Hur kan informationsmodellering gå till? Del 1

Modellering kan ske i olika arbetsformer. Varje arbetsform har sina speciella styrkor och svagheter. De behöver kombineras på olika sätt, över tid och också lite grand beroende på vad uppgiften är. Inte någonstans har jag sett en genomgång av och jämförelse mellan de olika arbetsformerna, vilket jag tror skulle vara värdefullt. I denna artikel försöker jag mig på att kategorisera och jämföra de olika arbetsformerna.

Det finns mer än ett sätt att fånga kunskap om begrepp och information i en verksamhet. Det är som en verktygslåda där ett antal olika arbetsformer är de verktyg man har till sitt förfogande. Verktyg som man i sitt löpande arbete behöver växla mellan och kombinera, alltefter uppgiftens karaktär och var man befinner sig i processen.

Jag har inte någonstans sett en genomgång av och jämförelse mellan de olika arbetsformerna, vilket jag tror skulle vara värdefullt. Då kan vi sedan gå igenom och reflektera över hur vi jobbar och varför. Och kanske kan någon också få inspiration till att komplettera sin verktygslåda eller bättre utnyttja något verktyg man redan har i sin repertoar.

Därför vill jag här och nu göra ett försök. Mina kollegor har hjälpt mig med indelning, namnsättning och beskrivning av arbetsformerna. Se det som ett försök. Saknar du någon arbetsform? Har vi missat något? Gör något åt det! Du är välkommen att hjälpa till.

Arbetsform 1: Seminarium

Modellering i seminarieform går till så att man samlar ett antal personer från olika delar av en verksamhet i ett eller flera längre seminarietillfällen. Man skapar tillsammans en informationsmodell som spänner över en hel verksamhet, eller en (vanligen större) del av en verksamhet.

Den stora styrkan med det stora modelleringsseminariet är det breda deltagandet. Folk från olika delar av organisationen får vara med och framföra sin syn på de företeelser som hanteras. Det man tar fram får därmed automatiskt en bred förankring

Det är kanske enda gången man på allvar får tillfälle att mötas runt verksamhetens centrala begrepp. Det ger ofta en insikt om var problemområdena finns, och vilka olika behov och synsätt det finns i organisationens olika delar. En skicklig faciliterare kan se till att det blir en bra dialog, där vägen kanske blir lika viktig som målet. Ingen annan arbetsform kan få till just detta.

Begränsningen med arbetsformen är dock tydlig:

  • Ett seminarium kräver stora resurser, det vill säga många personers tid som måste tas i anspråk och reserveras långt i förväg.
  • Det finns inte under själva seminariet tid och möjlighet till den fördjupning inom olika områden, som andra arbetsformer kan ge. Resultatet kan endast bli ytligt och därmed inte så användbart, annat än som en första översikt.

Det här är ett sätt att modellera som ofta var allenarådande, under 80- och 90-talet. Många konsultbolag erbjöd facilitering av modelleringsseminarier som en paketerad tjänst. Man bokade ett par heldagar med någon vecka emellan. Konsultbolaget tillhandahöll vanligen två seminarieledare, eller faciliterare. En som ledde och den andre som ofta hade en mer observerande roll. Resultatet levererades som en rapport med en modell dokumenterad i diagram och text.

Arbetet blev gärna ett ”one-shot”. Resultatet blev vad det råkade bli och togs sällan vidare. Man följde sällan upp arbetet med andra arbetsformer. Det kanske mest berodde på att arbetet vanligen leddes av någon extern part som hade en paketerad tjänst med ett paketerat resultat.

Jag tycker att jag har fog för att påstå att resultatet av detta arbetssätt sällan eller aldrig blev särskilt hållbart. Många gånger har jag kommit till ett företag för att utveckla något system eller verksamhetsfunktion och då fått en rapport från en sådan seminarieserie stucken i händerna på mig. Modellen har egentligen aldrig varit till hjälp, för den har utan undantag visat sig för ytlig och bristfällig när man trängt lite djupare. Ingen har jobbat vidare med modellen och ingen har egentligen använt resultatet. Och ingen modellerare finns kvar för att ta hand om den nya input och den fördjupade kunskap som alltid, utan undantag, kommer då man använder en modell.

