tvärfunktionellt och lättrörligt. Anrika Riksteatern anlitade IRM för att utveckla en agil organisation. Något som bidragit till bättre långsiktighet och en tydligare gemenskap kring organisationens färdplan.

Brist på långsiktig planering, låg grad av gemensam prioritering och avsaknad av trovärdiga utvecklingsprognoser. Riksteaterns traditionella verksamhetsmodeller hade tagit den anrika organisationen, som sedan 1933 spelat en central roll för spridningen av svensk scenkonst, in i en återvändsgränd.

– I och med att vi saknade de här delarna saknade vi också hållbara arbetssätt för både system- och verksamhetsutveckling. Vi anlitade IRM 2017 för att hitta en lösning. Deras förslag blev att skapa en agil systemförvaltning inom organisationen som fick mandat att genomföra de delar i verksamheten som vi saknade. Det har varit en genomgripande förändring, säger Henrik Broman, behovsanalytiker och utvecklingskoordinator för IT inom Riksteatern.

Goda förutsättningar för agilt arbetssätt

Riksteatern består av 40 000 medlemmar i över 230 riksteaterföreningar som arrangerar, förmedlar, producerar och utvecklar scenkonst över hela landet. Det är med andra ord en massiv organisation, som dessutom har krav på sig att varje år förnya sin produktportfölj genom att säsongsvis kunna erbjuda nya repertoarer.

– På det sättet liknar Riksteatern andra produkt- och tjänsteutvecklande organisationer. Deras scenkonstrepertoar omformas i cykler två gånger om året. Deras produktportfölj är väldigt dynamisk. Något som har varit en fördel i deras förändringsarbete för att skapa ett mer agilt arbetssätt, säger Mattias Tronje, verksamhetskonsult och change maker på IRM.

Verksamhet med större självförtroende

IRM inledde arbetet genom att aktivt leda förändringen för att sedan successivt, i takt med att kompetensen inom organisationen höjts, bli mer av en rådgivande instans. En strategi som IRM gjort till sitt signum.

– Vi ska inte göra arbetet åt dem. De ska hantera detta själva. Riksteatern har idag ett helt annat självförtroende i sin system- och verksamhetsutveckling i och med kompetensöverföring. Vi har gett dem kompetensen att själva förutse och skapa tvärfunktionella färdplaner och prioriterades utvecklingsplaner, samt förmågan att återkoppla utfallen mot dessa planer. Det har varit ett omfattande omtag när det gäller både kulturell och strukturell omvandling, från en silo-orienterad organisation till att jobba tvärfunktionellt mellan avdelningar och enheter, säger Mattias Tronje.

– Nu är alla delarna på plats. Och vi har redan kunnat se hur ett agilt arbetssätt gett oss en helt annan säkerhet i våra prognoser. Långsiktigheten är den absoluta styrkan. Om tre, fyra år kommer vi att kunna se de stora vinsterna med den här förändringen, säger Henrik Broman.

IRMs verksamhetskonsulter arbetar på mycket bred front med att göra verksamheter och organisationer mer effektiva och lättrörliga. Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur IRM arbetar och vad vi skulle kunna göra för din verksamhet. 

Öppna utbildningar inom verksamhetsutveckling

Tillsammans med Dataföreningen kompetens erbjuder vi två certifierande utbildningar inom verksamhetsutveckling; Certifierad verksamhetsarkitekt och Certifierad verksamhetsutvecklare. Se hela IRMs kursutbud här.

Pulstavlan ger nöjdare kunder hos Emric

Ett gemensamt språk och en gemensam spelplan för utvecklingsteamen. Det var målsättningen när IRM öppnade upp för ett mer agilt arbetssätt på Emric. Bättre matchning och kommunikation med kunderna, men också tydligare flöden är några av resultaten.
Emric levererar mjukvara och tjänster till kreditinstitut och banker över hela världen. Deras anställda rekryteras från kreditinstitut och banker vilket innebär att de förstår hur kundernas vardag ser ut. De vet vilka verktyg och åtgärder som kan förbättra, förändra, effektivisera kreditprocesserna och minimera riskerna. Deras installationer finns i 24 länder och de har 220 anställda. Huvudkontoret ligger i Stockholm.

