Inlägg

Vintergatan – en karta och en metod för att accelerera innovation och förändring

Vintergatan är en metod och en karta som gör det lätt att navigera en verksamhet från strategi till reellt genomförande i en ständigt föränderlig värld. Den knyter samman andra arkitekturmodeller så att den blir lättöverskådlig för hela verksamheten oavsett bransch. Med dess hjälp går det att synkronisera en mängd skilda resurser i en viss önskad riktning.

Hela idéen för Vintergatan uppstod genom ett starkt behov av att få verksamheter att holistiskt bli mer organiserade och effektiva. Metoden har utvecklats av kon- sultföretaget IRM i samarbete med ett trettiotal andra företag. Visionen var att verksamheter ska snabbt kunna svara på och bryta ner komplexa frågor som kan uppstå i verksamheten. Vintergatan är en karta över en verksamhet som visar vad verksamheten gör i vilken ordning. Vilka IT system man använder då man utför detta arbete, vilken information som skapas var och som behöver förmedlas till andra, samt hur man interagerar med sina kunder och partners. Allt i en och samma bild.

För fem år sedan började Cecilia Nordén, som arbetat med affärsstrategier och verksamhetsarkitektur sedan 1997, på IRM och anser att modellen är oerhört kraftfull. Även Thomas Larsson som är ny verksamhetsarkitekt på IRM har sett vad modellen kan göra för kunderna.

Visuellt starka analyser ger bättre beslutsunderlag

– Att ha en karta över verksamheten är intressant. Men riktigt spännande blir det då vi börjar använda kartan som grund för att göra analyser. På kartan kan vi visualisera frågor som: vilka projekt som pågår var, var vi har problem idag, vad vi lägger våra pengar på, önskemål från kunder eller var ny teknologi skulle ge störst nytta. Genom att visualisera dessa typer av frågeställningar på ett och samma sätt kan vi jämföra dessa på ett liknande sätt och upptäcka fler saker som behöver hanteras.

Innovation handlar mindre om idén i sig och mer om tiden det tar att omsätta den till något som når ut till kunderna så fort som möjligt, med en effektiv process på insidan. Vintergatan är ett ovärderligt verktyg för att föra rätt diskussioner om hur detta ska gå att realisera samt göra ”reality check” på vad som är möjligt eller inte, berättar Cecilia.

En gemensam bild som alla kan relatera till

–Vi skapar en gemensam bild, en verksamhetskarta som alla enkelt kan arbeta med. Vi använder liknelsen med en karta eftersom det är lätt för en organisation att relatera till på ett pedagogiskt sätt. Många verksamheter använder ibland svåra termer och då blir det oåtkomligt för många. Det var det som attraherade mig att börja jobba på IRM med Vintergatan. Jag kunde verkligen applicera och förklara metoden för mina kunder oavsett vilka utmaningar de stod inför, berättar Thomas.

Framtidvisioner

–Visionen för IRM är att växa starkt inom Vintergatan. Vi ser att det finns ett skriande behov hos verksamheter efter en gemensam bild av hur deras verksamhet fungerar idag. Många har tagit till sig vikten av gemensamma visioner och mål. Men om alla börjar den resan på helt olika platser, pga sin egen syn på hur verksamheten fungerar idag, så blir effekten att alla rusar iväg på sin egen väg och vi får svårt att tillsammans nå uppsatta mål, förklarar Cecilia. Thomas fortsätter:

–Jag har en önskan om att vi inte ska dela upp allting i så hårda block som vi gör idag. Ta exempel som IT- arkitekter, UX specialister, kundresor och så vidare. Idag känns det som att det är olika discipliner som cirkulerar omkring. Min vision är att vi slutar med det och kommer överens om åtminstone ett sätt att se på verksamheten tillsammans. Det är min ödmjuka syn.

Etablera Vintergatan i din organisation

Med utgångspunkt från Vintergatan etablerar vi tillsammans ett nytt sätt att arbeta med er verksamhetsarkitektur, för att uppnå samsyn, skapa bättre beslutsunderlag, öka förändringstakten och kundvärdet. Vi utvecklar former för att förstå och använda nya mönster kring förmågor och produkter/tjänster samt de olika tidsperspektiven.