Det enda påtagliga resultatet är en hyllvärmare i it-chefens bokhylla. Dock ska vi inte förringa värdet av att folk från olika delar av verksamheten fått tillfälle att tänka och diskutera tillsammans. Synd bara att det blir ett engångstillfälle.

På de modelleringskurser som fanns på 80- och 90-talen så nämndes inga andra arbetssätt än seminarier av detta slag. Det förutsattes att det var så informationsmodellering skulle gå till, punkt slut. Och kanske är det så på en del håll även idag.

Jag tror att vi numera kan vara överens om motsatsen. Att informationsmodellering är något som måste ske mer eller mindre kontinuerligt för att vara hållbart. Arbetet behöver kombinera olika arbetssätt och modellen (eller modellerna) blir egentligen aldrig ”klara”. Modellen avspeglar i varje läge vår nuvarande gemensamma förståelse, vilken alltid utvecklas med tiden.

Somliga kollegor hävdar att seminarieformen kan ha sitt berättigande ibland. Fast då som en start på ett kontinuerligt arbete, och inte för att ge ett avslutat resultat. En förutsättning är då att man planerar för en kontinuitet, att de mest centrala deltagarna i seminariet fortsätter arbetet under andra arbetsformer.

Arbetsform 2: Riktad workshop

Ofta behöver man samla några experter inom ett visst område som behöver redas ut. Ibland sakkunniga från ett par närliggande områden som behöver enas om gemensamma begrepp. En riktad workshop skiljer sig därmed från det stora seminariet genom att workshopen är avgränsad och koncentrerad till ett smalare och djupare område eller till och med till en specifik frågeställning. Workshopen är, till skillnad mot seminariet, lätt att upprepa vid behov.

Det här är en naturlig del av det kontinuerliga arbetet som informationsarkitekt ute i verksamheter. En sådan liten workshop är lätt att organisera, har ett tydligt syfte och är effektiv. Eftersom endast de som är kunniga inom området är med så kan man snabbt gå djupt i området. Ingen behöver vara med som ”gisslan”.

Ofta har man en serie av sådana möten med samma grupp. Deltagarna behöver kanske tid att tänka och undersöka saker innan man träffas igen. Och jag som informationsmodellerare behöver rita och skriva på modellen, och inte minst reflektera över den vunna kunskapen, som jag sedan kan presentera som ett delresultat för att fördjupa diskussionen. På så sätt börjar man sällan från noll, vare sig med själva förståelsen eller kommunikationen, eller för den delen hur man jobbar tillsammans. Man hittar alltid sätt att effektivt tränga djupare i den gemensamma förståelsen, och att lösa upp knutar.

Arbetsform 3: Spontan workshop

En variant på workshop är att man tar ett mer eller mindre spontant och kortare arbetsmöte med en eller ett par experter inom något område. Jag har kanske stött på en frågeställning som jag behöver reda ut eller få perspektiv på. Eller så vill jag förankra det jag tycker mig ha förstått. Eller bara bolla någon idé.

Det här är mer eller mindre ett dagligt inslag av arbetet för en informationsarkitekt i en verksamhet.
Ofta består hela min tid av att jag sitter bredvid en expert av något slag, och kan störa hen vid behov, för att ställa frågor och bolla idéer spontant utan att behöva boka ett möte.

