Vad modellering egentligen handlar om

Att verkligen behärska ett område handlar inte om att kunna alla detaljer. Det handlar om att ha en djup förståelse för ämnets fundamentala grunder. För arkitektarbetet har det att göra med modellering. Vad är det vi egentligen gör när vi modellerar? Jag tror att en bättre förståelse för det kan ge vårt arbete både större skärpa och mening.

Vad är en modell?

För att närma oss modelleringsarbetets djupare mening behöver vi först stanna upp och reflektera över på vad en modell egentligen är och hur vi interagerar med en modell, både som individer och tillsammans.

Den enklaste definitionen av en modell är att den är en abstrakt representation av något. Med abstrakt menas att en modell aldrig kan vara en fullständig avbildning av detta något. Den är alltid en förenkling. Den lyfter fram det som anses viktigt i sammanhanget och döljer annat. En modell visar alltså inte ”verkligheten”. Den ger en förenklad bild, användbar i ett syfte.

Som verksamhets- och informationsarkitekter modellerar vi olika slags företeelser i våra verksamheter.

När vi hör ordet modell så ser vi nog framför oss någon form av artefakt, alltså något i sinnevärlden, skapat av människor, som framträder materiellt för våra sinnen. I våra sammanhang är det oftast en graf, med eller utan medföljande text.
I andra sammanhang kan det vara något fysiskt, som en byggnadsarkitekts tredimensionella modell av en byggnad eller en formgivares modell av en produkt, det som ofta kallas mock-up.

Mentala modeller

Men termen ”modell” kan också ha en bredare innebörd. Den kan stå för något som inte är en artefakt, varken på papper eller skärm, utan något som endast existerar som en föreställning i mitt huvud, hur jag uppfattar och förstår något.

Även detta är ju en modell, i meningen att det det är en abstrakt representation av något, fast denna gång bara i hjärnans mjukvara. Vi kan till exempel prata om en affärsmodell, tankemodell eller styrmodell utan att den behöver vara illustrerad eller nedskriven någonstans. Den finns ändå där, som en struktur för hur vi förstår något. Vi kan kalla en sådan inre föreställning för en mental modell.

Mentala modeller är centrala för allt tänkande

Vi bär på en myriad av sådana strukturer av förståelse i våra hjärnor, som vi kan kalla för mentala modeller. Jag har till exempel en ganska klar uppfattning av min bostads olika rum, hur de hänger ihop och vilka egenskaper de har, en modell jag kan plocka fram ur huvudet när jag behöver. Eller hur tunnelbanenätet i stan sträcker sig. Eller processen för hur man får till en perfekt Janssons frestelse. Och så finns där också de mer abstrakta sakerna: en, låt gå, lite dimmig uppfattning om Sveriges styrelseskick, kvantmekanikens elementa, grundläggande ellära eller hur den politiska utvecklingen ledde fram till trettioåriga kriget.

För att inte tala om den bild jag har av varje människa jag har någon relation till. Vad hen gillar, vilken bakgrund hen har, vilka egenheter och ambitioner som driver hen. Jag bär till och med på en modell av mig själv, vad jag tycker om, och förhoppningsvis någon slags förment förståelse av mina styrkor och svagheter.

Låt oss kalla alla dessa mer eller mindre komplexa, ofta fantastiskt komplexa, föreställningar vi har för mentala modeller. Detta är något helt centralt för oss människor, liksom för alla djur. Alla kännande organismer, hur primitiva de än är, måste ha någon form av uppfattning om omvärlden och om sig själva. För att kunna ta emot och tolka sinnesimpulser behöver det finnas en modell i nervsystemet för att tolka sinnesintrycken. Samtidigt kan modellen behöva uppdateras baserat på de nya sinnesintrycken. I sig själva är sinnesimpulserna oanvändbara. Det är först när de tolkas genom en modell som de får mening.

Mentala modeller omarbetas ständigt, men kan också köra fast

Dessa mentala modeller finns inte där från början, då vi föds, annat än som generella tankemönster, det som Immanuel Kant kallade a-priori-strukturer. Allt övrigt har vi samlat på oss längs vägen och byggt upp med hjälp av våra sinnesintryck. En mental modell uppdateras kontinuerligt när vi får nya intryck, som antingen förstärker eller motsäger modellens bild av omvärlden.

Våra mentala modeller är på så sätt under ständig omarbetning. Vi utvecklas och lär oss saker, vi glömmer saker, vi påverkas av vår omgivning och får nya perspektiv. Ibland omärkligt sakta, ibland som en plötslig aha-upplevelse. Men ibland kör det också fast. Jag kan bli kvar i en ingrodd mental modell som låser mig i ett olyckligt spår, ett tänkesätt som leder fel. Modellen påverkar vilka intryck jag tar in och kan till och med hindra mig från att se sådant som borde vara uppenbart.