Läs mer om Vintergatan

Har du frågor om Vintergatan? Tveka inte att kontakta oss.

Cecilia Nordén, verksamhetsarkitekt och författare till boken Vintergatan – din verksamhetskarta
Thomas Larsson, verksamhetsarkitekt och författare till boken Lat men effektiv

Boken om Vintergatan – ny som e-bok

Den engelska översättningen av boken om Vintergatan – din verksamhetskarta finns nu som e-bok på Amazon!

Missa inte chansen att köpa den för endast 5 USD (ordinarie pris 22 USD). Erbjudandet gäller till och med 15 oktober 2021. 

Du hittar boken här, eller gå till amazon.com och skriv ”The Milky Way Cecilia Norden” i sökfältet.

Har du kollegor och vänner som du tror kan ha nytta av den hyllade metoden och modellen Vintergatan? Tipsa dem så att de också kan få sitt exemplar av The Milky Way – Map, Navigate and Accelerate change till detta kampanjpris. Eller ge bort en e-bok som en gåva. 🌼

Köp den fysiska boken i vår webbshop.

Det är inte fiskarna som är poängen

…det är förmågan att se hur vi kan arbeta smartare

Vill du förbättra ert arbetssätt? Ta chansen att den 25:e november lära dig kartlägga, analysera och utveckla verksamhetens processer; för att hitta smartare sätt att arbeta på med syftet att öka värdet av det ni gör för era kunder. 

IRM har hittills gett drygt 1 500 personer förmågan att kartlägga och utveckla processer agilt utifrån kundens upplevelse. Kursen Processutvedckling ger dig en effektiv metod för hur du jobbar med processutveckling samt praktisk övning i hantverket (vilket innefattar en och annan processymbol i fiskliknande form). Kursen är bara 2 dagar kort, men ger dig kunskap som du kan ha nytta av hur många dagar som h.

Målen med kursen är att du som deltar ska kunna:

  • självständigt kartlägga din verksamhets processer både på övergripande och detaljerad nivå.
  • analysera processerna för att hitta förbättringsmöjligheter.
  • sätta processmål och mäta dem.
  • åstadkomma kundfokusering med hjälp av kundresor.

Lärarna som dagligen arbetar med verksamhets- och processutveckling, inom både privat och offentlig sektor, delar generöst med sig av sina erfarenheter under utbildningsdagarna.

Läs mer om kursen Processutveckling Vi levererar den i samarbete med Dfkompetens

Läs tidigare kursdeltagares omdömen

Spela en avgörande roll – utbilda dig till verksamhetsarkitekt

Vill du spela en avgörande roll? Utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt ger dig förmågan och självförtroendet att driva arkitekturarbetet i din organisation med komplett verktygslåda. Du får strategier för hur du gör verksamhetsarkitekturen relevant för hela organisationen samt verktyg för att bygga vägen mot framgångsrik förändring.

Verksamhetsarkitekten – en möjliggörare

Målet med verksamhetsarkitektur är att möjliggöra en snabb och enkel verksamhetsutveckling, åstadkomma hög informationskvalitet samt att se till att rätt system stödjer verksamheten. När det målet är uppnått når vi också ett tillstånd där verksamheten snabbt kan svara mot nya omvärldskrav. Verksamhetsarkitektens roll är därmed central för en innovativ och lättrörlig organisation. 

Välj Sveriges största utbildning av verksamhetsarkitekter

Tillsammans med Dataföreningen Kompetens har vi genom åren certifierat en bra bit över 1000 verksamhetsarkitekter. En framgångsfaktor för utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt är föreläsarnas erfarenheter inom olika branscher. De är alla aktiva i sina respektive roller i olika bolag och organisationer. Det ger dem insikt i, och stor förståelse för aktuella utmaningar och olika förutsättningar, både inom privat och offentlig sektor.

