Snabb insats för att ta fram 250 funktionskrav inför systembyte

Inför ett systembyte på ett fastighetsbolag fick IRM uppdraget att kartlägga verksamhetens förmågor och krav på funktionalitet. IRM genomförde uppdraget inom en månad – ett exempel på en liten insats med stor betydelse för kunden.

Utmaningen för Lennart Ericsson Fastigheter AB var att de haft ett system för både fastighetsinformation och ekonomi, och behövde byta till två olika system.

– Inför systembytet tänkte vi först försöka göra en kravspecifikation själva. Men vi insåg snabbt att vi behövde hjälp av någon med erfarenhet och bra verktyg. Det var naturligt att vända sig till IRM eftersom vi har samarbetat med dem länge, berättar Magnus Holmström, vd på Lennart Ericsson Fastigheter AB.

Förarbete, kartläggning och leverans på en månad

IRM gjorde först ett förarbete om verksamheten för att skapa ett diskussionsunderlag. Nästa steg var att tillsammans med kunden kartlägga förmågor och funktionskrav.

– Vi jobbade med en förmågekarta för att ringa in vilka delar av verksamheten som påverkas av systembytet. Sedan gick vi igenom varje förmåga, specificerade de funktionella kraven och vilka informationsberoenden som finns mellan till exempel hyresadministration och bokföring, säger Lena Dohrnér, verksamhetsarkitekt på IRM.

Insatsen gjordes på en månad med en arbetstid på 1–2 dagar i veckan. Från IRM deltog två konsulter och från kunden sex medarbetare. En fördel var att en av IRM:s konsulter hade erfarenhet av fastighetsbranschen och kunde ställa rätt frågor.

– Vi kom fram till 250 krav, indelade så man kan filtrera vilka krav som finns inom och mellan olika delar. Här kunde vi bidra med en förståelse för vilken information som behöver gå från det ena systemet till det andra, som kunden kanske inte tänkt på, säger Lena Dohrnér, och Magnus Holmström instämmer:

– IRM styrde projektet väldigt bra och det dök upp nyttiga frågor och tankeställare, inte bara kring kravspecifikationen utan hela verksamheten och hur vi arbetar. Jag blev också överraskad över att projektet gick så snabbt.

Slutleveransen bestod av en Visio-fil med förmågekartan och en Excel-fil med alla förmågor, vilka krav som tillhör respektive förmåga och även en beskrivning av vilka rapporter och analyser kunden behöver kunna göra.

Fördel med fysiska kartor att samlas kring

IRM använde förmågekartan Vintergatan och arbetade med fysiska kartor utskrivna i storformat, vilket har flera fördelar enligt Lena Dohrnér.

– Då kan vi stå runt papperskartorna och diskutera, rita och fånga upp behov. Den fysiska översikten hjälper också till att skapa förståelse för varandras olika områden.

För Magnus Holmström och hans kollegor var det första ”mötet” med en förmågekarta.

– Vi har inget att jämföra med, men jag tycker att Vintergatan är ett väldigt kraftfullt verktyg som har gett oss en tydlig struktur. Alla som var med fick aha-upplevelser kring hur vi jobbar och var vi har möjlighet att effektivisera.