Jag brukar beskriva mitt arbete som att jag under en tid sitter bredvid en mycket kunnig person, en expert. Hen har sitt ordinarie arbete men jag får tillåtelse att störa. Jag ställer frågor och ritar. Experten tittar på modellen och avfärdar den ofta. Jag justerar, provar något annat, visar på nytt och det hela upprepas. Ända tills personen blir nöjd med vad som visas och vi båda är nöjda med att det är det bästa sättet att representera kunskapen för tillfället. Då vet jag att vi nått någonstans. Tillsammans. Mitt jobb är sålunda att göra expertens kunskap kommunicerbar. Det hela är på sätt och vis en ständigt pågående workshop. Fast med långa uppehåll av reflexion och ingen press att komma framåt med en gång, utan saker och ting får mogna fram i den takt det tar. Med tid att sova på saken, göra omtag, forska, läsa på, experimentera, involvera någon annan. På detta sätt har vi ofta snabbt enkelt och effektivt kunnat nysta ut mycket trassliga strukturer i verksamheter. Härvor som alla sagt vara omöjliga.

Kunskap finns hos personer i verksamheten men den är aldrig jämnt fördelad.
Nästan alla verksamheter har någon person som har mycket djup kunskap, som vet det mesta. Om inte annat så vet denne vem man ska fråga och har kunskap om sammanhanget för att rätt tolka svaret. Men personen kan inte alltid kommunicera det den vet. Det är just det som är mitt jobb, att hjälpa till med det.

Det märkliga är det som ofta händer när man jobbat med ett problem utan att komma fram till något som känns tillfredställande. Man har problemet i huvudet dygnet runt, det ligger där och gnager. Inte på ett obehagligt sätt, men som en retsam irritation. Då kan man plötsligt känna att man snart kommer att komma på något. Man har ännu ingen aning om vad det är, bara att det kommer att komma. Och plötsligt får man ett genombrott. Det kan vara i duschen, på promenaden, ofta mitt i natten. Ett Heureka moment (en aha-upplevelse). Det är kanske inte det slutliga svaret, men det är ett genombrott, ett sätt att se på problemet som öppnar för ett mer fruktbart synsätt.

Det är just det som är mest fascinerande med modellering tycker jag. Det viktiga är att arbetssättet måste ge utrymme för att insikterna måste få mogna fram. Det är ett misstag att tro att det därmed tar längre tid. Det gör det inte. Bara att resultatet inte kan kommenderas fram. Därför är det här arbetssättet centralt, det som sker mer eller mindre löpande.

Arbetsform 4: Studie av dokumentation

Jag letar nästan alltid reda på olika slags dokumentation, beskrivningar och definitioner av de företeelserna jag behöver modellera, både internt och externt, och studerar dessa för att få en djupare förståelse.

När jag ska förstå ett område behöver jag alltid börja med att studera det. Det här är något jag alltid gör, något jag börjar med och som jag återkommer till parallellt med övrigt arbete. Det kan handla om att förstå hela området. Jag har till exempel under min tid i försäkringsbranschen köpt otaliga böcker om försäkring för att verkligen förstå kunskapsområdet på djupet. Eller så kan det handla om att på djupet förstå specifika företeelser eller begrepp. Jag googlar för att få definitioner och beskrivningar av olika saker. Jag söker på internt intranät och filservrar för att hitta beskrivningar dokument och exempel.

Arbetsform 5: Analys av datastrukturer

Jag studerar de datastrukturer som förekommer i verksamheten. Det är ofta databasscheman men kan också vara filbeskrivningar, formulär, scheman, tjänstebeskrivningar med mera.

Att förstå vilka datastrukturer som används idag är mer eller mindre oundgängligt för att både bredare och djupare analysera en verksamhets informationsförsörjning.

Det här är något jag gör tidigt i arbetet, så snart jag fått klart för mig vilka de centrala databaserna och filerna är. Genom att studera och tolka de centrala datastrukturerna i en verksamhet får jag snabbt och effektivt fram huvuddragen av vilken information som hanteras. Samt att jag kan jag koppla informationen till var och hur den lagras och hanteras.