 Under utbildningens 12 dagar, fördelade på 6 utbildningstillfällen, får du se verksamhetsarkitektur utifrån flera olika perspektiv. Du får strategier för hur du gör verksamhetsarkitekturen relevant för hela organisationen samt verktyg för att bygga vägen mot framgångsrik förändring. Du lär dig skapa samsyn och kollektiv intelligens samt visualisera och kommunicera komplexitet utan att tappa relevant information i trubbiga förenklingar. Utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt ger dig förmågan att driva arkitekturarbete med självförtroende och kompetens i din verksamhet med komplett verktygslåda.

”Denna kurs är av yttersta kvalitet och är en otroligt viktig pusselbit för företag som vill skapa en effektiv organisation och bedriva intelligent digitalisering i en tid av snabba förändringar. Ett måste för seriösa bolag och myndigheter. Verksamhetsutveckling som område behöver dessa verktyg för att vara effektiv och bestående. Styrkan i utbildningen är att man får en helhet och ser en tydlig röd tråd hur allt hänger ihop.” 

Samuel Forsberg, CGI Certifierad verksamhetsarkitekt hösten 2020 

För vem?

Certifierad verksamhetsarkitekt riktar sig till dig som i din yrkesroll upplever att din verksamhet har svårt att hantera förändringar, har trögrörliga systemstöd, okoordinerade utvecklingsinitiativ och systemsatsningar (exempelvis flera kundregister, flera leverantörsregister etc.) eller allmänt dålig kvalitet på lagrad information.

Certifierad verksamhetsarkitekt riktar sig exempelvis till dig som är verksam som:

  • CIO
  • IT-arkitekt
  • Processutvecklare
  • Projektledare
  • Strategiansvarig
  • Verksamhetsutvecklare

”Känner att jag redan innan kursen var slut börjat göra saker på ett annat sätt, tänka på annat sätt, se saker på nytt sätt – en personlig utvecklingsresa!”

Elevcitat från utvärderingen av Certifierad verksamhetsarkitekt hösten 2020.

Denna utbildning är inte bara ett knippe verktyg som du lär dig hantera. Den är också, för många av deltagarna, en personlig utvecklingsresa. Vi levererar våra utbildningar i samarbete med Dataföreningen KompetensLäs mer och boka din plats här.

Läs mer

Funderar du på vad rollen verksamhetsarkitekt innebär? Läs också vår artikel Vad gör en verksamhetsarkitekt.

Missade du webbinariet?

Lars Thomasson är verksamhetsarkitekt och ansvarig för utbildning Certifierad verksamhetsarkitekt presenterade utbildningen på ett webbinarium hos Dataföreningen kompetens.

Se verksamhetens alla perspektiv i en och samma karta

Vintergatan är en verksamhetskarta och en förmågemodell som knyter samman alla andra arkitekturmodeller. Det enkla visuella språket gör den lätt att relatera till för hela verksamheten.

Vintergatan är också en metod som förenklar den del av arkitekturarbetet som visas upp mot verksamheten. Metoden och modellen bidrar till förståelse för de konsekvenser ett förändringsarbete kan få för andra delar organisationen.

Oavsett vilken bransch ni är i så ger Vintergatan tydliga fördelar. Kontakta oss för en överflygning av Vintergatan och vad det innebär att arbeta med modellen och metoden.

I samarbete med Dataföreningen kompetens erbjuder vi kurser i Vintergatan. Vintergatan – kartan för navigering och förändring är en endagskurs där du utifrån en Vintergata över ett fiktivt företag, får grundläggande kunskap i teorin bakom Vintergatan samt hur du kan använda en Vintergata för att bedriva förändringsarbeten. Vintergatan – skapa din verksamhetskarta är en tredagarskurs där du förutom grunderna i metoden och modellen får skapa en Vintergata över din egen verksamhet under ledning av några av de bästa konsultera inom området.

