Om organisationer och personer – Fyra vanliga missar
Organisationer och personer är centrala företeelser i varje verksamhet. Men vilka begrepp använder vi för dessa? I denna artikel tar jag upp några vanliga misstag, och ger råd om bra och vedertagna begrepp.
/Peter Tallungs, IRM, 2021-11-18
Hur det brukar se ut
I de organisationer jag verkat händer det att man delat in
alla intressenter i fysiska och juridiska personer, samt haft personnummer och organisationsnummer som unikt id för respektive kategori. Jag menar att man då lyckats göra flera misstag på en och samma gång. Jag går igenom dem ett efter ett nedan.
Misstag 1: Förväxling av begreppet Organisation med begreppet Juridisk person
Det är inte alla organisationer som är juridiska personer, inte ens merparten, utan faktiskt endast cirka 40 procent av Sveriges tre miljoner registrerade organisationer. De som inte är juridiska personer utgörs främst av enskilda näringsverksamheter, de som i dagligt tal brukar kallas enskilda firmor. De är cirka 1,8 miljoner till antalet. Juridiskt och skattemässigt ingår de i den enskilda näringsidkarens person. Men de är ändå organisationer. De är ibland lite större företag, med många anställda. En och samma person kan äga flera sådana företag som till och med kan finnas på olika orter och ha olika verksamheter. Men de är inte juridiska personer.
Bland andra former av organisationer som inte är juridiska personer finns cirka 20 000 enkla bolag, 200 partrederier, 1 700 värdepappersfonder, 330 statliga enheter, 7 regionala statliga myndigheter samt cirka 6 500 verksamheter som drivs av oskiftade dödsbon. Att kategorisera alla dessa som juridiska personer blir i grunden fel.Page Break
Misstag 2: Tron att alla personer i Sverige identifieras med personnummer
Endast personer som är folkbokförda i Sverige har svenskt personnummer. Övriga som ska arbeta i landet, eller av annan anledning behöver få en registrerad identitet i Sverige, får ett så kallat samordningsnummer. Det liknar visserligen personnummer i formatet men har talet 60 tillagt till dagnumret.
(Skatteverket förklarar det så här: Samordningsnummer består liksom personnumret av tio siffror. De inledande sex siffrorna utgår från personens födelsetid med den skillnaden att man lägger till 60 till födelsedagen. För en person som är född den 23 augusti 1964 så blir de sex första siffrorna i samordningsnumret därför 640883).
Att sortera in samordningsnummer under personnummer kan synas vara en oskyldig förenkling. Men jag har varit med om att detta fått följder. Det var ett försäkringsbolag som hade företagskunder och privatkunder i samma register. De ville separera dessa genom att skapa separata register för dessa. Inte minst för att företag och privatpersoner omfattas av olika lagstiftning runt försäkring, och erbjuds olika produkter med olika skydd och olika premier. En programmerare gjorde ett sållningsfilter som baserat på om kunden hade ett giltigt personnummer blev klassad som privatperson, i annat fall som företag. Ett giltigt personnummer har, förutom en giltig checksiffra på slutet, ett giltigt datum, det vill säga de första sex siffrorna. Eftersom samordningsnummer inte klarade det testet blev alla tusentals kunder med samordningsnummer klassade som företag. Innan misstaget upptäcktes och åtgärdades blev det en hel del kostsamma och besvärliga följdfel.
Misstag 3: Tron att alla organisationer i Sverige identifieras med organisationsnummer
Eftersom en enskild näringsidkare kan driva fler än en enskild näringsverksamhet räcker det inte att använda näringsidkarens personnummer för att unikt identifiera en enskild näringsverksamhet. Enskilda näringsverksamheter identifieras därför officiellt med näringsidkarens personnummer följt av en löpsiffra, en etta för personens första näringsverksamhet, en tvåa för den andra och så vidare.
Misstag 4: Ej anpassat till kunder som inte är personer eller organisationer registrerade i Sverige
De identitetsbegrepp vi nämnt gäller endast för personer och organisationer registrerade i Sverige. Om vi har intressenter som saknar en svensk identitet behöver vi ha mer generella namn på våra id-begrepp samt kvalificera dessa med vilket land som utfärdat identiteten.
Hur ska man göra då?
Jag brukar göra så här när det handlar om verksamheter med endast svenska intressenter.
Och så här när intressenterna är internationella.
Det här kan kanske tyckas petigt, det är lättare att bara fortsätta göra som alla andra. Vi är sociala varelser så ibland tror vi att det som alla gör är korrekt bara för att alla gör så. Men det är ett farligt gruppbeteende. Om vi inte kan klara av att fixa det som är enkelt att få ordning på, hur ska vi då kunna reda ut det som verkligen är svårt? Som modellerare är vi ansvariga för begreppen. Då behövs det att vi anstränger oss att använda de termer som korrekt representerar de företeelser vi modellerar.
Andra intressenter än organisationer och personer
Det jag inte berört här är hur man tänker när man behöver hantera andra intressenter än organisationer eller personer. Ibland vill man se delar av en och samma organisation som olika kunder. Jag har varit med om följande situation i en verksamhet. Vi hade två bröder som kunder. De hade registrerat en firma ihop men sedan gått skilda vägar. De drev separata verksamheter, men hade ändå stannat kvar i samma firma. De hade inte talat med varandra på 20 år och ville absolut inte ses som en och samma kund. Ett annat fall är hur man i försäkringsvärlden ser hushållet som kund. För privat sakförsäkring som till exempel villa-/hemförsäkring och motorfordonsförsäkring är det i de flesta situationer ointressant just vem i familjen som faktiskt står som försäkringstagare. Jag minns knappt inte ens om bilen och villan står på mig eller min partner. Därför är det vanligt att man inom privat sakförsäkring ser hushållet som kund mer än den person som råkar vara försäkringstagare. Men detta är en annan historia.
Vad tycker du?
Jag har säkert missat någon aspekt. Du får gärna komplettera eller rätta om du anser det.
/Peter Tallungs, IRM