En spelplan

På Emric prioriterar vi värdeskapande för kund och för att ytterligare effektivisera flödesoptimeringen behövdes ett omtag av arbetsprocesserna. En viktig del var att överbrygga glappen mellan utvecklingsteamen. IRMs uppdrag var att skapa en gemensam spelplan och öka förståelsen för flödet mellan avdelningar och olika funktioner. Projektet byggde vidare på Emrics agila arbetssätt och berörde allt från produktutveckling till kundleverans.
– Det blir vanligare att jobba på det här sättet, att tänka mer i värdeflödesoptimering. Det är ett effektivt sätt att på riktigt bli mer kundfokuserad, säger Mattias Tronje, agil coach och verksamhetsutvecklare på IRM.
Projektet ledde till ett nytt sätt att jobba i organisationen, som togs fram i workshop-format där de olika avdelningarna kunde skapa samförstånd och bli överens om olika punkter.

Ökat kundfokus

IRM hjälpte till att ta fram en visualiseringstavla som blev katalysator för kommunikationen mellan avdelningarna. Två gånger i veckan samlas ScrumMasters, projektledare, linjechefer, produktägare och andra intressenter framför det som nu kallas Pulstavlan, för att se över flödet i organisationen. De olika teamen kan från sina scrummöten lyfta och förutse eventuella hinder för leveranserna. Projektledare kan dessutom bli mer proaktiva mot kund. Samarbetet mellan avdelningarna har också bidragit till ett ökat kundfokus i organisationen än tidigare. Introduktionen av denna enande samlingspunkt hjälper Emric att skapa ständiga förbättringar.
– Kommunikationen med kunderna blir bättre och det skapar översikt om hur leveranserna flödar. Vi kan flagga för problem tidigare i processen och ta hand om det innan leverans. Transparens är huvudordet, säger Mattias Bengtsson, Business Excellence Manager vid Emric, som varit med och stöttat projektet internt.
Vill du veta mer? Kontakta oss!

Bokcirkel i höst för Vintergatan – din verksamhetskarta

Onsdag 12 september 2018 kör vi en ny omgång av bokcirkel kring boken ”Vintergatan – din verksamhetskarta”. Bokcirkeln är öppen för alla som är intresserade av att läsa och diskutera boken tillsammans med verksamhetsutvecklare Cecilia Nordén, bokens författare och verksamhetsarkitekt Annika Klyver, Vintergatans upphovskvinna.

Så här är det tänkt:

  • 4 diskussionstillfällen med 8-15 deltagare.
  • Cirkeln leds av Cecilia Nordén och Annika Klyver.
  • Första tillfället är onsdag 12 september. Till dess har vi läst del ett och två.
  • Varje tillfälle startar kl 08:00 och håller på en timme. Lättare frukost serveras.
  • Kostnad: 4 000 kr exkl moms. Boken ingår i priset.

Röster från vårens bokcirkel

”Det har varit mycket bra att diskutera ett kapitel i taget o verkligen förstå. Hade inte förstått lika mycket om jag bara läst själv”

”Bra att diskutera boken utifrån allas olika situationer. Gav mycket att sätta det boken beskriver i både mitt eget sammanhang o de andras sammanhang.”

”De här träffarna har gett jättemycket! Helt klart värt både tiden och insatsen.”

Se detaljerat schema för Vintergatans bokcirkel och anmäl dig här

Att bygga det agila företaget – med fokus på mänsklig medverkan

Ta tillvara människan

Allt fler företagsledningar och chefer börjar prata om begreppet WHY?, dvs varför vi gör som vi gör.
I tidigare artiklar skriver Mattias Tronje och Robert Elm om vad ett agilt företag innebär på en organisatorisk nivå. De redogör för utmaningen med att gå från det traditionella stabila arvet till en mer dynamisk och flexibel organisation; där agila företag jobbar med tillit och öppenhet och värdesätter människan istället för kontroll och granskning. Det är detta jag vill knyta an till i denna artikel, genom att beröra nedanstående perspektiv:

  • Det nyfikna utforskandet vs traditionellt ledarskapet
  • Vikten av inkluderande och inre mångfald
  • Vikten av att klargöra personliga värderingar före företagets
  • Arbetsklimatets påverkan
  • Vår historia och vikten av samverkan för överlevnad
  • En naturlig samarbetsinriktad metod, Design studio

Människor som resurs; Vad betyder resurs för dig? Tillgång? Hur inkluderande är er kultur?