Processutveckling- inte bara processer

Processutveckling handlar inte bara om processer. Syftet med processutvecklingen är ju att utveckla vår verksamhet, och tittar man närmare på en process så innefattar den så mycket mer; processen är en del av en verksamhets förmåga, den styrs av regler och är beroende av information i olika former och allt som oftast är det människor inblandade.

Så låt oss lyfta blicken och se det som den verksamhetsutveckling det är när vi snackar processutveckling.

Många av våra kunder vänder sig till oss när de behöver komma loss från gamla stela arbetssätt och system. Det kan upplevas som svårt att rulla ut på rätt bana för att nå sina mål och att realisera nya idéer.

9 checkpoints

För att veta att vi är på banan har vi identifierat 9 avgörande checkpoints längs utvecklingsresan:

1. Vi vet varför vi beskriver våra verksamhetsförmågor eller processer och vad vi vill uppnå med det

Ett par frågor som ofta kommer upp inför ett utvecklingsarbete är: Varför gör vi det här? Kommer de metoder och arbetssätt vi har valt verkligen att ta oss dit vi vill? De är bra frågor, som tyvärr oftast tappas bort när man väl är igång med utvecklingsarbetet. Glöm inte; vi måste kontinuerligt ifrågasätta varför vi gör vi det vi gör – under hela utvecklingscykeln.

2. Vi beskriver så mycket av vår verksamhet, omfattning såväl som djup, som syftet ställer krav på. Inte mer, inte mindre

Är det en övergripande bild vi behöver? Eller är det detaljerade djupdykningar i specifika processer? Vad vi ska uppnå styr detaljgraden. Ett tips är att börja med att snabbt få upp en helhetsbild över verksamheten, t.ex. i form av en förmågekarta/Vintergatan och att därefter beskriva processflöden och informationsbehov för de mest prioriterade områdena.

3. Vi har syftet i tankarna när vi kommunicerar vårt utvecklingsarbete; vem ska förstå och varför ska personen förstå våra verksamhetsbeskrivningar? 

Gör arbetet visuellt och lätt att förstå. Använd verksamhetens eget språk och synliggör gärna synonymer så du når ut brett.

4. Vi ser till att individerna känner igen sig i verksamhetsbeskrivningarna. Detta gör vi genom att involvera människor

När det gäller processer är det också viktigt att vi fokuserar på processernas resultat och vad detta resultat i nästa steg ska användas till. Det leder till en starkare känsla av delaktighet. Att som individ få vara med och skapa ett resultat föder så mycket mer engagemang jämfört med att bara utföra ett antal steg i en process.

5. Vi förstår vår egen verksamhets ambition

Hur processorienterade vill vi bli? Ska vi använda processer för att lösa ett specifikt problem eller utveckla ett visst verksamhetsområde? Eller vill vi gå mot en mer processorienterad organisation? Vill vi utse processägare etc. Om vi vill gå mot en mer processorienterad organisation måste vi se över vår incitamentsmodell och ställa oss frågan: Vad belönar vi våra medarbetare för? För att de bidrar till att våra värdeflöden utvecklas och förbättras? Eller för att de håller sig inom sina organisatoriska ramar?

6. Vi förstår att införandet av nya idéer i de flesta fall handlar om att människor behöver ändra sitt arbetssätt eller beteende och vi ser till att vi har rätt kompetens för att hantera detta. 

I ett verksamhetsutvecklingsarbete har vi mycket fokus på människan och företagskulturen. Det gäller att säkra att rätt förutsättningar finns för förändringen. Vi använder gärna Kotters 8-stegsplan som stöd vid förändringsarbete. Det första steget är enormt viktigt: Förändringsarbetet ska kännas angeläget!

7. Vi arbetar agilt med utveckling av vår verksamhet och vi levererar nytta i tydliga mindre leveransomgångar 

Detta är avgörande för att ha med sig alla på tåget och för att komma framåt utan obehagligt kostsamma överraskningar.

8. Vi lär känna kunden, på riktigt!

Kunskap om kunden är ovärderlig när vi utvecklar vår verksamhet. När vi väl förstår hur kunderna upplever sina resor i användandet av våra tjänster och produkter, så kan vi också lättare prioritera var vi ska sätta in vår egen utvecklingsinsats. Sluta anta kundernas upplevelse, ta reda på fakta istället!

