Du som är informationsarkitekt: Vilka är dina närmaste kompisar?

Information, begrepp och språk är ingen isolerad ö. Att arbeta som informationsarkitekt innebär, helt naturligt, att samverka med många olika roller i verksamheten. Låt oss därför titta närmare på var vi behöver ha det tätaste samarbetet.

Informationsarkitektur är en specialisering av verksamhetsarkitektur, det vill säga att jag som informationsarkitekt är en verksamhetsarkitekt fokuserad på verksamhetens informationshantering. Samt även verksamhetens begrepp och språk eftersom området är så intimt förknippat med det som informationen representerar i verksamheten, med sina namn och definitioner.

Verksamhetsarkitektur är i sin tur en specialisering av enterprisearkitektur, som ju täcker hela arkitektområdet för en verksamhet.

Då kan man tycka att jag som informationsarkitekt behöver ha ett tätt samröre med verksamhetsarkitekter liksom med övriga roller inom det breda enterprisearkitektur-området. Och det stämmer. Information, begrepp och språk är ju ingen isolerad ö utan hänger samman med processer, förmågor, applikationer, tjänster med mera.

Men det är inte det enda nätverket i en organisation jag behöver samverka i. Ja inte ens den jag behöver samverka mest i. Ty informationsarkitektur är också en del av området Data och informationshantering (Data Management). Och där finns det mycket som jag behöver vara involverad i. Ja, så insyltad så att man nästan kan se det som en sammanvävning av områden.

Vad är Data Management?

Jag tänkte i denna artikel ge en översikt av området Data- och informationshantering (Data Management). En fråga blir då, var hittar vi den mest genomtänkta och trovärdiga kunskapen om hur vi ska benämna, definiera och avgränsa de olika deldisciplinerna inom Data- och informationshantering. Jag tycker att jag har hittat det hos den organisation som mer än någon annan har samlat och utvecklat området. Det är DAMA International där akronymen DAMA ursprungligen stod för Data Administrators and Managers Association. DAMA är en icke-vinstdrivande leverantörsoberoende global sammanslutning av it- och verksamhetsfolk som vill utveckla tanke- och arbetssätt för hantering av information och data.

DAMA har tagit fram och givit ut ett material som är tänkt att representera hur verksamma i branschen ser på området Data- och informationshantering. Materialet kan fås som en bok på nära 500 sidor som heter DAMA – DMBOK, där DMBOK står för Data Management Body of Knowledge. Första upplagan kom 2007 och den andra 2017.

DMBOK är en kommittéprodukt med ett tiotal redaktörer och flera hundra personer som bidragit till innehållet. Ett sådant arbete brukar ge ett ganska spretigt resultat med ojämn kvalitet, men DMBOK är ett trevligt undantag. Jag finner materialet välskrivet och välstrukturerat. Det är helt enkelt den bästa referensen jag hittat om man på något sätt vill få någon struktur på området Data- och informationshantering. Så det är med avstamp i DMBOK jag här redogör för hur vi kan förstå och dela in området. Jag har översatt till svenska efter eget huvud.

Data- och informationshantering (Data Management)

DMBOK definierar Data- och informationshantering på följande sätt: ”Att utveckla, genomföra och övervaka planer, policys, program och arbetssätt för att leverera, leda hanteringen och förbättra värdet av data och information genom hela livscykeln.”

Jag tycker att det är användbart att se Data Management som en verksamhetsförmåga, det vill säga som en egen liten verksamhet inom den större verksamheten. Med andra ord en stödförmåga, det vill säga en förmåga som ska stödja andra mer utåtriktade förmågor med att ta hand om förmågans data och information på ett bra sätt.

Delområden inom Data- och informationshantering

DMBOK innehåller ett femtontal kapitel som var och ett definierar och beskriver ett delområde av Data- och informationshantering. Jag vill se de flesta av dessa som delförmågor, det vill säga mindre verksamhetsförmågor som ingår i den större verksamhetsförmågan vilken är Data- och informationshantering som helhet. Som bekant är världen fraktal och vi kan alltid se en verksamhetsförmåga som bestående av flera ingående verksamhetsförmågor. Andra delområden som DMBOK beskriver vill jag mer se som aspekter av de olika förmågorna. Min indelning blir alltså enligt följande.

• Verksamhetsförmågor
  Delområden som kan ses som verksamhetsförmågor inom den större verksamhetsförmågan Data- och informationshantering. För att de ska ses som verksamhetsförmågor bör de kunna ses och hanteras som egna små avgränsade verksamheter i verksamheten, det vill säga ha egna operativa processer, tjänster, kunder, kunskap, organisation, kompetens, it-stöd och verktyg, ledning, strategi och arbetssätt och mål.

