Det är skillnad på data och data
När vi ska bygga upp data management i en verksamhet, det vill säga verksamhetens förmåga att vårda och utveckla sin dataresurs, behöver vi en grundläggande indelning av data i kategorier. Ty olika kategorier av data behöver lite olika ansatser.
Det är praktiskt att dela in data i olika kategorier. Man stöter också på många olika indelningssätt i litteraturen. Varje sätt har sina styrkor och svagheter och passar därmed sina speciella syften.
Säg att vi ska bygga upp någon form av data management, det vill säga förmågan att vårda och utveckla vår organisations data som en värdefull resurs. Då finns det en grundläggande och praktisk indelning som jag tror är allmänt accepterad och som visat sig användbar tvärs över alla verksamheter.
Det är en grov indelning av verksamhetsdata i tre kategorier som skiljer sig åt beträffande vilka typiska problemställningar respektive kategori är förknippad med då det kommer till att ta hand om dataresursen. Därmed behöver varje kategori av data hanteras på lite olika sätt och med olika prioritet. Det som i grunden skiljer kategorierna i det avseendet är vilken livscykel verksamhetobjekten (som data i fråga representerar) har, i vilken mån data i den kategorin refereras eller uppdateras från olika funktioner i verksamheten samt i vilken grad dessa data har ett naturligt ägarskap.
De tre kategorierna är masterdata, globala referensdata och händelsedata. Dessa kommer jag nu gå igenom och ge exempel på.
Masterdata
Masterdata är vanligen kund- och produktdata, men kan också vara andra data. Det är data som uppfyller följande kriterier:
- Representerar centrala verksamhetsobjekt som har en livscykel över tid.
Exempel: En och samma kund finns i vår verksamhet över en längre tid och kan ändra adress, status och till och med namn och andra uppgifter under sin livstid som kund och ändå ha kvar samma identitet. Ett annat exempel: En och samma produkt lever över en längre tid trots att den kan ändra status och andra egenskaper under sin livstid.Observera att det här inte handlar om hur länge man behöver spara data över tid, utan bara om hur länge verksamhetsobjektet har en aktualitet.
- Refereras av många andra dataobjekt, särskilt händelseobjekt, och bildar därmed en bas för övriga data.
Exempel: Kunder refereras av offerter och transaktioner, produkter likaså. Man kan säga att de verksamhetsobjekt som representeras av masterdata är centrala för verksamheten i det att de är mer eller mindre beständiga och refereras från många håll. Data som representerar dessa fungerar därmed som en slags bas och ankare i dataresursen. - Saknar ofta naturligt ägarskap. Många behöver kund- och produktdata men det är oklart vem som ska vara ansvarig för dessa. Masterdata är i likhet med gemensamma tillgångar i övrigt utsatt för det ekonomisk-sociala fenomen som kallas ”tragedy of the commons”: Hur en gemensam resurs riskerar att misshushållas, då ingen känner ansvar.
- Uppdateras ofta från olika verksamhetsfunktioner. Till exempel kan både sälj och marknad registrera nya kunder. Ofta har man ännu helt separat hantering av olika säljkanaler vilket betyder att online-kunder läggs upp helt separat. Eller så har man slagit ihop två verksamheter med överlappande kundregister. Adresser behöver kanske uppdateras både från offentliga källor och av kunden själv, via kundtjänst eller självbetjäning. Allt detta skapar typiska masterdataproblem som vi behöver hantera.
Globala referensdata
Referensdata är data som är till för att vara värdeförråd för egenskaper hos andra dataobjekt, det vill säga uppräkningar av giltiga värden. Det kan till exempel vara listan med Sveriges postnummer, alla produkttyper vi har, SNI-koder (Svensk Näringslivsindelning), länder i världen etcetera.
Kanske känns referensdata bäst igen som ”koder”, men en kod är egentligen endast ett av attributen för en förekomst av referensdata.
Vi inkluderar här inte lokala referensdata, till exempel de olika kundstatuskoder som finns ifall de endast används som värdeförråd för attributet kundstatus för kund. Skälet är att lokal referensdata har en naturlig hemvist. Ansvaret för vilka kundstatuskoder som finns hänger naturligt samman med ansvaret för kunddata. Det ingår i beskrivning av attributet kundstatus.
Referensdata har likt masterdata en livscykel. En statuskod kan till exempel ändra namn, börja vara giltig vid en tidpunkt eller upphöra vid en annan.
Globala referensdata har ofta inte ett naturligt ägarskap. Postnummer har visserligen en naturlig källa, Sveriges postnummerregister, men man behöver ändå se till att någon tar ansvaret för att tillhandahålla, tillgängliggöra och uppdatera listan internt i organisationen.
Referensdata representerar inte några egentliga verksamhetsobjekt i kontext av den aktuella verksamheten, utan varje entitet representerar bara en lista av giltiga värden för en viss egenskap hos ett eller flera verksamhetsobjekt.