9. Information is da shit!

Ja, ni har väl hört talas om datadriven verksamhetsutveckling? När vi utvecklar våra förmågor eller processer så måste vi förstå vilken information som är viktig; vilken information vi behöver, vilken information vi har, vilken information vi kan införskaffa och hur det ska gå till. Vi behöver också säkerställa att kvaliteten och tillgängligheten på vår information är tillräcklig för syftet. Alla i verksamheten använder information i det dagliga arbetet och omvandlar den för att dra nya slutsatser och starta nya aktioner. Att jobba informationsdrivet innebär att vi tar hand om informationen som genereras i verksamheten och medvetet använder den för att optimera våra värdeflöden och skapa nya värden. Så, att jobba med verksamhetsutveckling är lika mycket att jobba med informationsutveckling, glöm inte det alla verksamhetsutvecklare! 🙂

Kompetensutveckling

Om du vill få metoder och verktyg för att hålla utvecklingsinitiativen på banan – kolla in våra utbildningar inom process- och verksamhetsutveckling:

Certifierad verksamhetsutvecklare – en utbildning på tolv dagar uppdelade på sex tillfällen

Spela en avgörande roll och ta ett starkt grepp om verksamhetsutvecklingen. Denna utbildning är en skola med praktisk kundorientering.  För att hänga med i dagens snabba utvecklingstakt och för att kunna öka kundnöjdheten och den interna effektiviteten ställs nu mer än tidigare krav på en kontinuerlig och lättrörlig verksamhetsutveckling. Certifierad verksamhetsutvecklare ger dig kompetensen att utveckla processer, tjänster och förmågor samt att leda förändringen. Certifierad verksamhetsutvecklare – ubildningsbeskrivning

Processutveckling – en kurs på två dagar

Lär dig kartlägga, beskriva och utveckla arbetssätt.  Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med praktisk processutveckling. Du får mycket övning samt tillfälle att reflektera över konkreta exempel och ta lärdom av praktisk erfarenhet från verkliga case. Kursen ger dig förmågan att praktisera dina nya kunskaper på ett professionellt sätt, direkt i din egen verksamhet. Processutveckling – kursbeskrivning

Informationsmodellering – en kurs på två dagar

Lär dig att identifiera, definiera och strukturera information i modellform genom övningar. Du får lära dig teorin bakom objekt, relationer och nycklar, och vi ger även en genomgång av informationsmodellens användning och visar på samband med förmågemodellering och processutveckling. Informationsmodellering – kursbeskrivning

Vintergatan – en kurs på 2 +1 dag

Lär dig ta fram en översiktlig bild över hela eller delar av din egen verksamhet i en förmågekarta. Modellen har en unik syn på verksamhetsutveckling och låter dig kombinera och visualisera flera perspektiv i samma karta som processer, business capabilities, applikationssystem, kundresor, etc. Vilket leder till en oslagbar överblick.  Vintergatan – skapa din verksamhetskarta – kursbeskrivning

Vi levererar våra utbildningar i samarbete med Dataföreningen Kompetens AB

Vad innebär det att arbeta som verksamhetsutvecklare?

Ett frukostseminarium med inblick i en verksamhetsutvecklares vardag.

En regnig morgon i början av mars gav Lena Dohrnér och Johanna Aadde från IRM tillsammans med Isabel Blomqvist från Arbetsmiljöverket ett stort antal intresserade inblick i verksamhetsutvecklarens vardag, samt en kort presentation av utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare.

Vad innebär det att vara verksamhetsutvecklare?

Som svar på seminariets största fråga Vad innebär det att vara verksamhetsutvecklare? Inledde Johanna Aadde med att visa på verksamhetsutvecklingens bredd. Det handlar om så mycket; processutveckling, förändringsledning, tjänsteutveckling, kartläggning, kravställning, mm, men framför allt handlar det om människor.