Agila företag jobbar med tillit och öppenhet och värdesätter därmed människans egen potential och eget ansvarstagande i samverkan med andra, istället för kontroll och granskning. Det finns en utmaning i att hantera vårt arv av kontroll och styrning; en maktstruktur. Detta arv leder till att en del av dagens chefer och ledare försöker plocka russinen ut kakan, och behålla makten. Några nycklar till förändring av organisation, arbetssätt och mind se är att jobba med kultur, mod, vidga perspektiven samt omfamna möjligheter och mångfald i nya kombinationer jämfört med tidigare. I Mattias artikel ”Att bygga det agila företaget – Var börjar man?” lyfts även vikten av öppenhet, kultur av prövande och lärande och landar i att vi behöver ett arbetssätt som börjar med frågetecken istället för utropstecken. För traditionella företag som vill anamma ett lekfullt, meningsfullt och utvecklande förhållningssätt med fokus på människan innebär detta en omfattande kulturresa.

Det nyfikna utforskandet vs traditionellt ledarskap

Min syn på traditionella chefskapet är att bli utsedd med både skyldigheter och rättigheter och att det nu går över mer och mer i ledarskap där ledarskapet handlar om att förstå hur relationer och samverkan skapar värde. Tidningen Chef skriver att ledarskap handlar mer om relationer och går till stor del ut på att få sina medarbetare motiverade genom att ge dem meningsfulla arbetsuppgifter.

När det gäller motivation tror jag nyckeln är att förstå skillnaden mellan inre och yttre motivationsfaktorer. Att leda med yttre motivationsfaktorer, som morot och piska, tror jag är ett minne blott. Genom att förstå inre motivation och kraften av att möta våra olikheter kan vi bättre förstå vad som krävs i resurser och organisering för att lyckas. Ledarskap för mig handlar om självledarskap, leda team och organisation. Vem och vilka som leder är behovsstyrt och självorganiserande i ett agilt företag.

Kanske chefsrollen blir något som delas på framöver för att säkerställa att de som utför jobbet har de resurser som krävs för att både skapa värde och där medarbetarnas inre drivkrafter möts i en allt högre grad än tidigare.

Det nyfikna utforskandet kanske är motsatsen till att peka och instruera. Att visa mod och ifrågasätta chefer och ledare öppet vare sig kulturen tillåter det eller inte, tror jag sker automatiskt när allt fler blir medvetna om kopplingen mellan drivkrafter, värderingar och beteenden. En författare som inspirerat mig mycket är Lasse Berg. Han har skrivit ”Kalahariböckerna”, vilka handlar om vår evolution. Dessa böcker är en sammanfattning av all forskning på detta område. Lasses tes är att människan i grunden är god/altruistisk, vi mår bra av att göra andra glada och att chefskapet inte är något naturligt för oss människor. Lasse Bergs tes stöder att vi vill bestämma själva tillsammans med andra, vissa kanske mer och vissa mindre. Kanske är ledarrollen något vi alla skall dela och ansvara för och, om den inte är naturlig, hjälpas åt i.

Ibland möter jag en frustration från de som fördjupat sig i vad som driver beteenden, drivkrafter samt grupprocesser och som har en chef som är kvar i våra hierarkiska och Taylorismiska arv. Ibland har jag möts av dessa frågor/kommentarer från chefer: Måste du veta? Vilka jobbiga frågor du ställer.
Är detta ett dåligt ledarskap? Vad driver makt; pengar eller kunskapstörst? Personligen tror jag på ett ledarskap som följer ett syfte, snarare än en namngiven person, där vi inkluderar och bejakar inre mångfald med fokus på människa och utveckling och där vi kombinerar det vi vill ha kvar med det vi behöver ta bort eller lägga till. Denna typ av ledarskap och arbetssätt resulterar i ett arbetsklimat som skapar tillit, vilket resulterar i förändringar som ger värde.

