Informationsarkitektens bokhylla – del 12: En introduktion till systemsteori

Systemteorin hjälper oss att förstå komplexa sociala system, och att en verksamhet kan ses som ett komplext socialt system. Boken Thinking in Systems är en introduktion till systemteori och erbjuder en grundläggande teoretisk ram som enterprisearkitekturen har saknat. Vi kan aldrig riktigt förstå eller styra vår verksamhet. Men vi kan, som Donella Meadows sa, dansa med den!

/Peter Tallungs, IRM 2023-10-05

En bok om systemteori

Det här är sista boktipset i serien Ur informationsarkitektens bokhylla. Tipsen har hittills varit sådant som jag tänkt som särskilt intressanta just för informationsarkitekter. Just detta tips kan dock riktas till precis alla som jobbar med verksamhetsutveckling, i vilken form som helst.

Varför systemteori?

Ett system är en avgränsad del av världen, som vi väljer att betrakta som en helhet, någorlunda avskild från omgivningen. Systemet består av komponenter som också är system.

En del systemteoretiker studerar komplexa sociala system. Det är alla slags sammanslutningar där människor ingår, som familjer, samhällen, föreningar, företag och andra verksamheter eller delar därav.

Enterprisearkitektur som ju handlar om hur man kan förstå och utveckla verksamheter saknar, som ibland påpekats, en sammanhållen bakomliggande teori. Området lider därmed av att vara ett hopkok av olika idéer som var och en kan ha värde men utan någon gemensam förankring.

Det finns de som vill vända sig till systemteorin för att få den grund som enterprisearkitektur så länge saknat. Jag hör till dem.

Inom enterprisearkitekturen är vi ju särskilt inriktade på verksamheter av olika slag, eller delar därav, som vi kan kalla verksamhetsförmågor. I denna artikel skriver jag ”system” genomgående, men tänk då på det system som din verksamhet är, eller den del av din verksamhet du jobbar med.

Donella Meadows

Donella (Dana) Meadows var en inflytelserik systemteoretiker från 70-talet och framåt. Hon var forskare på MIT, skribent och lärare samt grundare av Academy for Systems Change. Hon är vida citerad med precisa och insiktsfulla formuleringar om hur vi kan förstå system.

Efter det att Donella Meadows hastigt och oväntat gick bort 2001 sammanställde hennes kollega Diana Wright hennes efterlämnade manus till denna bok Thinking in Systems.

Bokens innehåll

Boken har tre delar med två till tre kapitel i varje.

Del 1: System Structure and Behavior (64 sidor)

En grundläggande genomgång av vad ett system är. Ett system är ett antal företeelser – människor, celler, molekyler eller vad som helst – sammanlänkade på ett sådant sätt att de producerar ett eget mönster av beteende över tid. Dess kapitel går igenom hur olika flöden påverkar systemet och ger beteenden över tid.

Del 2: System Systems and us (60 sidor)

Om hur system kan fungera så bra som de gör. Hur de kan vara resilienta, det vill säga klara påfrestningar utan att gå sönder. Varför system måste var självorganiserande och autonoma, och uppbyggda av delsystem som också är självorganiserande och autonoma. Vidare berörs allmänna lagar som styrsystem, samt fällor att se upp med då man studerar eller hanterar system.

Del 3: Creating Change – Systems and in our philosophy (42 sidor)

Handlar om hur vi kan tänka för att påverka och förändra system.

Donella Meadows citerar Thomas Kunh om paradigmet; hur trögt det är att bryta med ett förhärskande paradigm och hur det går till. Det är ett hårt och envist arbete. Vi måste ge oss ut i det okända och stå ut med allt vi inte vet. Vi kan inte veta precis vad vi ska göra. Men vi kan som Donella Meadows så träffande uttrycker det ”Dansa med systemet!”.

I bokens sista kapitel ”Living in a World of Systems” utvecklar hon det hon är mest känd för; vad det innebär att ”dansa” med ett system. Det var något hon först utvecklade i en artikel som publicerades i Timeline Magazine, mars 2004. Detta kapitel är bokens verkliga höjdpunkt, sprängfyllt med det som Donella Meadows är känd för, sin visdom uttryckt i pricksäkra, ofta citerade, formuleringar.

I mitt exemplar av boken är varje sida i detta kapitel fylld med tredubbla understrykningar. Donella Meadows är den som på djupet förstått vad systemtänkande är och lyckades fånga och förmedla det i text. Jag ska försöka förmedla hennes tankegång i resten av denna artikel.

