Informationsarkitektens bokhylla – del 8: En bok om datastyrning och hur man lyckas med förändring

Boken Non-Invasive Data Governance av Robert S. Seiner handlar om hur man bygger upp datastyrning i sin verksamhet på ett icke-invasivt sätt. Den är något av ett manifest för hur man lyckas med förändring, genom att jobba med människor och inte mot.

/Peter Tallungs, IRM 2023-07-06

Om Data Governance (Datastyrning)

Styrningen av datahanteringen i en verksamhet, hur man säkerställer att data i ens organisation är korrekt, användbar och laglig, brukar kallas Data Governance eller på svenska Datastyrning.

Vanligen brukar man dela in all data man hanterar i olika datadomäner och för varje sådan ska man utse en dataägare som ska utöva en formell auktoritet över data och relaterade resurser.

Men styrning av data omfattar förstås mycket mer än att bara utse dataägare. Det inbegriper fler roller och rutiner. Det finns en hel del böcker som beskriver datastyrning, ibland som ett särskilt ämne, ibland tillsammans med datahantering i övrigt.

Hur bygger man upp datastyrning?

Det vanliga sättet, när man i en verksamhet inser att man behöver ha koll på sin dataresurs, är att sätta i gång ett datastyrningsprogram som tilldelar roller, ger arbetsbeskrivningar och kör igång.

Problemet är bara att det sällan fungerar. Det är inget fel med syftet. Styrning i någon form behövs, och data behöver ägare och ansvariga precis som andra typer av resurser. Problemet kommer när man tilldelar roller, och förväntar sig att det ska fungera. I stället för att lyhört steg för steg coacha individer och team, och låta roller och arbetssätt mogna fram.

Svagheterna med denna vanliga taktik är flera:

• Personerna som utses har sällan erfarenhet av hur rollerna ska skötas, och arbetet ligger sällan inom deras ordinarie arbetsområde eller intresse.
• Det finns mycket sällan en strukturerad datahantering på plats i övrigt. Hur ska man kunna styra något som inte finns?
• Ansatsen är invasiv för existerande personer, team och arbetssätt. Det finns egentligen redan alltid någon form av kontroll av data i våra verksamheter. Ty om det finns data i organisationen så finns det alltid någon som har hanterat den, i varje fall på något sätt. Ofta på ett mycket outvecklat och rudimentärt sätt. Arbetssätten behöver stödjas, utvecklas och formaliseras.
  Men om utgångspunkten är att man ska bygga upp något från grunden, utan att vara lyhörd för det som faktiskt redan finns, så kör man garanterat över personer och arbetssätt. Då kastar man bort det som kanske redan fungerar, river den grund man så väl behöver och alienerar de vars förtroende man är helt beroende av.

Non-Invasive Data Governance

Det finns en person som till fullo har förstått detta och skrivit en bok som vänder upp och ner på hela den vanliga ansatsen för att bygga upp datastyrning. Det är Robert (Bob) S. Seiner. Hans bok Non-Invasive Data Governance från 2014 handlar om hur man får till datastyrningen i sin verksamhet genom att låta förmågan mogna fram med respekt för befintlig kultur och arbetssätt. Han kallar ansatsen för icke-invasiv.

Bob är inte vem som helst. Han publicerar The Data Administration Newsletter (TDAN.com) där han samlar och publicerar material om hantering av tillgångar inom data, information och kunskap. Det är en webbplats som i många år fungerat som en samlande punkt för alla oss som jobbar inom området.

Bob Seiner sammanfattar i fem punkter idén om hur man utvecklar styrningen på ett sätt som inte kör över befintliga roller och arbetssätt och som därmed har en helt annan möjlighet att lyckas:

1. Vi har en viss styrning redan i vår organisation, men den är informell.

Människor i organisationen har någon typ av ansvar för data. Du bör inventera vem som gör vad med en viss datamängd och utifrån detta ta fram en operativ modell för roller och ansvar som bäst passar organisationen. Bygg utifrån vad som finns.­­

Utöver detta behöver du någon som har en övergripande vy på organisationsnivå och ansvar för data som skär tvärs över silos i verksamheten (i synnerhet masterdata och vissa referensdata) och hanterar detta som en delad resurs. Det är din största utmaning eftersom vi inte naturligt hanterar data som en resurs som är delad över en hel organisation.

2. Vi kan formalisera hur vi styr vår dataresurs genom att bygga struktur kring det vi gör idag.­­

Människor i din organisation verkar i operationella, taktiska, strategiska och stödjande roller runt data. Vi behöver veta vilka de är och etablera formell struktur runt rollerna som huvudansvarig, utförare, ska konsulteras och bör informeras (enligt RACI-modellen) för verksamhetsreglerna för de data de definierar, producerar och använder.

3. Vi kan förbättra vår datastyrning.­­

Vår datastyrning kan hjälpa oss att hantera risk som har att göra med regelefterlevnad, klassificering, säkerhet och verksamhetsregler. Människor i organisationen kan utsätta oss för risk varje dag när de inte är säkra på vilka regler som gäller för en viss datamängd.