Tillvarata mångfalden genom inkluderande

Jag tycker att mångfald omfattar mer än etnicitet, ålder och kön som traditionellt förknippas, vi glömmer oftast de inre drivkrafter, erfarenheter och kunskaper. Hur tar vi då tillvara på mångfalden och varför är inkluderande så viktigt? Det som händer när vi inte inkluderas är snarlikt som när vi får ett slag i ansiktet. Hjärnforskningen visar att samma närliggande system i hjärnan aktiveras. Vi går in i ett ”fight mode” eller ”flight mode”, dvs sluter oss pratar mindre och mindre med varandra. I en grupp med konflikter skapas ett tillstånd av rädslor som smittar och studsar mellan individerna. Vi slutar samverka. Vad som händer med öppenheten och tilliten är ganska uppenbar.

Vikten av att klargöra personliga värderingar före företagets

När jag möter företag som säger sig vara värderingsstyrda frågar jag; ”Hur mappar medarbetarnas värderingar med företagets?” ”Hur vet ni att det är så?” ”Hur gör ni för att förstå hur det ligger till?”

För några år sedan pratade Patrizia Bricca från Handelsbanken på HR-dagarna om Engagerade medarbetare i organisationer under utveckling. Hon visade ett intressant diagram över medarbetares engagemang kopplat till värderingar, se bild nedan.

Den stora vinsten i engagemang får vi när medarbetarna klargör och tydliggör sina egna värderingar. Maximalt engagemang nås när även företagets värderingar är tydliga. Att bara jobba med endast företagets värderingar är därmed nästintill bortkastad tid.

Arbetsklimatets påverkan

Här vill jag belysa vikten av det vi säger i samtalen och i våra möten i vardagen. Att från kollegor, chefer och ledare få höra hur dåligt något är utan att det specificeras suger energi och bryter ner motivationen. Ett användbart sätt för att öppna upp för dialog, så mer tillit och engagemang skapas, är att använda modellen ”Förändringens Fyra Rum”. Det är en svenskutvecklad psykologisk teori om hur vi ser på oss själva, team, organisationen och samhället i förändring. Det är en dialogmodell där vi tillsammans tar fram analysmaterialet som vi analyserar ihop, istället för som i många webtester där andras ord och innehåll används. Framgångsfaktorn i Fyra-rummaren är igenkänning och att vi utforskar tillsammans.

Claus Janssen, upphovsmannen till Förändringens Fyra Rum, fann att världens befolkning, oavsett land, fördelar sig lika över i en normalfördelningskurva. Där ytterligheterna i båda ändar motsvarar 15%.

Frågar vi den första ytterligheten, de som vill bevara, hur stor del av befolkningen de tror att de tillhör är blir svaret ofta 85-90%.
När vi frågar den andra ytterligheten, de som vill leva sin sanning, hur stor del av befolkningen de tror att de tillhör får vi svaret 2-5 %.

I verkligheten är båda grupperna lika stora. Den grupp som vill bevara tenderar att sopa under mattan när gruppens existens eller tillhörighet hotas medan de i den andra gruppen tenderar att lämna gruppen när deras egen tro hotas.

Båda ytterligheterna har samma behov av att känna sig inkluderade, fast på olika sätt, att tillhöra eller kunna stanna på egna villkor. Hur väl detta fungerar hänger ihop med livstillfredställelse.

Hur ser det optimala klimatet ut för en innovativ, kreativ eller Agil kultur? Jag hade förmånen att träffa Claus Janseen för några veckor sedan och han sa:

”Jens, det finns ingen perfekt buljong eller mix här. Det viktiga är att det jordmånen gör att båda ytterligheterna får den näring dom vill tillsammans med den stora gruppen i mitten så att den inre mångfalden kan blomma och bidra till att värde skapas för individer organisationer och kunderna.”