”Dancing With Systems”

Vi vill gärna tro att om vi bara är skickliga, använder rätt metod och tänkesätt, så kan vi kontrollera och styra ett system dit vi vill, till exempel vår verksamhet. Men det är ett feltänk. Självorganiserade icke-linjärt återkopplade system är till sin natur oförutsägbara. De går inte att kontrollera. Systemen kan förstås bara på det mest allmänna planet.

Om vi tror att vi ska kunna se in i framtiden och perfekt förbereda oss för vad som ska komma är vi inte realistiska. Att få ett komplext system att göra precis vad vi vill att det ska göra kan bara tillfälligt lyckas, i bästa fall. Vi kan aldrig helt förstå vår värld, inte på det sätt vår reduktionistiska vetenskap har lett oss till att förvänta. Men vad ska vi då göra?

Donella Meadows formulerar det så här:

”Om du inte kan förstå, förutse och styra, vad finns det då att göra?

Jo, där finns massor vi kan göra, fast ett annat slags ”görande”. Framtiden kan inte förutses, men vi kan ha en vision och vi kan bringa visionen till verklighet. System kan inte kontrolleras, men de kan designas och omdesignas. Vi kan inte röra oss framåt i världen utan att råka ut för överraskningar. Vi bör förvänta oss överraskningar och lära från dem och även dra nytta av dem. Vi kan inte tvinga vår vilja på systemet.

Vi kan lyssna på vad systemet talar om för oss och upptäcka hur dess egenskaper och våra värderingar kan jobba tillsammans för att bringa fram något vida bättre än vad som skulle kunna skapas av vår vilja allena.

Vi kan varken kontrollera eller förstå system. Men vi kan dansa med dem!”

Donella lärde sig att på detta sätt ”dansa” när hon forspaddlade, jobbade i trädgården, spelade instrument eller åkte skidor. Alla dessa saker kräver att man håller sig vaken, är uppmärksam, deltar fullt ut i vad som händer och svarar på feed-back.

Så här dansar du

Så här beskriver hon vad det innebär att ”dansa med systemet”:

1. Get the Beat of the System

Innan du agerar, ta dig tid att studera systemet och se hur det beter sig. Fördjupa dig i dess historik och fråga personer som har en lång erfarenhet om tidigare händelser. Gå på fakta snarare än teorier. På så sätt undviker du att alltför kvickt dra felaktiga slutsatser.

2. Expose Your Mental Models to the Light of Day

Ta fram tydliga explicita modeller som illustrerar dina antaganden. Bjud in andra att utmana din förståelse och lägga till sina egna insikter. I stället för att förespråka en enda möjlig tolkning, försök att samla så många som möjligt. Testa era tolkningar mot verkligheten.

3. Honor, Respect, and Distribute Information

Informationens flöde är det som håller ihop ett system. De flesta problem i ett system uppstår på grund av försenad, partisk, fragmenterad eller saknad information. När vi åtgärdar detta, åtgärdar vi hela systemet.

4. Use Language with Care and Enrich It with Systems Concepts

Hur vi uttrycker oss och vilka termer vi använder har stor betydelse. Nästan alla våra informations-strömmar består av språk. Våra mentala modeller är till största delen verbala. Vi behöver sluta förvränga vårt språk genom att inte tydligt definiera de termer vi använder. Likaså bör vi inte heller slarva med hur vi använder termerna.

Vi behöver också utöka vårt ordförråd inom systemteorin för att bättre kunna hantera komplexiteten i systemet.

5. Pay Attention to What Is Important, Not Just What Is Quantifiable

Vår samhällskultur är besatt av siffror. Det finns en utbredd föreställning om att det vi kan mäta är av större vikt än det omätbara. Inget kan vara mera fel! Om vi förnekar existensen av något bara för att det inte går att mäta så blir våra modeller grovt missvisande.

6. Make Feedback Policies for Feedback Systems

Vi behöver skapa feedback-loopar i vår verksamhet för att kunna utvärdera om vi rör oss i rätt riktning. Dessutom behöver vi meta-feedback-loopar, det vill säga loopar som vi kan använda för att finjustera och utveckla våra feedback-loopar. På detta sätt integrerar vi en kontinuerlig lärprocess i våra styrningsprocesser

7. Go for the Good of the Whole

Det är lätt hänt att vi fokuserar på att maximera enskilda delar av ett system och därmed missar helheten. Lägg inte möda på att optimera något som inte alls behöver göras. Sikta på att förbättra systemets alla egenskaper, inklusive faktorer som tillväxt, stabilitet, diversitet, resiliens och hållbarhet – oavsett om dessa är lätta att mäta eller inte.

