Sjutton missuppfattningar om arbetet med verksamhetens begrepp
Som informationsarkitekter behöver vi arbeta med verksamhetens begrepp, både benämningar och definitioner. Men vi har stött på många missuppfattningar om hur det ska gå till. Här är min favoritlista.
Missuppfattning 1: Namn och definitioner är inte så viktiga
Det är inte alla som förstår att det är viktigt för en verksamhet hur man arbetar med det gemensamma språket. Hur centralt det är att man har bra gemensamma begrepp med korrekta och tydliga namn, och bra definitioner på saker och ting. Inte bara på företeelser (entiteter) utan också på egenskaper (attribut), relationer, möjliga egenskapsvärden, dataelement med mera.
Ofta har man inte när man definierat en verksamhetsfunktion eller informationsmängd gjort ett aktivt valt namn utan bara accepterat vad det råkar heta i ett it-system. Eller så har någon bestämt att man ska ha ett namn som är på modet och låter tjusig, men som inte säger vad det är. Det är även mycket vanligt att man tagit en mycket allmän term och låst den i en specifik betydelse.
Jag har ibland sett att arkitekter har tyckt att detta varit okej, och inte tyckt det varit viktigt. Det enda man krävt är att de namn som satts ska användas konsekvent.
Allt inte se värdet i bra benämningar och definitioner underminerar vår gemensamma förståelse och förstör vårt verksamhetspråk i stället för att vårda och utveckla förståelse och språk. Jag kan nästan inte tänka mig något effektivare sätt att begränsa en verksamhet i det långa loppet. Ty utan ett effektivt gemensamt språk kommer vi hela tiden att prata förbi varandra och sent bli varse att vi inte har menat samma saker.
För att läsa mer om vikten av namn och definitioner, se tidigare artikeln ”Om det viktigaste du gör som informationsarkitekt – Arbetet med verksamhetens begrepp och språk, 2022-05-12”
Missuppfattning 2: Namn och definitioner ingår inte i informationsmodellering
Det händer att de som informationsmodellerar inte förstår att en kärna i informationsmodellering är verksamhetens begrepp, och att vi därför hela tiden måste arbeta med namn och definitioner.
Det är inte så konstigt att den uppfattningen florerar när arbetet med definitioner och benämningar sällan eller aldrig ens berörs på kurser eller i böcker om informationsmodellering.
Missuppfattning 3: Namn och definitioner är något vi bör överlåta åt verksamhetsexperter
Många gånger har de som tagit fram informationsmodeller låtit folk i verksamheten ta fram namn och definitioner. Man har tyckt att det är deras jobb. Det fungerar inte. De har sällan den kompetensen.
Verksamhetskunniga av olika slag behöver naturligtvis vara djupt involverade i arbetet, men det krävs en särskild kompetens, erfarenhet och överblick för att leda och facilitera arbetet med terminologin. Det är svårt att tänka sig att man kan jobba med informationsmodellering på ett bra sätt utan att i grunden jobba med begrepp och termer.
För att läsa mer om hur man inte ska göra, se tidigare artikeln ”Historier från dataträsket 1 – Hur jag lärde mig att verksamhetsexperter inte kan allt, 2022-03-31”
Missuppfattning 4: Det spelar inte någon roll vilka namn som väljs, bara de är unika
Ofta när man överlåtit till verksamhetsfolk att sätta namn har man inte lagt någon som helst värdering på vilka namn som valts. Vilket namn som helst duger, bara det sedan används konsekvent. Det är ett sätt att helt missförstå betydelsen av namn, att bara se dessa som unika identifierare utan att de behöver förmedla någon betydelse.
Vilka namn vi väljer på saker och ting styr i hög grad hur vi kan tänka om dessa ting. Därför är det viktigt att noga överväga vilka namn man väljer.
Missuppfattning 5: Vi har en ordlista (glossary). Det är platsen för namn och definitioner
Många verksamheter nöjer sig med en ordlista. Det är bättre än inget alls. Men det finns svagheter med detta jämfört med att använda en informationsmodell.