Växelspelet mellan mina mentala modeller och sinnesintrycken är alltså intrikat och dubbelriktat.

Någon har sagt: Vi formar våra modeller, sedan formar de oss. På gott och ont.

Allt detta gäller förstås också i våra yrken, som verksamhetsutvecklare av olika slag. När jag sätter mig in i någon aspekt av en verksamhet så skapar jag mig en egen föreställning, en mental bild. Den bygger alltid på någon slags förförståelse som jag har, ibland hjälpsam, ibland direkt missvisande.

Arkitektarbetet

Arkitektarbete handlar ytterst om att bygga och driva en process som steg för steg utvecklar och förvaltar en så användbar mental modell som möjligt. Fast inte bara modellen i mitt huvud, utan den mentala modell som är gemensam och delas av alla som behöver den: vår gemensamma förståelse.

Våra respektive olika förståelser måste samlas till en gemensam förståelse. Då måste den göras synlig, så att den kan delas, prövas, ifrågasättas och utvecklas över tid. Det är just detta som är det gemensamma lärandet.

Hur gör vi det?

Växelspelet mellan mentala och explicita modeller

En och samma företeelse i världen kan speglas både som en mental modell i mitt huvud och som en artefakt, en modell på papper eller skärm. Det vi kan kalla en explicit modell. När jag ritar en ritning av något utgår jag från min föreställning. Men själva ritandet får mig att titta närmare, upptäcka brister och motsägelser i min förståelse och justera både min förståelse och ritningen. Det blir ett växelspel mellan den mentala och den explicita modellen.

Att modellera handlar därför aldrig bara om att representera det jag redan vet utan, utan det är en process för att tänka skarpare, djupare och mer beständigt över tid. Ty när jag tar fram en explicit modell så speglar den min föreställning av det jag modellerar. Vanligen växer modellen i mitt huvud fram i ett växelspel med modellen på papperet eller skärmen. Själva modellerandet hjälper mig att tänka djupare och bygga en bättre förståelse. På det sättet är modellering ett effektivt tankeverktyg. Modellering handla inte om att rita upp något jag redan helt och fullt förstår. Genom att rita och beskriva blir jag varse mina tankeluckor, och ser vad jag inte vet. Då skärps både modellen och mina frågor.

Detta är vad som händer när jag modellerar själv, i ensamt majestät. Men det är bara början till att förstå vad modellering i en verksamhet går ut på. I vårt arbete som arkitekter modellerar vi tillsammans med andra. Det är så vi bygger kunskap i organisationen.

Vikten av vårt arbete med gemensamma modeller

Dina och mina mentala bilder av en företeelse kan aldrig vara helt lika. Våra uppfattningar skiljer sig alltid från varandra. Det må vara mycket eller litet. I vilket fall kan vi aldrig fullt ut veta hur de skiljer sig. Vi kan resonera oss fram till en gemensam förståelse, men vi bedrar oss lätt. Vi lägger olika betydelser i samma ord och tror att vi menar samma sak.

Våra olika föreställningar, fokus och uppfattningar gör att vi ofta pratar förbi varandra. Antingen möts vi inte alls eller, värre, så tror vi att vi är överens fast vi inte är det.

Målet i våra möten är just att förstå varandra så tydligt som möjligt, inte att tycka exakt likadant, för då skulle både utveckling och lärande göra halt. Inte heller behöver våra föreställningar alltid vara helt de rätta, det vill säga de mest användbara. Det viktiga är att vi klart och krispigt kan uttrycka vad vi menar så att vi undviker att tala förbi varandra. För detta behöver vi en gemensam grundläggande förståelse, ett gemensamt språk där våra olika perspektiv kan mötas. Det är därför vi arbetar med explicita modeller i all verksamhetsutveckling. En sådan modell kan, så långt möjligt, fungera som just det gemensamma språket, så att våra olika uppfattningar bli delbara och kan berika varandra.

En explicit modell är alltså inte bara ett tankeverktyg för individen utan även ett kraftfullt tankeverktyg för en grupp. Vi kopplar ihop våra hjärnor på ett sätt som annars inte är möjligt.

När min mentala modell speglas i en explicit modell händer flera viktiga saker. För det första blir min förståelse lättare att dela. För det andra kan förståelsen utvecklas över tid. För det tredje kan vi jämföra våra perspektiv, justera dem och bygga något gemensamt. Vi kan hålla både detaljer och helhet i huvudet samtidigt. På så sätt blir våra olikheter inte ett hinder för vår samverkan utan en tillgång. De hjälper oss att bygga både gemensam förståelse och ett gemensamt språk, där olika perspektiv kan korsbefrukta varandra.