Jag har personligen tittat på och använt många tester och varit i det så kallade testräsket. Den största nyttan jag ser med olika tester är att vi möts och börjar utforska varandra för att förstå varandra bättre. Jag ser en fara och risk med vissa tester som förenklar för mycket. De saknar evidens och kan ge mer skada än nytta i arbetsklimat och värdet för kunden. Jag tror på enkla och naturliga arbetssätt, att utforska varandras perspektiv så vi känner oss sedda och inkluderade på våra egna villkor.

Vår historia och vikten av samverkan för överlevnad

Vår historia har präglat oss. Lasse Berg beskriver vår utveckling i sina Kalahariböcker hur vi levt mer än 95% av vår tid som samlar- och jägarfolk, tills någon tappade tillräckligt mycket säd på jorden så vi kunde skörda och slå oss ner. Överskotten kom och med den administration, byråkrati och makt. Religion, kyrkan och industrialismen, löpande band, processrevolutionen är annat som skapade behov av mer styrning och kontroll. Vilket liv är vi skapta att leva egentligen? Vad är hållbart för natur och oss själva som människor? Enligt Lasse Bergs egen efterforskning härstammar vi alla från en liten population i Afrika; Tsan-folket, och våra förfäder har vandrat olika vägar över jorden. Det är möjligt att ta ett DNA-test för att få reda på vilken väg din förfader vandrat. Lasse, som levt med ett antal naturstammar/folk, har själv upplevt det ickehierarkiska i grupperna där allas insats betyder lika mycket, det som lyser starkast är samverkan och småchattandet. Han menar att vi är skapta för att jobba tre timmar per dag, gå 6–10 km per dag, äta och skratta tillsammans med andra. Maslows teorier får här en känga, och även Matthew Lieberman m.fl. inom neuroforskningen, som menar att behovet av att tillhöra och få stanna i en grupp eller sammanhang är starkare än mat eller sex, får vi stanna och tillhöra får vi andra behov tillgodosedda. Det är därför vi människor kan göra ganska hemska saker bara för att få tillhöra, ett annat ord är Group thinking. Här har experiment som t.ex. Stanfordexperimentet med studenter som fick agera vakter och fångar visat att det som händer i grupper är mer avhängigt av situationen och kulturen än personligheterna och drivkrafter.

Tänker vi på evolutionen och det som sker runt omkring oss idag, med tanke på allt som går snabbare, ökad komplexitet, behovet av att snabbt utforska problem eller prioritera problemen innan vi hittar rätt lösning, så växer behovet av ett arbetssätt som strukturerat leder vårt cirkulära utforskande framåt. Bruce Tuchmans forskning om grupper och team visar att team som utforskar och förespråkar varandras perspektiv är det som lyckas bäst. Där är de genuint positiva uttalandena sex gånger vanligare än de negativa. I team som inte presterar eller är dysfunktionella går det ett positivt uttalande för varje negativt.

När naturfolken jagar är det några som samlar örter, andra maler, doppar pilarna i giftig smet innan de hamnar i kogret som jägaren bär och alla bidrar till att bytet fälls här. Alla i stammen tillför värde och bygger vidare. Jag har länge tittat efter arbetssätt i vår vardag som stöttar, inkluderar och bidrar till en trygg miljö, ”Psychological safety”, och på samma gång minskar vår kognitiva bias (vår personliga uppfattning/perspektiv). Det är bara att erkänna vi alla är biased, och när vi acceptera det har vi lättare att ta in andras perspektiv.

Det Lasse Berg belyser i sina Kalahariböcker, att det ständiga småchattande om vad som hänt ska göras med mycket skratt framför lägerelden, är det som får samspelet att flyta i gruppen när vi talar med och lyssnar till varandra. Vad hade hänt om vi behållit naturfolkens sätt se på naturen och hur de organiserade sig när vi började skörda för 15 000 år sedan? Jag tror inte på att vi skall flytta tillbaka till naturen och leva lyckliga i alla dagar utan jag tror vi har mycket att lära utifrån vår syn på andra, naturen och värdet som skapas samt att vi har mycket vunnet på självorganisering, inga mellanchefer/hierarkier, nätverk och att organisera sig agilt.

