Modellernas viktiga roll i utvecklingen av en verksamhet

Att utveckla en verksamhet är ett gemensamt kontinuerligt lärande. Det handlar om att förstå vad som fungerar, vad som inte gör det, och hur vi kan bli bättre. I den här processen är våra modeller viktiga – de är verktygen som hjälper oss att reda ut krångel, hitta ny förståelse, komma överens och hitta det som faktiskt fungerar. I den här artikeln skriver jag om hur våra modeller kan bli ännu bättre på att hjälpa oss att driva verksamheten framåt.

/Peter Tallungs, IRM, 2024-12-19

Utveckling är lärande

En verksamhet är som en organism i en ständig föränderlig omvärld. En organism som kontinuerligt behöver anpassa sig. Vi behöver uppfatta, förstå och reagera på nya och förändrade möjligheter och hinder. Vi kan se det som ett kontinuerligt lärande. Ett lärande i meningen skapande av ny kunskap och utveckling av ny gemensam förståelse. Detta kan endast ske genom ett löpande forskande och experimenterande.

De verksamheter som stelnar sållas ut ganska snart. De verksamheter som lyckas med det kontinuerliga lärandet är de som finns kvar över tid.

Utveckling är att skapa ny kunskap

Observera att lärande i detta sammanhang inte avser att gå kurser och läsa böcker, i varje fall inte i huvudsak. Ty den kunskap vi behöver kan man inte läsa sig till. Det är kunskap som ännu inte finns, ny kunskap. Hur vår verksamhet egentligen fungerar: i sig själv och i sin omvärld.

När vi utvecklar något, vad det än må vara, skapar vi något som inte finns sedan tidigare, i varje fall inte i den formen och det sammanhanget. Och om det inte finns i sinnevärlden kan det inte heller finnas i tankevärlden, annat än som en hypotes. Det är inte bara saker som utvecklas utan även kunskap. Som till exempel kunskap om hur vår verksamhet faktiskt fungerar, vad som är viktigt att prioritera, vad vi kan förbättra och hur vi gör det på bästa sätt. Och kanske viktigast av allt – vad som är viktigt att vi inte förstör, i vår iver att förändra.

Vårt lärande omfattar inte bara vår verksamhet internt, utan hela vårt ekosystem av kunder, kunders kunder, leverantörer, partners, konkurrenter och andra intressenter. Ty att anpassa sig innebär inte bara att förändra sig själv, utan också om att forma sin omgivning för att den ska fungera så bra som möjligt för en själv.

Utveckling är att experimentera

Men hur går ett sådant lärande till? Hur skapas ny kunskap? Svaret är precis som i alla andra sammanhang, genom att vi provar oss fram steg för steg; vi experimenterar. Det är så ny kunskap blir till, överallt och alltid.

Inom systemutveckling kallar vi ett sådan experiment för ”iteration” eller ”sprint”, inom produktutveckling kallas det ”minimum viable product”. Men vi kan faktiskt lika gärna kalla det för experiment, precis som inom forskning. Ett experiment innebär att man:

1. Formulerar en hypotes – något man vill testa.
2. Utforma experimentet för att enkelt och effektivt verifiera eller motbevisa hypotesen.
3. Genomför experimentet.
4. Analysera resultaten, justera hypotesen och utforma ett nytt experiment.

Det är egentligen så all utveckling går till, överallt och alltid, om vi tänker efter.

Det som produceras genom denna process är i grunden inte ”features” utan ny kunskap. Ett lyckat experiment är ett experiment där vi lärt oss något: att, som häromdagen vid min spis, konstatera att kryddpeppar till laxen inte var en bra idé. Experimentet var lyckat för att det gav mig ny kunskap – snabbt och effektivt, även om anrättningen blev mindre lyckad. Ett misslyckat experiment är det motsatta – ett experiment som av någon anledning inte gav någon ny kunskap. Kanske att experimentet inte var utformat på ett bra sätt, som om jag inte hade noterat vilka kryddor jag hällde på i ugnsformen. Då spelar det ingen roll om laxen blev god eller inte, eftersom experimentet knappast gav någon ny och precis kunskap.