”Att verksamhetsutveckla utan att ha med sig människorna i förändringen är värdelöst”

För att beskriva hur utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare fångar rollens alla perspektiv presenterade Johanna och Lena utbildningens sex avsnitt, sk ”block”. Sammantaget bygger de upp det helhetsgrepp och den verktygslåda en verksamhetsutvecklare behöver för att lyckas med förändringsinitiativ.

Helhetsperspektivet är viktigt i utbildningen. Verksamhetsutveckling handlar om att utveckla organisationens olika förmågor. Som verksamhetsutvecklare behöver vi kunna ta reda på var i förmågan det brister utifrån en mängd olika perspektiv; affärsmål, klimatmål, trender, arbetsmiljö mm.

Verksamhetsutvecklare på Arbetsmiljöverket arbetar behovsdrivet

Isabel Blomqvist från Arbetsmiljöverket gick utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare under hösten 2018. Sedan dess har hon tillsammans med sina kollegor kommit in i en intensiv förändringsperiod. I och med att många av Arbetsmiljöverkets regler skrivits om samtidigt som alla verkets kontor ska bytas ut och att det nu finns en nollvision för arbetsplatsolyckor så är det mycket som ska förändras. Nya processer, metoder och arbetssätt ska sättas och it-stöd ska utvecklas. ”Det känns lite som i tomtens verkstad dagarna innan jul” sa Isabel Blomqvist.

För Isabel och hennes team innebar detta mycket kartläggning. Ett behov av att se hur fungerar det idag och hur vill våra användare att det ska fungera i framtiden. Här lyfter Isabel fram ett verktyg från utbildningen som varit avgörande – Tjänstedesign. Metoden som kartlägger kundresan och som snabbt avslöjar brister och klargör användar- och kundbehov. Metoden gav Isabel och hennes team ovärderliga insikter i var de största utvecklingsbehoven fanns.

Många workshops har det varit. ”Jag tyckte jag var bra på att leda workshops innan, men har blivit ännu bättre efter utbildningen”. Under utbildningen får man mycket träning i att planera och leda workshops för att driva arbetet effektivt framåt.

Läs mer om utbildningen här.

Stor vinst för Riksbyggen att arbeta kundcentrerat och agilt

Riksbyggen utvecklar kundportalen Mitt Riksbyggen. Projekt-teamet, som arbetar kundcentrerat, kan konstatera att det sparat dem både tid och pengar. ”Vi tänkte om helt efter användningstesterna” berättar Helena Grim, verksamhetskonsult från IRM och projektledare för arbetet med kundportalen hos Riksbyggen.

För Helena Grim blev arbetet med kundportalen Mitt Riksbyggen en aha-upplevelse. Nu vill projektledaren fortsätta att arbeta kundcentrerat och har applicerat arbetssättet på Köportalen. ”Vi tänkte om helt efter användningstesterna”, berättar hon. Det har talats om att teamet bakom nya kundportalen Mitt Riksbyggen arbetat på ett nytt sätt. Men det kan vara svårt att förstå vad det innebär att arbeta ”kundcentrerat” eller ”användarcentrerat”.

Helena Grim har upplevt skillnaden mot att arbeta traditionellt. Som projektledare för Mitt Riksbyggen fick hon för första gången arbeta utifrån insikter om kunderna och med regelbundna användningstester.

Användningstester kan genomföras på många sätt men gemensamt är att kunder får testa att utföra ärenden i en miljö som ännu inte är färdigutvecklad. Syftet är att testa tidigt i processen för att bygga lösningar som skapar verkligt kundvärde.

– Det är väldigt nyttigt att sätta på sig kundens glasögon, att se vad vi gör utifrån deras perspektiv, säger Helena Grim.

Fortsatte att föra in kundens perspektiv

Helena Grim lämnade över projektledarrollen i Mitt Riksbyggen till Carina Jarheden. Men arbetssättet har hon inte lämnat. När Helena fick ansvaret för att se över Köportalen förde hon in det kundcentrerade perspektivet även i detta projekt.