En naturlig samarbetsinriktad metod; Design Studio

Design Studio är ett arbetssätt som hjälper individer, team och organisationer att förstå såväl enkla som komplexa sammanhang och situationer. Samarbetsinriktat Design thinking med Design Studio som metod är ett arbetssätt där vi ger och tar och därmed får till ett öppnare och mer tolerant arbetsklimat.

En användbar metod för samverkan, som enkelt minskar bias (vår personliga uppfattning/perspektiv) och samtidigt ökar tryggheten. Jag har praktiserat denna metod i små och stora grupper för enkla eller komplexa frågor med mycket positivt resultat. Metoden Design Studio, fungerar även utmärkt som pedagogik för kollektivt lärande. Jag har själv använt den i kurser för agil/visuell kravfångst.

Med hjälp av Design studio kan vi strukturerat utforska varandras idéer. Ett sätt att bygga tillsammans det vi vill och tror på. Det är en metod som låter dig själv först reflektera, lyssna på andra, för att bygga vidare på varandras idéer och sedan dela insikter och uppdatera förslag.

Design Studio i ett nötskal

Den specifika arbetsmetoden i en Design Studio kan variera, men följer i regel fyra steg:

  • Rama in (kan var stort, litet, komplext, enkelt…)
  • Reflektera genom att SKISSA och ta fram förslag. SKETCH
  • Presentera och argumentera för sin skiss, PRESENT
  • Lyssna, ställa frågor och utveckla idéer, ”CRITIQUE”
  • Skissa om, presentera igen och norpa idéer tills ett fåtal idéer återstår. På så sätt utforskar vi och bygger tillsammans.

CRITIQUE som ord kan låta hårt, det handlar inte om att kritisera utan om att utforska, kanske EXPLORE / INSIGHT from each other är ord som skulle kunna användas istället då det enligt min uppfattning förklarar vad som egentligen görs på ett utforskande sätt. När vi kritiserar finns risken att vi blir trängda och går i försvar, samma system som går igång när vi utesluts. Design studio lämpar sig bra när vi tar fram vårt och förverkligar vårt WHY, SYFTE stort som smått som många säger är viktigt.

Design studio gör det enkelt att skapa den samsyn, öppenhet, tillit och kraftsamling av engagemang med fokus på det vi vill. Metoden hjälper oss att skapa en miljö där vi vågar ta risker och visa oss sårbara samtidigt som vi minskar vår egna och kollektiva bias på vår resa.

Många gånger blir vi överraskade av den nya väg som öppnar sig. Vi använder Design Studion för det är enkelt att komma igång med. Sedan kan metoden skalas upp eller ner beroende på hur enkel eller komplicerad uppgiften är, dvs Leadership by Design.

Det är inte fiskarna som är poängen

…det är förmågan att se hur vi kan arbeta smartare

Har ni behov av att kunna förändra eller förbättra ert arbetssätt? IRM har hittills gett ca 1 500 personer den förmågan. Den 28:e maj finns det ännu en chans för fler att bli proffs på att kartlägga och analysera verksamhetens processer; för att hitta smartare sätt att arbeta på och därmed öka kundvärdet. 

Vårt syfte med kursen Processutveckling är att ge dig en effektiv metod för hur du jobbar med processutveckling samt praktisk övning i ”hantverket”.

Målen med kursen är att du som deltar ska kunna:

  • självständigt kartlägga din verksamhets processer både på övergripande och detaljerad nivå.
  • analysera processerna för att hitta förbättringsmöjligheter.
  • sätta processmål och mäta dem.
  • åstadkomma kundfokusering med hjälp av kundresor.

Våra lärare arbetar dagligen med verksamhets- och processutveckling inom många olika typer av organisationer, både inom privat och offentlig sektor.

Läs mer om kursen Processutveckling