Om du vill läsa mer om utveckling som lärande: Utveckling är lärande

Verksamhetsutveckling är organisatoriskt lärande

Detta forskande, experimenterande och lärande är något vi gör tillsammans. Vi gör det i team. Det kallas inom organisationsteori för ”organisatoriskt lärande”. Vi bör se utveckling av en verksamhet och organisatoriskt lärande som synonymer. Det gäller allt från affärsutveckling, produkt- och tjänsteutveckling till utveckling av en specifik förmåga, funktion eller it-applikation.

Därmed är det intressant för oss att resonera om hur organisatoriskt lärande egentligen går till och hur vi kan se till att det händer. Ty det händer inte av sig självt utan kräver vissa förutsättningar: en lärande organisation.

Det finns en del skrivet om hur en sådan lärande organisation ser ut och hur man kan få till det som man kan kalla för organisatoriskt lärande. Man kan läsa om detta i den japanske organisationsteoretikern Ikujiro Nonakas böcker, exempelvis i boken ”The Knowledge-Creating Company”.

Enligt Nonakas och hans kollegers rön sker ett sådant lärande i en grupp människor genom en process i en upprepad cirkelrörelse genom fyra stadier enligt följande:

SECI-modellen bild från mdpi.com

Socialisering

Vi upplever och lär oss saker tillsammans, men kunskapen är ”tyst” det vill säga att vi ännu inte kan utrycka den gemensamma erfarenheten så tydligt i ord.

Externalisering

Vi provar att artikulera den tysta kunskapen genom dialog och reflektion. Så småningom kan vi sätta ord på det vi förstått. Det vill säga att den tysta kunskapen förvandlas till explicit kunskap, det vill säga kunskap som vi uttrycker på något sätt verbalt.

Kombinering

Vi ordnar och systematiserar den gemensamma förståelsen, det vill säga vi utrycker vår nyvunna kunskap i text och bild, för att den ska kunna traderas och delas effektivt.

Det vill säga att vi skapar en gemensam modell av något slag.

Internalisering

Vi använder vår modell i vår praktik. Det som modellen uttrycker blir då till vår inbyggda förståelse. Med hjälp av denna nya förståelse upplever vi då nya saker, som så småningom blir till vår nya tysta kunskap. Kunskap som blir input till nästa varv i cirkelrörelsen.

Hur skapar vi förutsättningarna för organisatoriskt lärande?

Jag tror att vi alla kan erinra oss att vi någon gång upplevt detta flow av gemensamt upptäckande och lärande. Och att det verkligen kändes att vi utvecklades snabbt och effektivt.

Men varför sker detta flow bara vid sällsynta tillfällen och inte oftare i våra organisationer?
Det har Nonaka och hans kolleger tankar om enligt följande:

För att denna cirkelrörelse av kontinuerliga skapande av ny kunskap ska kunna fortgå behöver vi få till förutsättningarna för att det ska ske. Dels behöver det ske i en relativt kontinuerlig grupp individer – ett team av något slag. Dels behöver teamet effektiva möjligheter att uttrycka och tillämpa en gemensam förståelse.

Arkitekturmodellernas viktiga roll i det organisatoriska lärandet

Jag vill nu zooma in på den andra förutsättning jag nämnde ovan: behovet av att vi behöver kunna uttrycka vår gemensamma förståelse på ett effektivt sätt. Det är här som modeller kommer in. Vi behöver arbeta med modeller i bred bemärkelse – som verktyg för att uttrycka, förmedla och tillämpa vår gemensamma förståelse på bästa sätt.

Märk att det inte är modellen isolerad i sig som ger det värdet, utan bara då den är utvecklad av oss själva som ett uttryck för vår växande gemensamma förståelse.

