Vi behöver modeller som integrerar fler dimensioner

Traditionella modeller inom verksamhets- och informationsarkitektur är ofta begränsade till en specifik dimension – processer, förmågor, informationsstrukturer eller IT-system hanteras var för sig. Det har länge setts som en fördel, då det ger tydlighet inom varje område. Men i praktiken skapar detta ett fragmenterat perspektiv som gör det svårt att förstå helheten. För att hantera denna utmaning har jag och mina kollegor under många år utvecklat två kompletterande modelltyper: verksamhetskartan och den rika informationsmodellen (domänmodellen). Tillsammans ger de en mer integrerad och strukturerad beskrivning av verksamheten – både ur ett strukturellt och informationsmässigt perspektiv. Den här artikeln beskriver hur dessa modeller fungerar, hur de kan användas och varför de utgör ett mer heltäckande sätt att förstå och beskriva verksamheter.

/Peter Tallungs, IRM, 2025-02-13

En verksamhet har många dimensioner

Som verksamhets- och informationsarkitekter hjälper vi våra organisationer med att skapa en gemensam förståelse för verksamheten. Men en verksamhet är aldrig enkel – den har många dimensioner. Vi kartlägger allt från organisationsstruktur, affärsmodell och processer till förmågor, verksamhetsfunktioner och it-system. Vidare behöver vi också beskriva roller, verksamhetsobjekt, begrepp, regler, integrationer, tjänster, informations- och dataflöden.

Våra verktyg för att göra detta är olika slags modeller.

De traditionella modellerna begränsar oss

De traditionella modelltyperna – processmodeller, förmågekartor, datamodeller, informationsmodeller, integrationskartor med flera – är nästan alltid avgränsade till en enda dimension. Det har länge setts som en fördel, av två skäl. För det första: vi måste hålla isär olika dimensioner. För det andra: modeller blir röriga om de visar för mycket på en gång.

Men att jobba med separata modeller som var och en bara ger en sida av verkligheten begränsar oss rejält. Vi behöver se helheter. Så hur löser vi detta dilemma? Den här artikeln visar hur.

Vi kan göra bättre!

Vi kan bli betydligt mer effektiva genom att skapa modeller som integrerar flera dimensioner i en och samma vy. Och det kan vi faktiskt göra! Tvärtemot vad som ofta påståtts.

Vi kan med bättre gestaltning hålla isär olika dimensioner i en enda modell. Det handlar om hur vi ritar, hur vi skriver och hur vi strukturerar våra modeller.

Och det finns mycket att vinna här. Den amerikanske professorn och pionjären inom informationsdesign Edward Tufte menar att alla riktigt intressanta modeller kombinerar flera dimensioner. Det är också min erfarenhet. Det är sambanden som är det verkligt intressanta.

Sedan 00-talet har jag och mina kollegor utvecklat två modelltyper som verkligen är mångdimensionella. Vi har använt och förfinat dem i olika verksamheter och sammanhang, steg för steg.

Vi har sett hur våra modeller på detta sätt bär mycket mer kunskap och får en betydligt större roll i verksamheten. Jag tror ingen som sett det i praktiken vill gå tillbaka till de gamla sätten att modellera.

Hur integrerar man flera dimensioner?

Det är dock inte möjligt att ha en enda modell som täcker allt. Vissa dimensioner går helt enkelt inte att kombinera. Vi behöver fortsatt olika typer av modeller.

Men vi bör sträva efter att kombinera det som faktiskt hör samman och som går att visa i samma vy på ett bra sätt.

Nyckeln är hur vi fortsatt håller isär dimensionerna, både i hur vi definiera dem och hur vi gestaltar dem i själva modellen.

Två övergripande perspektiv: Verksamheten i sig och dess domän

När vi jobbar som verksamhets- eller informationsarkitekter behöver vi först och främst analysera och beskriva två övergripande perspektiv av en verksamhet – båda med många dimensioner.

Det första perspektivet är verksamheten i sig – vilka delar den består av och hur de hänger ihop.

Det andra perspektivet är verksamhetens domän – allt det verksamheten hanterar.

Dessa två övergripande perspektiv rymmer var och en flera dimensioner som vi kan och bör beskriva och hantera tillsammans så mycket de bara går. För detta använder vi två modelltyper: en för verksamheten i sig och en för verksamhetens domän. Dessa kompletterar varandra och målar tillsammans upp det mesta som vi behöver.