Det fanns förr en föreställning om att man ska hålla sig på avstånd från befintliga lösningar. För att inte riskera att i tanken fastna i befintliga lösningar, ”asfaltera kostigar” som man sa. Den farhågan anser jag var kraftigt överdriven. Så överdriven att den närmast var en felföreställning. Jag tror att den föreställningen snarare har fungerat som ursäkt för att slippa fördjupa sig i något jobbigt grävande.

Man har då avfärdat det som att det är tekniska detaljer och utan intresse. Jag menar tvärtom. Att vi, om vi vill göra ett bra jobb, måste intressera oss för strukturen hos informationen i dag, även om den har sina brister.

Det betyder inte att man direkt får fram en informationsmodell genom att re-engineera en fysisk datamodell. Till det behövs det en tolkning, vilken de andra arbetssätten ger mig.

Arbetsform 6: Analys av data

Jag analyserar innehållet av data i olika former av datalagring och dataöverföringar som används av verksamheten. Det kan vara databaser, filer, ifyllda formulär etcetera.

Data ger fakta som ingen annan metod kan ge. Finns det en post i en databas så har det hänt något i verksamheten. Det är fakta. Allt annat är egentligen hörsägen eller indirekt kunskap. Sedan gäller det förstås att rätt tolka vad posten betyder. Det har jag alla de andra metoderna till.

Jag kallar det ”data-arkeologi”. Liknelsen är med historievetenskap, där man kan ställa metoden arkeologi mot metoden historisk antropologi. Inom arkeologin får man fram fakta. Om man hittar någon artefakt i marken så har det otvetydigt hänt något där. Sen behöver det tolkas förstås. Historie-antropologer å andra sidan intervjuar naturfolk för att bättre förstå hur man kan ha levt i äldre tider med liknande förhållanden. Lite tillspetsat kan man säga att arkeologer ”gräver i ruiner” och antropologer ”pratar med infödingar”. På samma sätt är det med analys av data. Hittar jag en post i en databas så har det hänt något i verksamheten. Det är fakta. Sedan behöver jag ju alltid tillsammans med folk från it och verksamhet reda ut vad som hänt.

Jag menar att denna ”data-arkeologi” ger mig en fast grund av fakta att stå på. Mer fast än någon annan metod. Därför är det synd att det är en nästan okänd och outnyttjad arbetsmetod inom informationsmodellering. En orsak kan vara att metoden kräver lite mer tålamod och att man inte är rädd för att gräva i databaser, sortera och analysera data och att lära sig de verktyg som behövs för detta.

Hur kombinerar man arbetsformerna?

Jag tror att informationsarkitekter gör ganska olika. Det är inte alla som omfamnar alla arbetsformer. Man kanske mest kopierar det andra gör och har inte hittat till hela verktygslådan. Men när jag diskuterar med kollegor är vi ändå i hög grad ense om de olika arbetsformernas styrkor och svagheter.

Observera att denna artikel är strikt avgränsad till arbetsformer där det mer direkt sker en modellering. Jag måste ha fler sätt att skaffa mig förståelse av verksamhetens förmågor och sammanhang. Till exempel gör jag förmågekartor, intervjuer, deltagande observationer med mera. Det är minst lika viktigt som själva modelleringen. Men jag väljer här att se det som en annan del av verktygslådan, även om gränsen kan vara lite suddig.

I nästa artikel ger jag exempel på hur det kan gå till att kombinera arbetsformerna i ett uppdrag.

/Peter Tallungs, IRM

Nästa artikel i serien publicerar vi torsdag 17 februari. Vill du prenumerera på denna artikelserie? Registrera din mailadress här.

PS Vi har tyvärr varit tvungna att ta bort möjligheten att kommentera på artiklarna för en tid. Har du tankar om innehållet i artikeln som du vill dela? Välkommen att kommentera på vår linkedin där lägger vi ut en post vid varje publiceringstilfälle. Eller skicka ett mail till Peter Tallungs: peter.tallungs(at)irm.se