4. Vi behöver inte spendera så mycket pengar på datastyrning.­­

En eller flera personer behövs för att definiera och administrera satsningen, men i övrigt är de roller som behövs ingående i de befintliga rollerna i organisationen och de arbetssätt som behövs delar av befintliga arbetssätt.

5. Vi behöver struktur, men vi behöv er bygga strukturen på ett sätt som inte är invasiv för den befintliga verksamheten.­­

Vi bör arbetat på ett sätt som inte upplevs som hotande för människorna i verksamheten. Datastyrning kräver att verksamhets- och it-sidan tar formellt och delat ansvar, men de som behöver delta har redan sitt dagliga jobb. Vi behöver addera värde utan att störa vad de gör på dagarna. Vi ska med vårt datastyrnings-satsning vara transparenta, samt stödja och samarbeta med folket i organisationen.

Jag känner igen mig i vad som fungerar och inte. Jag har skrivit om det i artikeln ”Historier från dataträsket del 3 – Hur jag lärde mig ”Non-invasive Data Management”

All utveckling borde vara icke-invasiv

Du får ursäkta mig, men nu går jag i gång på riktigt. Jag önskar att alla utvecklingssatsningar i en verksamhet, inte bara datastyrningsprogram, vore icke-invasiva, på det sätt som Bob Seiner beskriver. Ofta kommer utvecklingsinitiativ uppifrån och drivet av extern personal, utan att man på allvar involverar de berörda.

Nej förresten, ofta involverar man berörda i verksamheten, men inte för att de ska vara med och utforma arbetssätt, utan för att man ska motverka det motstånd man är rädd för från sin personal. Det är ett toxiskt synsätt som har sin tydligaste form i så kallad förändringsledning, med metoder som ADCAR, där man med en kombination av morötter och piskor ska få folk dit man har bestämt uppifrån.

Motstånd hos anställda ser man automatiskt som negativt, att man inte är förändringsbenägen. Min erfarenhet är tvärtom, att anställda har i regel kunskaper och erfarenhet och vet vad som behövs. Vad de behöver är stöd för att utveckla det de behöver, inte att någon utifrån kör över dem.

Om man möter motstånd betyder det i praktiken att man redan förlorat. Då har man redan missat sin chans att få med människorna på tåget.

Människor gillar inte förändring?

Det sägs ofta att vi människor inte gillar förändring. Det är inte sant. Det är bara en dumhet som upprepas för att försvara misslyckade förändringsinitiativ. Det kan visserligen finnas något som heter vanans makt men det är inget allvarligt hinder och går lätt att bryta. Det som vi däremot inte tål är när någon uppifrån eller utifrån redan har bestämt vad och hur, utan insikt och utan känsla. Åtminstone om vi på minsta sätt bryr oss. Då är motstånd naturligt och motiverat.

Vi skall vara rädda om våra tvärviggar i organisationen. De är de som verkligen bryr sig och tar ansvar på riktigt. Det är de som har modet.

Viljan att förändras står i direkt proportion med hur mycket man lyssnas på och får vara med och bestämma. Det är absolut nödvändigt att jobba med människorna i organisationen och inte mot dem.

Bokens innehåll

Boken täcker på sina 137 sidor det mesta om datastyrning och sägs vara den mest sålda på området. Det riktigt intressanta är dock hur han för fram filosofin om ett icke-invasivt angreppssätt.

Boken innehåller följande kapitel:

• Chapter 1: Why this book? (8 sidor)
• Chapter 2: Non-invasive data governance explained (9 sidor)
• Chapter 3: Business Value of Data Governance (10 sidor)
• Chapter 4: Planning your data governance program (16 sidor)
• Chapter 5: Best-practice development and critical analysis (6 sidor)
• Chapter 6: Roles and responsibilities – Introduction (6 sidor)
• Chapter 7: Roles and responsibilities – Operational layer (8 sidor)
• Chapter 8: Roles and responsibilities – Tactical layer (10 sidor)
• Chapter 9: Roles and responsibilities – Strategic and executive layer (6 sidor)
• Chapter 10: Roles and responsibilities – Supporting cast (6 sidor)
• Chapter 11: Data Governance tools – Common data matrix (7 sidor)
• Chapter 12: Data Governance tools – Activity matrix (6 sidor)
• Chapter 13: Data Governance tools – Communications matrix (5 sidor)
• Chapter 14: The end is only the beginning (8 sidor)

Varför ska jag läsa boken?

För att det är en bra bok om datastyrning.

Men framför allt för att den ger en syn på hur man ska jobba med förändring i en verksamhet med respekt för människorna i organisationen, för deras kunskap och erfarenhet. För att annars fungerar inga förändringsinitiativ. Det är en insikt som alldeles för ofta ignoreras, både i litteraturen och i praktiken.

Vad tänker du om det jag skriver?

Välkommen att maila mig på peter.tallungs@irm.se eller kommentera artikelns post på IRM:s linkedin.

Vill du prenumerera på denna artikelserie? Det innebär att du får ett nyhetsbrev, samtidigt som vi publicerar en ny artikel i ämnet informationsarkitektur, med länk till den senaste artikeln. Skriv ett mail till info@irm.se med namn och e-postadress. Skriv IA-artikelserie i ämnesraden.