Det är just detta som verksamhetsarkitektur handlar om. Man kan säga att en arkitekt är en person som stödjer team i att skapa och använda modeller av olika slag – modeller som uttrycker den gemensamma förståelsen. Detta gäller faktiskt för alla slags arkitekter, om man tänker efter, även i den i beteckningens ursprungliga mening: arkitekter i den fysiskt byggda världen, som byggnads-, stads-, landskaps- och inredningsarkitekter. En arkitekts roll är ytterst inte att bestämma utan att hjälpa till att uttrycka de olika intressenternas samlade behov och gemensamma lösning.

Jag tycker att just den förståelsen av arkitektarbetet är värdefullt – att vi som arkitekter i grunden modellerar. Vårt arbete handlar om att hjälpa individer, team och hela organisationer att omvandla tyst kunskap till explicit och delad kunskap. Men vårt ansvar slutar inte där – vi kan också coacha hela processen med den slags forskning som gemensamt lärande innebär och bidra till att driva arbetet framåt.

Hur kan vi göra bättre modeller?

Jag menar att vi kan göra mer med våra modeller än vad vi gör idag. Vi kan ännu mycket mera effektivt stödja den snurra av gemensamt utforskande som Nonaka beskriver.

Jag tror att våra modeller har en nyckelroll i det gemensamma lärande som verksamhets- och it-utveckling innebär. Låt oss använda deras fulla potential!

Det finns flera områden våra modeller kan bli bättre på. Dessa teman har jag utvecklat i tidigare artiklar, vilka sammanfattas nedan.

Flera perspektiv i samma modell

Vi kan utveckla hur vi uttrycker flera perspektiv i en och samma modell. Till exempel kan vi samla begrepp, benämningar, information, data och verksamhetsregler i samma informations- eller domänmodell. Vi kan också gestalta verksamhetsfunktioner, externa parter, it-applikationer, roller, interaktioner och dataflöden i samma verksamhetskarta. Riktigt intressanta och användbara modeller samlar alltid flera perspektiv.

Jag kallar det för ”rika modeller” och har utvecklat ämnet i flera artiklar:

En informationsmodell i stället för flera
Försvar för enkla verktyg del 1
Försvar för enkla verktyg del 3: Om skrivverktyg
Modellera livscykler med tillståndsdiagram
Modellera strukturer med instansdiagram
Om den storskaliga skiktningen av en modell
Det viktigaste du gör som informationsarkitekt arbetet med verksamhetens begrepp och språk
Informationsmodellering om verksamhetsregler
Vi behöver rikare informationsmodeller
Förmågekartor för informationsarkitekter del 1: Vad ger en förmågekarta

Kommunikativ struktur och gestaltning

Inte minst kan vi utveckla hur vi gestaltar våra modeller så de kommunicerar mycket mera effektivt. Genom att strukturera våra modeller på ett genomtänkt sätt och använda och kombinera olika typer av grafik och text kan våra modeller tydligare uttrycka det vi vill uttrycka. Jag kallar detta för ”gestaltning av modeller”. Det ger på ett enkelt sätt en avgörande effekt – inte bara på hur vi förmedlar kunskap, utan också på vår egen förståelse. Relaterade artiklar listas nedan.

Vi kan göra bättre modeller om gestaltning med grafik och text
10 tips för bättre gestaltning av en informationsmodell
Maximera innehållet men snåla med bläcket
Informationsmodellering: Om ämnesomraden
Informationsmodellering: Om struktur i flera nivåer
Förmågekartor för informationsarkitektur del 10: Mönster för den storskaliga strukturen

En plattform för det gemensamma lärandet

Vi kan utveckla hur våra modeller inte bara blir ett snapshot, inte bara uttrycker vår gemensamma förståelse just nu, utan också varför är vi där vi är, vad har hänt på vägen i vår gemensamma förståelse, vad är osäkert och vad händer nu. Vilka beslut tog vi, när och varför. Vilka synsätt har vi förkastat på vägen och varför. På det sättet blir en modell mer än en modell – den blir en plattform för det gemensamma lärandet. Detta tredje område är värd en egen text.
Det får bli nästa artikel!