Speciellt för referensdata är att de har en typisk uppsättning attribut som gäller för de flesta fall. Oftast ser man bara kod och namn, men en bruttolista över möjliga attribut borde kanske se ut enligt nedan. Detta gäller för alla referensdata, både globala och lokala.
| Attribut för referensdata – bruttolista | |
| Attribut | Beskrivning |
| Kod | Kod eller id. Kan också fungera som kortnamn. |
| Namn | Fullständigt namn. |
| Kortnamn | Ett kortare namn för användning i de fall hela namnet inte får plats i något sammanhang, som till exempel i en valbar lista i ett användargränssnitt eller i en kolumnrubrik i en rapport. |
| Definition | Definition av värdet. Viktigt, men glöms ofta bort. Bör finnas med i informationsmodellen, och också vara tillgänglig i användargränssnitt. |
| Beskrivning | Beskrivning utöver definition, i de fall det behövs. |
| Notering | Eventuella noteringar i övrigt. |
| Sorteringsordning | En siffra som anger i vilken ordning värdet ska listas, i en valbar lista eller dylikt, för det fall att sorteringsordningen inte ska vara alfabetisk. Glöms ofta bort, men behövs för att värdena ska listas i en naturlig ordning och på samma sätt överallt där de visas. |
| Gäller från och med – datum | För de fall att listan med giltiga värden ändras. |
| Gäller till och med – datum | För de fall att listan med giltiga värden ändras. |
Händelsedata
Data som inte är masterdata eller referensdata avser vanligen något som är en händelse i tiden, som en transaktion av något slag, till exempel ett köp eller en order. Hit kan man också hänföra sådant som en offert eller faktura. De har kanske en viss giltighet över tid, men ändrar aldrig någon egenskap utöver status.
Händelsedata har därmed till skillnad mot masterdata och referensdata ingen längre livscykel. De är att betrakta som ett snapshot i tiden och kan därmed aldrig ändras, utöver möjligen sin status. Dessutom hör händelser tydligt hemma i speciella verksamhetsfunktioner, då de inträffar i ett speciellt sammanhang. Därmed är de inte på samma sätt en delad resurs som masterdata och globala referensdata. Sist men inte minst viktigt, om du har fått ordning på masterdata och globala referensdata har du en fast grund att stå på. Allt detta talar för att händelsedata blir smidigare att hantera.
Viktigt att veta är att det som i en verksamhet har kort livslängd och därmed kan klassas som händelsedata kan i en annan verksamhet ha en beständighet och därmed behöva klassas som masterdata. Ett exempel kan vara avtal. I en verksamhet kan ett avtal gälla för endast en leverans och därmed snabbt vara överspelat. I en annan verksamhet löper avtal över lång tid och används för många leveranser. I det första fallet är det händelsedata, och i det andra fallet masterdata.
Jämförelse mellan kategorierna av data
Vi kan nu jämföra de tre kategorierna av data beträffande de faktorer som bör påverkar i vilken ordning vi bör adressera att ta hand om dataresursen. De fyra faktorer som jag kan se redovisas i tabellen nedan.
| Vilka faktorer som påverkar prioriteringen för data management för en datatyp | |||
| Påverkansfaktor | Masterdata | Global referensdata | Händelsedata |
| Lever över tid | Ja | Ja | Nej |
| Refereras från många ställen | Ja | Ja | Nej |
| Saknar ofta naturligt ägarskap | Ja | Ja | Nej |
| Uppdateras ofta från fler ställen | Ja | Nej | Nej |
Syftet med indelningen
Varför är det bra att dela in data på detta vis? Jo, om vi verkligen ska ta hand om våra datamängder så ställer de här kategorierna olika krav på oss som verksamhetsförmåga. Masterdata och global referensdata utgör grunden och själva förankringen för all data. Det vill säga all övriga data är beroende av masterdata och global referensdata. Därför behöver vi först få ordning just där. Har vi gjort det så faller det övriga på plats ganska naturligt. Att däremot börja med händelsedata när vi har en skakig grund i till exempel kund- och produktdata är ogörligt.
Jag brukar jämföra det med strategin för att röja hemma i villan. Om man först skapar ordning i förvaringsutrymmena, det vill säga på vinden, i källaren och i garaget, så blir det mycket lättare att ordna upp i resten av huset. Tvärt om är ingen bra idé.
Masterdata kommer som sagt först i prioritet, tillsammans med global referensdata. Händelsedata kommer naturligt senare i prioritet.
Detta är förstås en förenkling. Det kan finnas annat som gör att man behöver prioritera annorlunda. Men då blir det kanske till ett pris. Utan en fast grund är det svårt att göra någonting bra.
Data management
Vi bör givetvis ta hand om all data. De olika kategorierna av data har mer gemensamt än som skiljer i detta avseende. Men masterdata har ändå en nyckelroll i detta arbete. Därför brukar man se masterdatahantering som ett eget område. Globala referensdata har i viss mån liknande problem men är vanligen lättare att komma till rätta med.
Vi ska i nästa artikel titta på vad data management handlar om.
Till dess, vad anser du om indelningen som jag beskriver här? Har du en annan syn? Eller bättre beskrivning av respektive kategori?