De bygger båda på de traditionella modelltyperna, men vi har utvecklat dem så mycket – lagt till nya sätt att tänka och strukturera – att de nu blivit något helt annat. Nya verktyg i vår verktygslåda.

I det följande vill jag ge en översiktlig presentation av dessa två modelltyper.

Modelltyp 1: Verksamhetskarta

De traditionella modelltyperna beskriver olika aspekter av en verksamhet, men något viktigt saknas, verksamheten i sig. Det vill säga vilka operativa delar verksamheten består av och hur dessa relaterar till varandra och omgivningen.

Jag och mina kollegor har utvecklat en modell för just detta som jag vill kalla för verksamhetskartan.

Varför en verksamhetskarta?

Motiveringen till verksamhetskartan är att vi behöver en gemensam förståelse för verksamhetens olika skikt och komponenter, och hur de förhåller sig till varandra och omgivningen. Vi kan se det som en karta eller ritning över maskineriet, ekosystemet eller landskapet som gör att en verksamhet fungerar.

Det är inte detsamma som en förmågekarta, ty en sådan visar vad en verksamhet behöver åstadkomma. Verksamhetskartan visar hur den är uppbyggd för att göra det

När vi började rita på detta sätt för många år sedan kallade vi detta en ”rik förmågekarta” och de ingående komponenterna i den för ”verksamhetsförmågor”. Men det visade sig vara en dålig idé. Eftersom termen ”verksamhetsförmåga”, om man ska vara noga (och det ska vi!), egentligen inte står för hur en verksamhet är uppbyggd tycker jag inte att det är rätt. Ty ”verksamhetsförmåga” är ett begrepp som används tvetydigt, i minst tre olika betydelser. Jag tycker därför att vi får en större klarhet om vi kallar kartan för ”verksamhetskarta” och de ingående delarna för ”verksamhetsfunktioner”.

Vad visar verksamhetskartan?

Kartan visar således verksamhetens ”verksamhetsfunktioner”, där vi definierar en funktion som en avgränsad och autonom del av en verksamhet som kan ses som en egen verksamhet i sig. Dessa funktioner samverkar genom ”tjänster”, det vill säga erbjudanden om vad de kan tillhandahålla till sin omgivning. En funktion äger och producerar en eller flera tjänster och andra funktioner konsumerar dessa tjänster.

Observera att vi inte begränsar oss till det som tekniskt definieras som tjänster inom it-arkitektur. Vi omfattar alla slags erbjudanden från en part till en eller flera andra, oavsett teknik eller medium.

Verksamhetens skikt

Verksamheten kan delas in i tre huvudsakliga skikt:

1. Business front – funktioner som är direkt riktade mot kunder och andra externa intressenter, till exempel Marknadsföring, Kundtjänst, Försäljning och Leverans.
2. Kärnfunktioner – funktioner som utgör verksamhetens hjärta men inte har direkt kundkontakt, till exempel Produktion och Kund- och Avtalshantering.
3. Stödfunktioner – funktioner som stödjer resten av verksamheten, till exempel Ekonomi, HR, IT och Data Management.

Varje funktion har sina egna ”kunder” – andra funktioner eller externa parter som den betjänar – och sina egna ”leverantörer” – funktioner eller parter vars tjänster den använder.

It är en del av verksamheten – på riktigt

En kritisk aspekt av verksamhetskartan är att varje it-applikation betraktas som en integrerad del av en verksamhetsfunktion. På så sätt hanterar vi it, inte som en separat företeelse, utan som en integrerad del av verksamheten. Detta är mycket viktigt.

Visserligen håller idag alla med om att vi bör se it som en integrerad del av verksamheten. Men så länge vi i våra kartor och modeller ritar it för sig och verksamheten för sig är det tomma ord.

Vad kombinerar verksamhetskartan?

Verksamhetskartan integrerar följande dimensioner:

• Verksamhetsfunktioner
• Externa parter (kunder, partners, leverantörer, etcetera)
• IT-system och applikationer
• Roller
• Tjänster/Integrationer (teknikoberoende, både interna och externa)
• Datalogistik (var och av vem olika datamängder skapas, hanteras, förvandlas, distribueras och används)

Jag har skrivit många artiklar om hur en sådan karta kan se ut och hur man kan ta fram och använda den i olika sammanhang. Men märk då att jag kallat det för ”förmågekarta”, eller ”rik förmågekarta” eftersom tanken då var att vi skulle kunna bortse från den dubbla (eller trippla) betydelsen som termen ”verksamhetsförmåga” har blivit till, i vår bransch. Men nu är det dags att vara tydlig: Vi behöver lämna den olyckliga sammanblandningen bakom oss.

