Modellmönster: Planering 

De flesta organisationer behöver planera sin verksamhet samt följa upp planerna. Till detta har de diverse informationssystem. I detta sammanhang finns det lite mer att tänka på än man kanske till förstone tror.
I denna artikel tar jag avstamp i det enklaste och vanligaste mönstret, Planerad – Pågående – Genomförd, och förklarar varför det inte alltid fungerar så bra. Jag ger i de senare mönstren i artikeln ett alternativt sätt att se på planer.

/Peter Tallungs, IRM, 2021-10-07

Mönster 1: Uppgift

Beståndsdelarna i en plan är de uppgifter som vi människor planerar och genomför. En uppgift kan definieras som en avgränsad enhet av arbete som man planerat att göra, gör just nu eller har gjort. En uppgift kan ha ett antal egenskaper baserat på vem, vad, var och när.

Mönster 2: Planerad – Pågående – Genomförd

När vi gör planer och när vi övervakar planer behöver vi ta hänsyn till de tillstånd en uppgift kan ha. Det är vanligt att man har tillstånden Planerad, Pågående och Genomförd, eller motsvarande.

Det här är ett enkelt och mycket vanligt mönster, som kan verka naturligt och självklart. Men Martin Fowler argumenterar i sin bok ”Analysis Patterns” för att mönstret egentligen inte är särskilt realistisk, det vill säga att den är en teoretisk modell som rimmar dåligt med hur vi gör i verkligheten.

Låt oss titta närmare på svagheterna med detta mönster.

Planering kan sägas bestå av tidsplanering och resursplanering. Dessa kan ske i vilken ordning som helst. Men många uppgifter sätts igång utan formella beslut. De har då varken tids- eller resursplanerats. Vi kan ju förstås alltid hävda att de planeras precis i det ögonblick de startas, men det blir då mer en teoretisk styrmodell än en korrekt bild av verkligheten. Ett annat problem med detta enkla mönster är att det inte tar höjd för att många aktiviteter sätts igång innan man har alla resurser som kommer att behövas. Man planerar att anskaffa det som behövs under vägen.

Hur ska vi då göra? Jo, antingen kan vi söka ett mönster som bättre avspeglar verkligheten. Eller så kan vi använda detta enkla linjära mönster. Men då bör vi i alla fall känna till och närmare förstå dess svagheter. I annat fall får vi svårt att hantera svagheterna när de ger sig till känna.

Mönster 3: Föreslagen uppgift och Implementerad uppgift

Ett helt annat sätt att se på uppgifter, ett sätt som enligt min mening stämmer bättre med verkligheten, är att de finns som två olika företeelser, Föreslagen uppgift och Implementerad uppgift.

En föreslagen uppgift finns bara i en plan som ett förslag. Där kan den resurs- och tidsplaneras i godtycklig ordning. Uppgiften har ingen verklig existens. Först om och när den påbörjas får den en verklig existens, den är då implementerad, det vill säga att uppgiften pågår eller är redan genomförd. Vi bör då se den implementerade uppgiften som en helt egen företeelse, och inte som en föreslagen uppgift som ändrat tillstånd.

Det gör att vi kan registrera skillnader mellan plan och genomförande. Skillnad i tid sker nästan utan undantag, men egentligen kan precis alla egenskaper ändras från plan till genomförande. För att få flexibilitet bör länken mellan föreslagen och implementerad uppgift vara icke-obligatorisk.

Planering är viktigt, men planen är bara en hypotes som snabbt kan bli överspelad. När verkligheten träffar våra planer blir ibland även de bästa planerna lagda på hyllan, och många andra saker händer utan att vara planerade.

En allmän reflektion är följande: Det som vi i förstone ser som två olika tillstånd hos en och samma företeelse, kan ibland förstås bättre som om vi ser det som separata företeelser med olika identiteter och egenskaper.

Frågorna man kritiskt bör ställa sig är följande:

1. Följer tillstånden regelmässigt på varandra, inte bara i vår ideala föreställningsvärld utan även i verkligheten?
2. Förblir de väsentliga egenskaperna desamma före och efter tillståndsövergången?
3. Är det sällsynt att en företeelse i första tillståndet splittras i flera företeelser i andra tillståndet (som att en planerad uppgift implementeras som flera uppgifter), eller tvärtom, att flera företeelser i första tillståndet slås samman till en enda företeelse i andra tillståndet (som att flera planerade uppgifter genomförs som en uppgift)?

Mönster 4: Genomförd uppgift och Annullerad uppgift

Så här långt har vi undersökt hur uppgifter föreslås och hur de påbörjas, men ännu inte om de genomförs.

Ett problem är att vi i många sammanhang inte kan säga med säkerhet om en uppgift var en framgång eller ett misslyckande. Det är ofta endast en subjektiv bedömning, och kan kanske göras först långt i efterhand.

Därför tar vi i detta mönster bara med två möjliga utgångar: avslut eller nedläggning, det vill säga vi får Genomförd uppgift och Annullerad uppgift. Observera att faktat att en uppgift är genomförd inte säger något om resultatet, det vill säga om den lyckades eller misslyckades.

Besltet om att annullera en uppgift kan komma antingen före eller efter att den påbörjats. Att annullera en föreslagen uppgift är detsamma som att besluta att inte påbörja.

Mönster 5: Suspension

Vi kan pausa en uppgift med avsikt att fortsätta den senare. Tidsperioden för suspensionen kan ha en öppen sluttid, vi vet inte hur länge en pågående paus kommer att vara.

Om supensionens sluttiden är passerad är den inte längre suspenderad utan aktiv. En uppgift är suspenderad om den har en för ögonblicket gällande Suspension.

Både föreslagna och implementerade uppgifter kan vara suspenderade. Att suspendera en föreslagen uppgift är samma som att senarelägga starten.

Mönster 6: Plan

En Plan är i sin enklaste form en samling uppgifter länkade i någon slags sekvens. Sekvensen uttrycker vanligen någon form av beroende, att en uppgift inte kan påbörjas förrän en annan är slutförd.

Mönster 7: Interagerar planer

I många situationer samverkar eller interagerar flera planer med varandra. En och samma uppgift ingår i flera planer. Ett beroende mellan två uppgifter gäller endast inom en viss plan.

Var kommer dess mönster ifrån?

Dessa mönster härstammar från Martin Fowlers bok ”Analysis Patterns”. Som jag tidigare har skrivit är det en orättvist bortglömd skatt, som jag gärna vill lyfta fram.

/Peter Tallungs, IRM