- En ordlista har oftast bara nominella definitioner
Den ger endast ordförklaring. Det vill säga att den förutsätter att man redan fullt och fast förstår den företeelse termen betecknar. Jämför med ett lexikon som även förklarar företeelsen i sig. Vi behöver mer än ordförklaringar. Vi behöver mer som ett lexikon, som vi kan slå upp i för att förstå företeelserna. - En ordlista har ingen annan struktur än en alfabetisk ordning
Företeelser behöver förstås och förklaras i samband med andra närliggande företeelser. Det är den grundläggande idén inom begreppsanalys. Därför är en tematisk ordning mycket effektivare än en alfabetisk ordning, när man verkligen vill dokumentera något. En informationsmodell kan (och bör) byggas upp och struktureras ämnesområde för ämnesområde. Allt om och runt ”Kund” beskrivs tillsammans, allt om ”Produkt” beskrivs tillsammans. Varje ämnesområde beskrivs utförligt både med grafik och text.Sedan är det förstås lämpligt att ha ett alfabetiskt index för att snabbt hitta förklaringen på en term. Indexet leder en till den plats där termen beskrivs, i sitt sammanhang. - Arbetet med att informationsmodellera kan inte isoleras från arbetet med att arbeta med termer och definitioner – om bägge ska göras bra
De bägge uppgifterna behöver ske helt integrerat, och är därmed i praktiken ett och samma arbete.Därför bör informationsmodellen vara mycket mer än en modell över informationen. Den beskriver de facto allt som verksamheten hanterar, inklusive språket för detta, verksamhetsreglerna och informationen som behövs för att representera detta.Allt detta gör att en bra informationsmodell, uppbyggd tematiskt ämnesområde för ämnesområde, är den bästa beskrivningen av det som verksamheten hanterar och hela terminologin för detta. Och jag vill gå ännu längre. En sådan informationsmodell är, rätt utformad, den bästa arbetsplattformen för att kontinuerligt och hållbart vårda och utveckla den gemensamma förståelsen och terminologin.Men detta förutsätter att informationsmodellen är mer än ett diagram. Vi behöver även strukturerad text som en integrerad del av modellen; för definitioner, beskrivningar, regler, noteringar med mera.
Missuppfattning 6: Namn och definitioner är redan bestämda, så vi kan inte röra dem
Så är det ofta och det är så klart ett hinder. Men om man alltför starkt värnar om staus quo riskerar man att låsa fast sin organisation i en dålig och missledande terminologi som skadar verksamheten permanent. Det är viktigt att förstå att det inte bara är verksamheten i sig som behöver utvecklas kontinuerligt utan även språket om verksamheten.
Sättet att komma runt denna låsning är att inte kräva konsistens som första princip, det vill säga att allt måste heta lika överallt utan undantag. Ty detta är säkraste sättet att låsa en verksamhet i en limbo. Vi behöver alltid hantera synonymer. Vi kan således förorda ett nytt bättre namn som norm i stället för ett som inte fungerar, men samtidigt hantera att det gamla ingrodda namnet vilket får leva kvar som en synonym.
Missuppfattning 7: Namn och definitioner ska vi sätta en gång för alla. Sedan får de inte röras, utom i mycket speciella fall
Liknande problem som föregående. Vi måste i vårt arbete hantera att saker utvecklas, att saker ändras i sig själva eller att vi når en bättre förståelse så småningom. Allt ska kunna ändras, och det måste vi ha arbetssätt och mekanismer för att hantera på ett kontrollerat sätt.
Det är klart att det kan vara frustrerande att behöva ändra saker som redan är bestämda. Men motsatsen är värre, att vara låst vid tidigare beslut och vara tvungen att bara fortsätta gräva ner sig mer och mer i ett dåligt spår. Utveckling är och måste vara agil och iterativ.
Vi hanterar ändringar genom att versionshantera modeller. På så sätt kan man ändra en modell utan att allt som är baserat på denna behöver ändras. I längden vill man ju förmodligen anpassa implementationer till den senaste versionen av modellen, men man har sålunda en frihet att bestämma när och om man ska anpassa. I en föränderlig värld kan inte allt vara helt synkat i varje läge. Vi behöver kunna hantera detta på ett bra sätt.
Missuppfattning 8: Namn och definitioner ska fastställas av en nämnd
Det är ett vanligt förfarande att ha en nämnd som ska godkänna och besluta om namnförslag, men i min mening är detta dysfunktionellt. Att någon gör jobbet men andra bestämmer är en förlegad tayloristisk syn på arbetets organisation som vi bör lämna. (Taylorismen bygger på att vissa personer har förståelse och andra personer ska bara utföra sina uppgifter mekaniskt utan att ifrågasätta.) Det är de som hela tiden jobbar med benämningar och betydelser som har bäst förutsättningar att väga in olika synpunkter och att besluta om ändringar. Det vill säga vi som modellerar, vi som har eller bör ha kunskaper om hur man jobbar med begrepp och språk, vi som dagligen funderar och diskuterar med olika parter. Vi behöver löpande tillsammans med de som är närmast involverade i varje område besluta. Och även kunna ändra oss när vi kommer till bättre insikt. Det är inte sannolikt att en nämnd har bättre förutsättningar för detta än vad vi har.