8. Listen to the Wisdom of the System

Stöd och uppmuntra de faktorer och strukturer som hjälper systemet att fungera i sig självt. Lägg märke till att många av dessa strukturer återfinns längst ner i organisationens hierarki. Var varsam så att du inte oavsiktligt stör systemets förmåga att vara självjusterande. Innan du rusar in för att försöka förbättra saker och ting, lägg märke till värdet av det som redan existerar och fungerar.

9. Locate Responsibility in the System

Iaktta hur dagens system skapar sitt eget beteende. Lägg märke till de händelser som triggar ett specifikt beteende i systemet i stället för ett annat. Utforma systemet så att ansvar integreras, vilket innebär att den som har befogenhet att fatta beslut också tydligt och direkt kan förstå konsekvenserna av dessa beslut.

10. Stay Humble – Stay a Learner

Lyssna noga på både din intuition och ditt rationella tänkande. Använd båda dessa källor till insikt, men var beredd på överraskningar. Våra mentala modeller är alltid ofullständiga, eftersom världen är komplex och det finns mycket vi ännu inte vet.

När du står inför okunskap, bör du inte försöka låtsas att du vet svaret eller ignorera osäkerheten. I stället bör du använda det som en möjlighet att lära dig. Det bästa sättet att lära sig är genom att experimentera, göra försök och acceptera att misstag kan inträffa. I en värld med komplexa system är det inte alltid lämpligt att följa strikta och oföränderliga direktiv. Att bara ”hålla kursen” är en bra strategi endast om du är helt övertygad om att du är på rätt väg.

Att låtsas ha kontroll när du egentligen inte har det är inte bara ett recept för misslyckande, det hindrar också möjligheten att lära sig av sina misstag och att utvecklas. Det bästa sättet att lära sig är genom små steg, kontinuerlig monitorering och vara beredd på att ändra riktning så snart du ser vart det leder.

11. Celebrate Complexity

Världen är av sin natur komplex. Saker och ting självorganiserar sig och utvecklas över tid. Vi människor har ofta en tendens att vilja se linjära framsteg över kurvor, hela tal över decimaler, enhetlighet över mångfald, och fakta över gåtor.

Men vi kan också välkomna och uppmuntra självorganisation, oordning, variation och mångfald, för det är så livet och utveckling ser ut.

12. Expand Time Horizons

Ofta fokuserar vi på det korta perspektivet, där en investeringskostnad ska skrivas av på en viss tid. Men vi ska inte glömma bort den längre tidshorisonten. Olika tidsramar är sammanflätade med varandra. Det vi gör idag har en påverkan som sträcker sig över årtionden framåt. Idag ser vi konsekvenserna av åtgärder som vidtogs för decennier och århundraden sedan.

13. Defy the Disciplines

Oavsett vad du har studerat, vad dina böcker säger eller vad du anser dig vara expert på, är det viktigt att följa systemet vart det än leder dig. Resan kommer med största sannolikhet att korsa disciplingränser.

Vi behöver vara mer än bara ”tvärdisciplinära” om termen innebär det den vanligtvis gör, det vill säga att man samlar personer från olika områden i samma rum och låter dem kommunicera utan att egentligen lösa några problem. Tvärdisciplinärt arbete fungerar endast när det finns ett verkligt problem att lösa och när personer från olika områden är mer engagerade i att lösa problemet än att upprätthålla akademisk korrekthet. De behöver kunna gå in i ett ”learning mode”, och de behöver kunna erkänna att de inte vet allt och vara öppna för att lära av varandra och av systemet.

14. Expand the Boundary of Caring

Du behöver utvidga inte bara din tids- och tankehorisont, utan även gränserna för din omsorg, inklusive vilka du bryr dig om och vad du bryr dig om. Det finns naturligtvis moraliska argument för detta, men om moralen inte övertygar dig finns det också praktiska skäl. Inget system är helt separerat från sin omgivning. Det du gör har alltid en påverkan som sträcker sig bortom det omedelbara.

15. Don´t Erode the Goal of Goodness

Ofta har man har höga ambitioner i början av ett yrkesliv, i uppstarten av ett företag eller i uppstarten av ett större projekt. Sedan sjunker ens egna förväntningar. Det är en fallgrop! Systemtänkande kan inte i sig hjälpa dig att undvika den fällan; det handlar snarare om att vårda och upprätthålla stolthet, glädje och själ i det man gör.

Varför ska jag läsa boken

Denna bok är en introduktion till systemteorin. Dess främsta värde finns i det avslutande kapitlet, där vi blir bekanta med Donella Meadows insikter och formuleringar om hur vi bör tänka när vi utvecklar våra verksamheter. Det är det mest kloka jag någonsin stött på.