Modellmönster: Ekonomisk redovisning – del 2: Posteringsregler 

En viktig del av informationshanteringen i en verksamhet handlar om att följa hur pengar rör sig genom verksamheten och hur pengar intjänas och spenderas. I två artiklar går jag igenom mönster för ekonomisk redovisning. De mönster som jag tar upp har egentligen en bredare tillämpning än vad artikelrubriken säger. Överallt där man behöver hålla reda på tillgångar i olika poster som till exempel lagerhantering är det användbart att tänka i ”konton”, ”posteringar” och ”transaktioner”.  I den föregående artikeln, Ekonomisk redovisning – del 1: Konto och transaktioner, gick jag igenom sex mönster för konton och posteringar. I denna artikel presenterar jag sju mönster på hur man kan automatisera posteringar med hjälp av regler.  

/Peter Tallungs, IRM, 2021-09-30

Mönster 1: Posteringsregel med faktor

Låt oss ta som exempel att varje gång pengar kommer in på ditt inkomstkonto lägger du 30 procent av beloppet på ditt skattekonto (som är ett minneskonto). Du kan då ha en Posteringsregel som gör detta automatiskt.

En posteringsregel är en regel som bevakar ett visst konto. När regeln upptäcker en postering till kontot så skapar regeln en annan postering till ett förutbestämt annat konto. Det konto som bevakas kallas Triggerkonto. Den händelse som ska trigga åtgärden, det vill säga i detta fall en postering till triggerkontot kallas Triggerhändelse. Det andra kontot som ska ta emot posteringen kallas Målkonto.

Om beloppet som ska posteras till målkontot är, som i detta fall, en procentsats av beloppet i triggerhändelsen, räcker det med att regeln uttrycks som en faktor.

Mönster 2: Posteringsregel med särskild beräkningsmetod

Om vi behöver mer flexibla regler för att beräkna vad som ska hända behöver varje regel ha sin egen beräkningsmetod.

Reversering av posteringar

Om vi har gjort en felaktig postering kan vi vanligen inte bara radera den, för den kan ha lett till en utförd betalning eller en skickad faktura. Vi får i stället ta bort effekterna av den felaktiga posteringen genom att göra en ny omvänd postering, det vill säga en identisk postering fast med omvänt tecken. Därför måste varje posteringsregel kunna beordras att göra en postering som är omvänd.

Automatiserade kontosystem

I en del kontosystem är samtliga transaktioner genererade av posteringsregler. Då har man särskilda inkonton där man registrerar initiala posteringar från världen utanför. Alla andra posteringar sker automatiskt genom triggning av posteringsregler. Därmed automatiseras en stor del av kontohanteringen. Då är transaktioner inte lika nödvändiga för att spåra vad som hänt, men det kan ändå vara bra att ha registrerade transaktioner. Det förenklar hanteringen av reglerna.

När ska posteringsreglerna exekveras?

Det finns olika tänkbara modeller som man kan tillämpa i ett kontosystem för när, var och hur posteringsregler exekveras i programkod. Varje modell har sina styrkor och svagheter.

Det kan ske direkt när händelsen inträffar (vilket kallas Eager Firing inom programmerarvärlden), vid bestämda tillfällen eller först när någon efterfrågar kontoställningen (vilket kallas Backward Chained Firing). Varje modell har styrkor och svagheter. Det handlar mest om prestanda, det vill säga den tid det tar att exekvera reglerna, samt om när vi vill hantera fel. Eager Firing låter oss få felen tidigt. De andra modellerna ger oss större valfrihet när vi vill hantera felen, men till priset av större komplexitet.

Mönster 3: En posteringsregel för en grupp av konton

Det är vanligare att en posteringsregel gäller för en grupp av konton än för ett enstaka konto. Vi kan hantera det på två sätt.

1. Genom att införa ett regelplan i modellen med kontotyper till vilka vi kan knyta posteringsreglerna.
2. Genom att lägga posteringsregeln på ett summakonto. Då aktiveras regeln när en postering görs till ett underkonto (eller till kontot självt om det kan ta emot posteringar.) Regelns målkonto kan också vara ett summakonto, men tolkningen av regeln kommer i så fall att skapa postering till lämpligt underkonto.

Mönster 4: Posteringsregler med separata metoder

Man kan behöva ha separata metoder för att beräkna belopp, bestämma målkonto med mera. Då kan man ha fördefinierade metoder för olika ändamål. En regel blir då sammansatt av ett antal fördefinierade metoder.

Mönster 5: Konteringspraxis

Om vi har många olika konton som sitter ihop i ett nätverk av posteringsregler blir det hela oöverskådligt.

Vi behöver ett sätt att bryta ner nätverket av regler i lagom stora bitar. Till exempel kan varje typ av kund ha en särskild faktureringsprocess, och därmed ett nätverk av konton och posteringsregler som skiljer sig lite grand från en annan typ av kund.

Ett särskilt nätverk av konton och posteringsregler är en Konteringspraxis. Konceptuellt är en konteringspraxis helt enkelt en specifik uppsättning konteringsregler.

Mönster 6: Orsak till en postering

Det är ofta viktigt att kunna spåra varför en viss postering har gjorts och varför den har den form den har. Till exempel om en kund ringer och frågar om en viss post på en faktura, så behöver vi kunna se vilka posteringar som ledde fram till posten och vilken regel som skapade transaktionen.

Detta mönster låter varje transaktion minnas vilken posteringsregel som skapade den och vilka posteringar som var argument till transaktionen.

Mönster 7: Konton för lagerhantering

Kontomodellen passar bra för lagerhantering.

Vi kan skapa ett ”tillgångskonto” för varje lagersaldo (Ett Lagersaldo är att ett visst antal av en viss vara finns på ett visst lager). När vi flyttar en vara från ett lager till ett annat skapar vi en Lagertransaktion. Vi kan också hantera kundordar som ”posteringar till utgiftskonton” och leverantörsordrar som ”posteringar till inkomstkonton”. Vi kan också ha ”summakonton” för alla varor av samma varugrupp i ett lager och för en viss lagervara totalt i alla lager, eller för orderstocken.

Varifrån kommer dessa mönster?

Många mönster i denna artikel och den förra utgår från vad jag hittat i Martin Fowlers bok Analysis Patterns från 1997. Boken är en dold skatt vad gäller modellmönster för informationsmodellering. Martin Fowler skrev boken för programmerare, vilket jag tror är orsaken till att den är så gott som okänd bland informationsmodellerare. Fast den är inte särskilt känd bland programmerare heller. Hans modellmönster förtjänar att lyftas fram och komma till nytta. Jag vill på detta sätt bidra till detta.

Vilka är dina erfarenheter? Har du arbetat med något av dessa mönster eller liknande? Kanske har du andra mönster att dela med dig av?

/Peter Tallungs, IRM