Sedan är det förstås så att vi måste ha byggt upp ett förtroende för att ha detta viktiga ansvar. Ett förtroende som kan brytas om vi inte sköter det bra.
Missuppfattning 9: Sammanblandning av definition och beskrivning
Jag ser ofta att de som försöker skriva definitioner i stället skriver beskrivningar av olika slag, och inte riktiga definitioner. En definition är en ordföljd man kan sätta i stället för namnet. Beskrivningar behövs ofta också, men det är något som kompletterar en definition, inte ersätter.
Missuppfattning 10: Vi behöver bara bry oss om ”tekniska” namn
På it-sidan finns det ofta en föreställning om att man på insidan av en applikation eller en databas har namn som bara har en teknisk funktion. It-utvecklare tycker att vad samma företeelser heter i användargränssnitt och rapporter, där verksamhetsfolk möter dem, är en annan sak. Man vill inte skapa ett beroende och man tycker att man alltid kan översätta fram och tillbaka. Detta är en grundläggande missuppfattning som skapar en effektiv kommunikationsbarriär mellan verksamhet och it.
Verksamhet och it bör sträva efter att ha samma namngivning så långt det går och så långt vi gemensamt kan styra. Modeller och språk är ju till för att vi ska ha en gemensam förståelse och en effektiv kommunikation, tvärs över gränserna. Om vi vid en integration översätter bara en term kan det tyckas som en liten sak, det ökar friktionen i kommunikationen men obetydligt. Men när vi gör det med tusentals termer ökar friktionen i kommunikationen plötsligt dramatiskt. Och allt saktas ner.
I vissa sammanhang behöver vi korta namnen, för att tekniska miljöer inte klarar å, ä, ö eller skiljetecken. Vi bör då ha tydliga regler för hur man transkriberar.
Missuppfattning 11: Vi har ett affärssystem som har en fastställd terminologi. Då är det redan klart
Att inte själv äga och kontrollera sin terminologi är att släppa kontrollen över en central aspekt av sin verksamhet. Tro inte på leverantörer av standardsystem som säljer in dessa som att ni köper in er i en etablerad branschstandard som är ”best practice”. Något hyfsat heltäckande sådan finns inte, utanför väldigt smala områden. Har vi standardsystem måste vi ändå ha egna modeller och en egen terminologi.
Missuppfattning 12: Vi har en industrimodell som ger oss en terminologi som också är en standard för en hel bransch
Detta är en vanlig missuppfattning. Det finns industrimodeller som säljs in med anspråk på att kunna användas internt, med en lättare anpassning. Men antingen är de begränsade till enbart kommunikationen mellan parter inom ett smalt ämnesområde, ibland inom en specifik bransch, ibland tvärs över flera branscher. Eller så är de bredare, men då mer av bygglådor som man kan använda som inspiration för att bygga sin egen terminologi. Vilket man inte kan göra om man inte först skaffar sig dökoll på sin egen verksamhet i alla dess detaljer och egenheter, det vill säga att man modellerar.
Egenheterna i verksamheten kan vara motiverade eller onödiga. I vilket fall måste vi förstå och hantera dem. De onödiga kan vi kanske avveckla så småningom, men inte förrän vi fullt ut förstår dem, och då verkligen förstår att de är onödiga och hur vi ska kunna avveckla dem. Inget av detta kan en industrimodell hjälpa oss med.
Du kan aldrig köpa en färdig modell, ty den är värdelös om den inte representerar er gemensamma förståelse. Och en gemensam förståelse får vi genom att själva modellera. Det är alltså vägen som är mödan värd. Modellen är bara värd något så länge den representerar vår gemensamma förståelse. Gemensam förståelse kan inte köpas.
Flera svenska banker och försäkringsbolag har köpt in industrimodeller och försökt implementera dem. Några har gett upp efter ett tag. Andra har framhärdat och har på så sätt skadat sitt språk och sina möjligheter att verkligen bygga en gemensam förståelse.
En del hävdar att man kan använda en industrimodell som en inspiration till sin egen modell. Det är sant, men i så fall handlar det inte om att implementera industrimodellen. Vi kan och bör alltid inspireras av modellmönster från olika källor. Jag tycker inte att de industrimodeller jag sett har varit särskilt bra källor för detta, men om någon är av annan åsikt så låt gå för det. Men det handlar då inte alls om att implementera industrimodellen i den egna verksamheten. Ty att inspireras av något i en standard är inte samma som att implementera standarden.