• Kunskapsområden som inte kan ses som verksamhetsförmågor
  Här har vi styrning och ledning av olika slag och på olika nivåer, inklusive riktlinjer och regler. Det är saker som jag väljer att inte se som egna förmågor utan aspekter av olika förmågor. Där är jag påverkad av systemteori, och särskilt Viable System Model som ser endast de operativa funktionerna som egna autonoma delar av en verksamhet och styrning och ledning som aspekter av dessa.

Det här är alltså min egen kategorisering utifrån hur delområden är formulerade i DMBOK, men inget som explicit sägs i materialet. Det finns gränsfall och är ibland lite av en egen bedömning vilket som är en egen verksamhetsförmåga och vilket som är en aspekt av en eller flera andra förmågor. Jag har kommit fram till att Data- och informationshantering (som i sig är en verksamhetsförmåga) kan delas upp i elva ingående verksamhetsförmågor enligt nedan.

Informationsarkitektur (Data Architecture) är en av dessa. Nedan listar jag dessa med de namn de har enligt DMBOK, mitt försök till svensk översättning (inom parentes) samt DMBOK:s definitioner. Eftersom jag är intresserad av vilken koppling informationsarkitektur har till var och en av dessa verksamhetsförmågor så försöker jag göra en bedömning här utifrån min erfarenhet.

Verksamhetsförmågor inom Data Management

Delområden av Data- och informationshantering som jag inte ser som egna verksamhetsförmågor

Jag ser följande områden som aspekter av andra verksamhetsförmågor. Informationsstyrning (Data Governance) är hela styrningsaspekten av Data- och informationshantering. Alla förmågor har styrning, ledning, riktlinjer och regler av olika slag, även så Data- och informationshantering.

Vad betyder graden av koppling?

Det som bestämmer graden av koppling är enligt mig följande: Hur stor nytta arkitektarbetet kan göra för förmågan i fråga, det vill säga kartläggning och modellerande av olika slag, samt hur mycket påverkar arbetet inom förmågan ifråga informationsarkitekturen, det vill säga beskrivningar och modeller av olika slag. En hög grad av koppling innebär i praktiken att jag som informationsarkitekt måste jobba nära de som jobbar med de som jobbar inom de andra områdena. Vi måste vara mer eller mindre ett team, där vi ger och tar.

Jag har tre grader: Hög, Medel och Låg. Jag måste hålla mig i skinnet för att inte sätta Hög på samtliga. Det finns trots allt skillnad i grad. Det här är mitt resultat. Observera att bedömningen är högst subjektiv och beror mest av hur man ser på förmågan det handlar om. Du kan lätt övertala mig om att ändra alla till Hög påverkan. Men vi måste ju ändå kunna gradera på något sätt.

Slutsats

Det jag tror att vi kan vara överens om är att vi måste se informationsarkitektur som en integrerad del av Data- och informationshantering i alla dess aspekter, eller i varje fall nästan alla aspekter. Beroendet är dubbelriktat och djupt. Det betyder att jag som informationsarkitekt behöver, för att göra mitt jobb, vara inblandad i allt inom Data- och informationshantering.

Visserligen är verksamhetsarkitekterna och alla övriga inom Enterprise-arkitektur mina kollegor och partners. Men det är inget emot alla de som jobbar med Data- och informationshantering i olika schatteringar. Det är dessa jag behöver hänga med dagligdags. Diskutera med, experimentera med, dela insikter och aha-upplevelser med, dela mot- och medgångar med, lära oss tillsammans, utvecklas tillsammans.

I annat fall blir jag en sån där arkitekt i elfenbenstornet, som inte är relevant för det utvecklingsarbetet som sker i verksamheten.

I verkligheten har få organisationer en strukturerad Data Management så det brukar inte räcka att bara samverka med Data Management-folk. I praktiken får man handgripligen agera spjutspets i att bygga upp hela Data Management-förmågan mer eller mindre från noll. Men det är en annan historia. Hur man kan angripa det jobbet har jag beskrivit i artikeln Data Management 2021-03-04, artikeln Data Management – se hela kedjan! 2021-04-08 och  i artikeln Historier från dataträsket 3 – Hur jag lärde mig Non-invasive Data Management, 22-03-31.

Detta är mina tankar. Vad säger du? Välkommen att maila mig på peter.tallungs(at)irm.se eller kommentera artikelns post på IRM:s linkedin.

/Peter Tallungs, IRM

Vill du prenumerera på denna artikelserie? Det innebär att du får ett nyhetsbrev, samtidigt som vi publicerar en ny artikel i ämnet informationsarkitektur, med länk till den senaste artikeln. Skriv ett mail till info@irm.se med namn och e-postadress. Skriv IA-artikelserie i ämnesraden.