En förstudie är ett av det mest avgörande stegen i ett utvecklingsprojekt. Syftet med förstudien är att skapa en tydlig bild av verksamhetens nuvarande och framtida behov – och hur dessa behov stämmer överens med befintliga system och tekniska lösningar. Genom en strukturerad kartläggning bygger du grunden för att kunna ta rätt beslut om nästa steg, oavsett om det handlar om att uppgradera ett system, införa ett nytt eller förändra arbetssätt.

Förstudien – ett avgörande beslutsunderlag

Resultatet av en förstudie är ett beslutsunderlag som visar vad man behöver utveckla, varför och hur. Det gör det möjligt att prioritera rätt åtgärder och skapa förutsättningar för ett lyckat genomförande.

Oavsett om målet är att modernisera it-miljön, utveckla processer eller stärka informationshanteringen är förstudien en investering i kunskap. Kunskapen minskar risken för felbeslut, onödiga kostnader och ökar chanserna att utvecklingsprojektet blir framgångsrikt.

En förstudie är mer än en samling fakta

En väl genomförd förstudie resulterar i mer än en samling fakta. Förstudien ska synliggöra brister, möjligheter och beroenden och den omfattar både verksamhet, teknik och organisation. Den ger en klar bild av vilka processer som påverkas, vilka behov av ny funktionalitet som finns och hur befintliga system stödjer verksamheten i dag. Bilden, eller kartan om man så vill, klargör hur framtida behov kan mötas – ofta med värdefulla bonusinsikter.

I en förstudie som IRM genomförde tillsammans med en kund inom energibranschen blev det tydligt att man kunde effektivisera flera processer redan innan det nya systemet var på plats. Förstudien gjorde det även lätt att ta fram en prioriteringslista över vilka utvecklingsinsatser som skulle ge störst nytta – vilket sparade både tid och resurser.

Glöm inte människorna

En förstudie handlar inte bara om teknik och processer – människorna som påverkas av förändringen är minst lika viktiga, och här duger det inte med antaganden. Genom att inkludera en användarundersökning i förstudien får du verklig insikt i vilka som faktiskt använder era system, hur de använder dem och vilka behov användarna har. Det gör det möjligt att utforma lösningar som verkligen effektiviserar i praktiken – inte bara på ritbordet.

Få koll på verksamhetens informationsflöden

En annan viktig del av förstudien handlar om att kartlägga den information som verksamheten använder. Begrepp och definitioner används ofta olika i olika delar av organisationen, vilket skapar förvirring och ineffektivitet.

Genom att börja med att ta fram en gemensam begreppsmodell kan man skapa samsyn och samtidigt börja lägga grunden för den databas som era it-stöd kräver.

Vad du som beställare vinner på en förstudie

För dig som står inför ett utvecklingsprojekt innebär en väl genomförd förstudie kontroll, trygghet och tydlighet. Du ser var utmaningarna finns, vad verksamheten behöver förändra och vad man kan förbättra direkt.

Flera av IRM:s kunder beskriver förstudien som den mest värdefulla delen av hela utvecklingsprojektet – den som gör att allt annat går lättare.