Verksamhetskartan högt värderad när Bankomat tar hem värdetransporterna

Bankomat AB är ledande inom kontanthantering i Sverige, med automater på 600 orter. När företaget tog tillbaka värdetransporterna i egen regi ökade personalstyrkan kraftigt samtidigt som nya regelverk behövde hanteras. För att skapa struktur och riktning i förändringen fick IRM uppdraget att kartlägga nuläget och vidareutveckla Bankomats verksamhetsarkitektur.

Arbetet inleddes med en workshop tillsammans med ledningen för att skapa samsyn kring nuläge, behov och prioriteringar. Därefter tog ett iterativt och verksamhetsnära arbete vid.

Med IRM:s metoder för verksamhets- och informationsarkitektur kunde man samla den information och skapa det engagemang man behövde för att kartlägga Bankomats förmågor, processer och informationsflöden.

Viktigt att ställa rätt frågor

Benny Olsson, chef för marknad och tjänsteutveckling på Bankomat, lyfter fram värdet av samarbetet:

– Jag har jobbat med verksamhetsarkitekter och informationsarkitekter tidigare och har ibland upplevt en viss ”fundamentalism”, att saker ska se ut på ett visst sätt. Men IRM har kommit in med en professionalism samtidigt som de är väldigt lyhörda. De har ställt rätt frågor och även kunnat påpeka om saker vi säger inte riktigt hänger ihop. Jag är jättenöjd med deras arbete.

Modeller som driver dialog

En central del av leveransen var att utveckla verksamhetskartan, modeller och processkartor så att de kan fungera som praktiska verktyg i Bankomats vardag — inte bara som arkitekturdokumentation.

Tillsammans med Bankomat tog IRM fram visualiserade versioner av verksamhetskartan och processkartor. Genom att kombinera tydlig struktur med illustrationer och förenklad detaljnivå blev modellerna lättillgängliga för fler roller i organisationen.

Effekten märks i samtalen. Visualiseringarna har gjort det lättare att diskutera förändringar, se konsekvenser och fatta prioriterade beslut. Idag används modellerna som ett gemensamt referensramverk i utvecklingsarbetet.

Benny Olsson beskriver effekten:

– Vissa har väldigt lätt för att fånga en tanke och skapa sig en bild, men alla har inte samma förmåga. Att dela en gemensam bild skapar en helt annan helhet som både chefer och anställda kan ta till sig. Jag ser effekten nu när jag jobbar med mina affärsutvecklare. Tidigare frågade jag hur något fungerar och de plockade fram det i huvudet. Nu går vi via verksamhetskartan och våra förmågekartor och ser hur det vi vill göra påverkar våra processer.

Verksamhetskartan och kunskapen lever vidare

Ett viktigt mål med uppdraget var att skapa förutsättningar för Bankomat att själva kunna fortsätta utveckla sin verksamhetsarkitektur. Genom kunskapsöverföring, interna aktiviteter och utbildningsinsatser kring verksamhetskartan har kompetens successivt flyttats från konsulter till verksamhet.

Resultatet är både ett konkret arkitekturunderlag och ett starkt ägandeskap i organisationen för hur verksamheten beskrivs, analyseras och utvecklas framåt.

Uppdraget genomfördes av IRM som underkonsult till Teama AB