– När jag kom in hade man redan påbörjat kravarbetet. Men kraven var baserade på ett inifrånperspektiv. Så bland det första jag gjorde var att sätta ihop en workshop där vi gick igenom processen utifrån kundens perspektiv. Det var jättenyttigt för projektdeltagarna som vet exakt hur det ser ut i de interna systemen.

Små, snabba förbättringar i väntan på större

När det gäller Köportalen visade det sig att leverantören inte kan åtgärda de anpassningar som behöver göras förrän i slutet av 2019. Det är naturligtvis frustrerande men tack vare användningstester kan projektet ändå leverera nytta till kunderna. Detta i form av mindre förbättringar på ett antal olika ställen vilket avsevärt kommer att förbättra upplevelsen av tjänsten.

Slutsatsen av de användningstester med boende som genomförts av UX-designerna Emma Långström och Åsa Samuelsson var att den planerade utvecklingen av en temporär lösning inte skulle skapa någon nytta för kunderna.– Hade vi inte användningstestat så hade vi lagt tid och pengar på utveckling och tryckt ut något som gjort kunderna ännu mer förvirrade, säger Helena Grim.

Vad är största vinsten med att arbeta användarcentrerat?

– Det är att man kan göra snabba förbättringar som kunderna ser på en gång istället för big bang-lanseringar. På så sätt kan vi snabbt visa kunderna att vi lyssnar på dem.

Ett exempel på en mindre förbättring som skapar stort värde är att ändra begreppen i Köportalen från ”meritvärde” till ”ködagar”.

– Det var uppenbart i testerna att ingen fattar vad ett meritvärde är.

– Det finns många lågt hängande frukter att plocka. Bara man tar på sig kundens glasögon och tar sig tid att lyssna på kunderna.

Riksteatern blev en agil organisation med stöd från IRM

Från stuprörsorganisation till tvärfunktionellt och lättrörligt. Anrika Riksteatern anlitade IRM för att utveckla en agil organisation. Något som bidragit till bättre långsiktighet och en tydligare gemenskap kring organisationens färdplan.

Brist på långsiktig planering, låg grad av gemensam prioritering och avsaknad av trovärdiga utvecklingsprognoser. Riksteaterns traditionella verksamhetsmodeller hade tagit den anrika organisationen, som sedan 1933 spelat en central roll för spridningen av svensk scenkonst, in i en återvändsgränd.

– I och med att vi saknade de här delarna saknade vi också hållbara arbetssätt för både system- och verksamhetsutveckling. Vi anlitade IRM 2017 för att hitta en lösning. Deras förslag blev att skapa en agil systemförvaltning inom organisationen som fick mandat att genomföra de delar i verksamheten som vi saknade. Det har varit en genomgripande förändring, säger Henrik Broman, behovsanalytiker och utvecklingskoordinator för IT inom Riksteatern.

Goda förutsättningar för agilt arbetssätt

Riksteatern består av 40 000 medlemmar i över 230 riksteaterföreningar som arrangerar, förmedlar, producerar och utvecklar scenkonst över hela landet. Det är med andra ord en massiv organisation, som dessutom har krav på sig att varje år förnya sin produktportfölj genom att säsongsvis kunna erbjuda nya repertoarer.

– På det sättet liknar Riksteatern andra produkt- och tjänsteutvecklande organisationer. Deras scenkonstrepertoar omformas i cykler två gånger om året. Deras produktportfölj är väldigt dynamisk. Något som har varit en fördel i deras förändringsarbete för att skapa ett mer agilt arbetssätt, säger Mattias Tronje, verksamhetskonsult och change maker på IRM.

Verksamhet med större självförtroende

IRM inledde arbetet genom att aktivt leda förändringen för att sedan successivt, i takt med att kompetensen inom organisationen höjts, bli mer av en rådgivande instans. En strategi som IRM gjort till sitt signum.