Detta är den mycket viktiga kärnan i arkitektarbetet. Inte bara inom verksamhets-, informations- eller it-arkitektur, utan egentligen allt arkitektarbete, även byggnadsarkitektur. Ty modellering är så centralt för alla dessa roller att jag vill definiera arkitekt så här:
”En person vars uppgift är att driva ett arbete med att skapa gemensam förståelse med hjälp av modeller av olika slag.”

Vi har ett stort ansvar

Inser man detta förstår man också hur viktigt arbetet med modeller faktiskt är och vilket ansvar vi bär. Hur modellen är utformad, både i innehåll och gestaltning, formar vårt språk och vår tankevärld, på gott och ont. Modellen kan ge oss insikter men också begränsa oss, och till och med hindra oss från att se och förstå sådant vi faktiskt behöver förstå.

Vi som coachar arbeten med att ta fram och använda modeller behöver därför bli riktigt skickliga på hur vi gestaltar dem, med grafik och text. Det gäller också våra arbetsformer, hur vi samarbetar med olika parter för att tillsammans utforska våra verksamheter och funktioner, vare sig det handlar om hur saker fungerar idag eller hur de ska fungera i morgon.

Inte minst behöver vi utveckla våra sätt att gestalta modeller i grafik och text, så att de både tydligare och rikare kan representerar det vi faktiskt behöver förstå och hantera.

Modellen är inte ett självändamål

Vi inser också att modellen bara har ett värde så länge den verkligen representerar vår gemensamma förståelse. Modellen är viktig, men aldrig som ett självändamål. Det betyder att vi inte kan göra det som så många försökt, att köpa en ”industrimodell”. Vi måste modellera själva, tillsammans. Först därefter kan vi, om det så behövs eller är anbefallt, anpassa oss till en standard av något slag.

Det är just här det ofta brister; att man börjar se modellen som målet i sig. En arkitekt tar mer eller mindre själv fram en modell och sedan betraktas den som klar. Eller ännu värre, man skaffar en standardmodell och anpassar verksamheten efter den.

I båda fallen representerar modellen inte en vår gemensamma förståelse.
Man har inte skapat ett gemensamt språk.
Man har inte skapat arbetssätt för ett kontinuerligt gemensamt lärande.
Man har egentligen inte ens börjat att dra nytta av vad arkitektarbetet kan betyda.
I stället har man skapat effektiva hinder och återvändsgränder för verksamhetens utveckling.

Vi som lär ut modellering har sålunda misslyckats med att förmedla det mest centrala.

(Något annat som ofta brister är gestaltningen, hur vi ritar och skriver så att modellen verkligen förmedlar allt det vi behöver förmedla. Men det är en annan historia.)

Informationsmodellens speciella roll

Med informationsmodeller följer en särskild twist som inte gäller för andra modeller. Modellen representerar något (informationen i ett sammanhang) som i sig redan representerar ytterligare något annat (det som informationen representerar). Det är en mental tvåstegsraket.

Det data som en verksamhet hanterar representerar de företeelser som verksamheten behöver hålla reda på. Det kan vara kunder, produkter, anställda, kontrakt, händelser och så vidare. Det vi kan kalla för verksamhetens domän. Verksamhetens dataresurs är alltså i sig själv redan en modell av domänen. Och en informationsmodell är i sin tur en modell av denna dataresurs, antingen som helhet eller i delar. Vi får alltså en modell av en modell.

Eftersom vi dessutom vill designa våra datastrukturer så att de så tydligt som möjligt speglar domänen, kan vi säga att informationsmodellen i praktiken representerar två saker samtidigt. Dels informationen i sig, dels det som informationen avbildar. Samt inte minst, benämningar och definitioner på alla dessa företeelser och deras egenskaper, det vill säga ett normerat verksamhetsspråk.

Traditionellt har vi skiljt på begreppsmodeller och informationsmodeller. Och visst kan vi arbeta med en begreppsmodell utan att beakta vilka informationsstrukturer som representerar företeelserna. Men det är svårt att tänka sig att arbeta fram en informationsmodell utan att samtidigt bryr sig om vad information faktiskt representerar. När vi bygger gemensam förståelse för information sker det alltid i ett växelspel mellan två perspektiv. Å ena sidan data och informationsstrukturer. Å andra sidan de företeelser i verksamheten som informationen beskriver. Det arbetet blir betydligt enklare om vi kan hantera båda perspektiven i samma vy.

Därför hävdar jag, tvärt emot vad som ofta betraktas som vedertagen sanning, att informationsmodeller bör hantera båda perspektiven samtidigt. Både informationen i sig och det som informationen representerar.