Verksamhetskartan ger oss helheten – det traditionella modeller saknar.

Modelltyp 2: Rik informationsmodell (även kallad Domänmodell)

Det andra övergripande perspektivet vi behöver är verksamhetens ”värld”, allt det som verksamheten behöver hålla reda på.

Det kan vara kunder, intressenter, produkter, komponenter, avtal, händelser – och deras egenskaper och regler. Det handlar om att definiera, ge namn åt och beskriva alla dessa företeelser. Men lika viktigt, att beskriva hur och var vi hanterar det data som representerar dessa företeelser.

Mer än en informationsmodell

Den här modellen har vuxit fram ur traditionell informationsmodellering. Men eftersom de data vi beskrivit i våra modeller faktiskt representerar alla de företeelser som verksamheten behöver hantera så blir det i grunden något mycket mer än en informationsmodell. Modellen kombinerar definitioner, språk, struktur och regler för allt det verksamheten hanterar – plus hur detta representeras i data förstås.

I en och samma modell samlar vi:

• Ontologi – vilka företeelser vi har och hur de hänger ihop
• Verksamhetsregler – hur vi ska hantera dessa företeelser
• Information & data – hur detta speglas av data i databaser, system, filer med mera.

På sätt och vis fångar vi på detta sätt hela den operativa logiken i en enda modell. Den beskriver inte bara datastrukturer – den fokuserar på det som data representerar.

Varför kalla den domänmodell?

Vi har länge kallat detta för en rik informationsmodell eftersom vi byggt vidare på traditionell informationsmodellering. Men efterhand har modellen kommit att beskriva så mycket mer än bara data och information.

Fokus ligger mer på verksamhetens domän – det vill säga hela den värld verksamheten hanterar. Därför är det kanske snart dags att börja kalla den för vad den egentligen är: en domänmodell.

Man kan fortfarande kalla den en informationsmodell – men bara om man förstår att den egentligen är mycket mer än så.

Vad samlar den rika informationsmodellen (domänmodellen)?

Domänmodellen samlar följande dimensioner för alla de företeelser verksamheten hanterar, inklusive deras egenskaper och relationer:

• Definitioner
• Normerade benämningar (det gemensamma verksamhetsspråket vi bygger tillsammans)
• Synonymer (förekommande alternativa benämningar)
• Datakällor
• Beskrivningar (allt som hjälper oss förstå företeelserna)
• Data i IT-system, databaser, filer, API:er med mera (som representerar företeelserna och deras relationer)
• Noteringar

Det här är modellen som fångar hela verksamhetens ”värld” i en och samma vy.

Hur använder vi dessa två modelltyper?

I så gott dom alla uppdrag vi har som informationsarkitekter börjar vi med att ta fram en verksamhetskarta. Varför? För att få en helhetsbild av verksamheten – hur allt hänger ihop.

Vi behöver förstå datalogistiken:

• Hur, var och av vem olika datamängder skapas, lagras, transporteras, distribueras, hanteras, förädlas och används.
• Vilka parter, funktioner, IT-system, tjänster och roller som är inblandade.

Verksamhetskartan blir därmed en central karta för oss som informationsarkitekter.

Men den fyller också en annan roll. Den fungerar som en kontextkarta för våra domän- och informationsmodeller. Ty en informationsmodell gäller alltid för en viss kontext – det kan vara en hel verksamhet, en enskild verksamhetsfunktion, en it-applikation, en tjänst eller en kombination av dessa.

Men verksamhetskartan är inte bara ett verktyg för informationsarkitekturen. Den är en karta över verksamheten som helhet och därmed en värdefull grund för allt analys- och utvecklingsarbete i en verksamhet.

När verksamhetskartan är på plats (eller parallellt med att vi tar fram den) utvecklar vi en eller flera informations-/domänmodeller. Varför?

• För att skapa en gemensam bild av allt verksamheten hanterar.
• För att få ett normerat och gemensamt verksamhetsspråk.
• För att koppla detta språk till det data som representerar verksamhetsobjekten och deras egenskaper.

Tillsammans ger dessa två modeller oss helheten – både hur verksamheten fungerar och vad den hanterar.