– Vi ska inte göra arbetet åt dem. De ska hantera detta själva. Riksteatern har idag ett helt annat självförtroende i sin system- och verksamhetsutveckling i och med kompetensöverföring. Vi har gett dem kompetensen att själva förutse och skapa tvärfunktionella färdplaner och prioriterades utvecklingsplaner, samt förmågan att återkoppla utfallen mot dessa planer. Det har varit ett omfattande omtag när det gäller både kulturell och strukturell omvandling, från en silo-orienterad organisation till att jobba tvärfunktionellt mellan avdelningar och enheter, säger Mattias Tronje.

– Nu är alla delarna på plats. Och vi har redan kunnat se hur ett agilt arbetssätt gett oss en helt annan säkerhet i våra prognoser. Långsiktigheten är den absoluta styrkan. Om tre, fyra år kommer vi att kunna se de stora vinsterna med den här förändringen, säger Henrik Broman.

IRMs verksamhetskonsulter arbetar på mycket bred front med att göra verksamheter och organisationer mer effektiva och lättrörliga. Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur IRM arbetar och vad vi skulle kunna göra för din verksamhet. 

Öppna utbildningar inom verksamhetsutveckling

Tillsammans med Dataföreningen kompetens erbjuder vi två certifierande utbildningar inom verksamhetsutveckling; Certifierad verksamhetsarkitekt och Certifierad verksamhetsutvecklare. Se hela IRMs kursutbud här.

Pulstavlan ger nöjdare kunder hos Emric

Ett gemensamt språk och en gemensam spelplan för utvecklingsteamen. Det var målsättningen när IRM öppnade upp för ett mer agilt arbetssätt på Emric. Bättre matchning och kommunikation med kunderna, men också tydligare flöden är några av resultaten.
Emric levererar mjukvara och tjänster till kreditinstitut och banker över hela världen. Deras anställda rekryteras från kreditinstitut och banker vilket innebär att de förstår hur kundernas vardag ser ut. De vet vilka verktyg och åtgärder som kan förbättra, förändra, effektivisera kreditprocesserna och minimera riskerna. Deras installationer finns i 24 länder och de har 220 anställda. Huvudkontoret ligger i Stockholm.

En spelplan

På Emric prioriterar vi värdeskapande för kund och för att ytterligare effektivisera flödesoptimeringen behövdes ett omtag av arbetsprocesserna. En viktig del var att överbrygga glappen mellan utvecklingsteamen. IRMs uppdrag var att skapa en gemensam spelplan och öka förståelsen för flödet mellan avdelningar och olika funktioner. Projektet byggde vidare på Emrics agila arbetssätt och berörde allt från produktutveckling till kundleverans.
– Det blir vanligare att jobba på det här sättet, att tänka mer i värdeflödesoptimering. Det är ett effektivt sätt att på riktigt bli mer kundfokuserad, säger Mattias Tronje, agil coach och verksamhetsutvecklare på IRM.
Projektet ledde till ett nytt sätt att jobba i organisationen, som togs fram i workshop-format där de olika avdelningarna kunde skapa samförstånd och bli överens om olika punkter.

Ökat kundfokus

IRM hjälpte till att ta fram en visualiseringstavla som blev katalysator för kommunikationen mellan avdelningarna. Två gånger i veckan samlas ScrumMasters, projektledare, linjechefer, produktägare och andra intressenter framför det som nu kallas Pulstavlan, för att se över flödet i organisationen. De olika teamen kan från sina scrummöten lyfta och förutse eventuella hinder för leveranserna. Projektledare kan dessutom bli mer proaktiva mot kund. Samarbetet mellan avdelningarna har också bidragit till ett ökat kundfokus i organisationen än tidigare. Introduktionen av denna enande samlingspunkt hjälper Emric att skapa ständiga förbättringar.
– Kommunikationen med kunderna blir bättre och det skapar översikt om hur leveranserna flödar. Vi kan flagga för problem tidigare i processen och ta hand om det innan leverans. Transparens är huvudordet, säger Mattias Bengtsson, Business Excellence Manager vid Emric, som varit med och stöttat projektet internt.
Vill du veta mer? Kontakta oss!