Försvar för enkla verktyg – del 5: Publicerings- och samarbetsverktyg

En arkitektfunktion behöver vara tillgänglig för en större krets intressenter. Vi behöver därmed någon form av media för att kommunicera effektivt. Vi behöver också virtuella whiteboards för modelleringssessioner. Samt något så otippat som en storformatskrivare.

/Peter Tallungs, IRM. 2021-05-20

Som arkitektfunktion i en organisation är vi som vilken verksamhet som helst. Vi behöver berätta att vi finns och vad vi kan bidra med (vår marknadsföring). Vi behöver nå de som behöver våra tjänster (våra kunder) och har nytta av våra modeller, analyser och beskrivningar (våra tjänster och produkter). Vi behöver leverera det de behöver på det sätt som passar dem (vår ”försäljning”). Våra kunder behöver kunna nå oss (vår kundtjänst) och vi behöver modellera tillsammans med våra kunder (co-creation).

Vi kan jobba inbäddat i utvecklingsteam, vi kan köra workshops, vi kan intervjua och forska själva. Men vid sidan av dessa nära och påtagliga samverkansformer behöver vi också vara tillgängliga för en större krets i den organisation vi jobbar. Vi behöver därmed någon form av media så vi kan nå ut bredare. Det här är en av de vanligen misskötta delarna av arkitektarbetet; att förstå att vi är en verksamhet, som vilken som helst, med många intressenter och att vi därmed behöver agera som en sådan.

Vi behöver en kommunikationskanal

Vi behöver därmed någon form av kanal för att kommunicera brett. Jag beskriver nedan hur vi har gjort i de sammanhang jag jobbat. Oftast finns det någon form av samarbetsplattform, kanske en wiki eller något annat, i organisationen där man kan publicera material och skapa olika former av dialogtjänster. Det ska kunna gå att göra följande:

• Bygga en lämplig struktur
• Publicera texter, så som meddelanden, annonser och artiklar
• Publicera länkar till material som man kan ladda ner
• Prenumerera på notifieringar
• Kommentera saker och ting, och att diskutera i forum.

Vi behöver ett skyltfönster, ett bibliotek och en anslagstavla

På en samarbetsplattform, av något slag, kan vi bygga upp en webbplats som blir vårt skyltfönster, vårt öppna bibliotek med publicerade modeller och andra dokument samt vår anslagstavla. Där kan vi göra följande:

• Publicera basinformation om vår funktion:
• Vilken funktion vi är, till exempel Informationsarkitekt-teamet (IA-teamet)
• Vilka personer vi är (foton, namn, beskrivning av roll)
• Vad vi kan bidra med
• Hur man når oss (telefon och mejladress).
• Publicera material, till exempel befintliga modelldokument, både för att titta på och ladda ner för att skrivna ut och använda.
• Publicera händelser. Berätta vad som hänt, till exempel att vi nu uppdaterat en modell i något avseende.
• Ta emot och bemöta kommentarer,det vill säga få till en dialog.

Vi behöver skilja på arkivet i bakgrunden, vårt repository där vi förvarar och versionshanterar allt vårt material och det öppna tillgängliga biblioteket av publicerat material. I alla verksamheter som hanterar material finns det ett arkiv där allt material förvaras och ett allmänt rum där det som är publicerat finns tillgängligt för de som behöver.

Vi behöver en redaktör

Som vilken mediekanal som helst så behöver vi en redaktör. Det fungerar inte tillfredsställande med delat ansvar. Det kan vara en person som på en del av sin arbetstid ser till att sköta både struktur och innehåll, kräva in och publicera material och notifiera prenumeranter.

Vi behöver virtuella whiteboard-verktyg

Vi är många som i dessa Coronatider kört modellerings-sessioner på distans med hjälp av virtuella whiteboard-verktyg som till exempel Miro, Mural och Lucidspark och upptäckt att det går utmärkt. Det är klart att inget slår den dialog vi kan få till runt en fysisk whiteboard, men dessa verktyg är ändå fullgoda ersättare och vi kommer förmodligen att även i framtiden komplettera fysiska sessioner med virtuella.