Missuppfattning 13: Det är viktigt att samma namn används överallt. Det får inte förekomma avvikande benämningar
Vi behöver alltid hantera synonymer, vanligen många sådana. Varje system, varje integration, varje fil brukar ha sina egna benämningar. Ibland är de ganska korrekta, ibland är de djupt missvisande. Ofta har någon programmerare varit tvingad att på kort tid och utan hjälp hitta på ett namn och det har kanske inte blivit så bra.
I vilket fall måste vi dokumentera dessa synonymer. Vad de heter i ett visst sammanhang. De dåliga benämningarna kan vi kanske med tiden arbeta bort. Men vi kan inte veta när det kan ske. I vilket fall måste vi dokumentera och hålla koll på dessa.
Det finns i branschen ofta en dröm om enhetlighet. Men säg att vi i en rosa framtid verkligen lyckats etablera konsekventa benämningar överallt, att vi har fått en helt konsekvent verksamhet tvärs igenom. Då köper vårt företag upp ett annat och slår ihop dessa. Återigen har vi inkonsistens. Dessutom behöver vi ju alltid interagera med parter utom vår kontroll, såsom partners, leverantörer, outsorcade funktioner, myndigheter, branschnätverk med mera. Så drömmen om en total enighet är fåfäng. Vi kommer alltid att behöva hantera synonymer, homonymer, och inte bara det utan även olika strukturer som behöver samverka. Speciellt i en föränderlig värld där utveckling sker kontinuerligt.
Missuppfattning 14: Namn ska vara korta
Förr var det viktigt att namn var korta, av tekniska skäl. Vanliga databaser klarade inte så många tecken. Idag har det ingen praktisk betydelse. Det viktiga är att namnet är användbart i så många sammanhang som möjligt, vilket innebär korrekt och så begripligt som möjligt. Med detta sagt är det ju naturligtvis så att om vi har två annars likvärdiga alternativ att välja mellan så är det kortare att föredra. Men endast då.
Fast vi kan behöva förkortningar också, för användning i vissa sammanhang, till exempel för att rymmas som rubriker i smala i rapportkolumner.
Om vi i det längsta undviker förkortningar i övrigt, slipper vi ta fram och underhålla standarder för hur vi förkortar på ett gemensamt sätt.
Missuppfattning 15: Namn ska vara ett ord
Namn behöver ofta vara två eller flera ord i följd för att bli korrekta och tydliga. Det ska inte vara något problem. Ibland ser man att man skriver ihop namn enligt standarden ”camel casing” som är vanlig i programmeringsspråk. Exempel: ”AnsokanDatum”, ”ProductStatus”. Det är varken korrekt svenska eller engelska, utan är något som smittat av sig från programmeringsspråk.
Missuppfattning 16: Vi ska ha engelska namn internt i alla system även om organisationen är svensk och verksamhetsspråket är svenska
Programmerare använder ofta engelska internt i programkoden, filer, databaser och api:er, både för att namnge tekniska strukturer och för att kommentera koden. Ibland ser man hur detta sprider sig till hur man namnger verksamhetstermerna i programkod, och även i tjänster och liknande.
Detta får till resultat i helsvenska verksamheter att vi får en gemensam överenskommen och genomtänkt terminologi på verksamhetens språk, det vill säga svenska. Och att vi så snart vi tittar i programkod, tjänstebeskrivningar och filer hittar en helt annan terminologi. Ibland med en blandning av amerikansk och brittisk engelska, ofta med amatörmässigt översatta termer. Till exempel försäkringsverksamhet skiljer sig ofta i terminologi mellan europeisk och amerikansk.
Eftersom programtekniska termer namnges på engelska, tror man att man är konsekvent då man även namnger verksamhetstermer i programkoden på engelska. Men i själva verket har man offrat en viktig konsekvens, den mellan det gemensamma verksamhetsspråket utanför programvaran och det inuti densamma. Man tror sig ha fått en konsekvens, men endast där den inte har något värde, endast i just den specifika programkoden, och där mellan de mer programtekniska termerna och verksamhetstermerna.
Missuppfattning 17: Arbetet med begrepp är något för professionella terminologer, inget vi informationsmodellerare ska syssla med
Det är sant att det är en styrka att ha tillgång till en terminolog och att samarbeta med en sådan runt benämningar och definitioner. Men det betyder inte att jag som informationsmodellerare kan släppa det hela. Vi behöver jobba ihop, nära och interaktivt. Oftast har jag inte tillgång till en terminolog. Då måste jag själv fungera som en sådan. I vilket fall som helst måste jag vara lite av terminolog själv.
Håller du med?
Din favoritlista med missuppfattningar ser kanske annorlunda ut. Du kanske vill lägga till någon eller har en annan uppfattning. Låt höra! Om vi byter erfarenheter och åsikter så blir vi tvungna att reflektera. Då utvecklas vi.