Vi behöver en storformatskrivare

Modelldiagram behöver bära mycket kunskap samtidigt som de är översiktliga och detaljrika. De kommer inte till sin fulla rätt vare sig på skärm eller projektorduk. De behöver kunna skrivas ut i stort format. Därför förespråkar jag en storformatskrivare.

Det påståendet möts ofta med misstro och ibland till och med lite löje. Vi lever ju i digitalåldern. Inte behöver vi pappersutskrifter då? Men papper är i detta fall det rätta.

En storformatskrivare är en färgskrivare med papper på rulle som skriver ut upp till A0-format (ca 84x119cm). Den är en bläckstråleskrivare vilket gör den enkel, billig och lättskött. Den kostar ca 15 000 kronor. Den är inte större än den gamla synten hemma i gillestugan och kan lätt rullas undan när den inte behövs.

Man kan visserligen få utskrifter från en kopieringsbyrå på stan. Men det tar arbetstid och ledtid och kostar dessutom mycket mer. En egen skrivare betalar sig i ren kostnad efter färre än tio utskrifter. Men det är inte den stora vinsten. Om man inte kan skriva ut direkt så är det en hämsko på arbetet, det segar ner den interaktiva processen. Ty när man skrivit ut en modell man tror man är klar med så upptäcker man direkt, och nästan utan undantag, att man vill ändra något.

Papprets kraft

Det är något magiskt med det fysiska papperet och hur man interagerar med det. Sätt upp din modellutskrift bredvid kaffeautomaten så kommer medarbetare att bli intresserade. Min kollega lägger till och med dit en bunt post-it-lappar och tuschpennor och lockar kaffetörstiga att förbättra modellen. Så bryter man den onödiga respekten för modellen och bjuder in till nyfikenhet, diskussion och engagemang. Man visar att modellen är ett påstående, en hypotes som ska prövas; lika mycket en fråga som ett påstående. ”Vår nuvarande missuppfattning” brukar jag säga. Är det så här saker och ting hänger ihop? Och är det här det bästa sättet att gestalta det? Vi vill veta vad du ser!

Organisationer som har tillgång till storformatskrivare tapetserar väggar och korridorer med modeller, samlas runt dem och ritar. Ibland breder de ut papper på golvet för att tillsammans stega sig igenom sina processer. Storformatskrivaren blir populär i organisationen. Det ligger något fantastiskt i det. Om vi verkligen vill ha engagemang och medskapande så är detta, det mest otippade verktyget i verktygslådan, även det viktigaste.

På IRMs kontor har vi sedan många år tillbaka en storformatskrivare. Mycket av vårt sätt att utveckla hur vi gestaltar olika typer av modeller som informationsmodeller och förmågekartor hade inte varit möjligt utan den. Ofta tar jag med en rulle med modelldiagram till den kund jag är hos för tillfället. De hamnar på kundens korridorväggar och väcker nyfikenhet och intresse för vad vi gör.

Slutord

Det här var den sista artikeln i den fem delar korta artikelserien ”Försvar för enkla verktyg”. Jag har argumenterat för att en uppsättning vanliga verktyg som i de flesta fall redan nu finns tillgängliga från ditt ”skrivbord” är ett bättre alternativ för oss informationsmodellerare än de mer specialiserade verktyg som finns på marknaden.

Observera att inget av argumenten har varit att det är en billig och tillgänglig verktygslåda, även om det är sant. Ty det är ett argument som bör väga lätt. I stället har jag på punkt efter punkt velat visa att de enkla verktygen är de bästa verktygen. Ja, ofta till och med de enda verktyg som duger utmärkt för det vi behöver för att få till en hållbar och varaktig nytta i en verksamhet.

Jag har skrivit detta utifrån min roll som informationsarkitekt. Men jag menar att det gäller i lika hög grad för de andra arkitekt-, analytiker- och utvecklarrollerna i våra organisationer. Behovet att arbeta modelldrivet, kommunicera och samverka är precis detsamma.

Det skulle vara intressant med en dialog runt detta. Vilka verktyg använder du? Har du gjort andra val än jag?

/Peter Tallungs, IRM