Modellmönster: Ekonomisk redovisning – del 1: Konto och transaktioner
En viktig del av informationshanteringen i en verksamhet handlar om att följa hur pengar rör sig genom verksamheten och hur pengar intjänas och spenderas. I två artiklar går jag igenom mönster för ekonomisk redovisning. De mönster som jag tar upp har egentligen en bredare tillämpning än vad artikelrubriken säger. Överallt där man behöver hålla reda på tillgångar i olika poster som till exempel lagerhantering är det användbart att tänka i ”konton”, ”posteringar” och ”transaktioner”.
/Peter Tallungs, IRM, 2021-09-23
Mönster 1: Konto och Postering
Den grundläggande idén bakom ekonomisk redovisning är att man har olika högar med pengar för olika syften, och att vi registrerar hur pengar flyttas mellan högarna. Vi kallar en sådan hög för Konto.
Det behöver inte handla om pengar. Vilka resurser som helst kan hanteras, och hanteras i olika verksamheter, på samma sätt, som till exempel lagervaror eller poäng av olika slag.
I de flesta sammanhang vill vi inte bara hålla reda på hur mycket det finns på kontot utan även varje förändring som påverkat innehållet.
Ett konto håller saker av värde – pengar eller gods.
Pengar, eller gods, kan endast läggas till eller tas bort genom att göra en Postering. Posteringarna utgör tillsammans en historik av alla förändringar på kontot. Beloppets tecken (plus eller minus) anger om posteringen är en debitering eller kreditering (insättning eller uttag).
Saldo, hur mycket det finns på kontot vid ett givet tillfälle, är en nettoeffekt av samtliga posteringar på kontot fram till den valda tidpunkten. Regeln innebär att saldot beräknas varje gång den efterfrågas. Det hindrar inte att föregående saldo lagras internt från gång till gång för att snabba upp beräkningen.
Med detta mönster kan man också se hur saldot har ändrats under en tidsperiod. Ett Kontoutdrag är en lista på samtliga posteringar som gjorts under en tidsperiod.
Lägg märke till att man vanligen håller reda på två tidpunkter för en postering. Den tidpunkten då posteringen gäller, samt tidpunkten då posteringen registrerades.
Det är ofta så att vi behöver veta både tidpunkten för en händelse i verkligheten och tidpunkten för vår kunskap om denna händelse.
Mönster 2: Transaktion
En kontoändring innebär vanligen att ett belopp flyttas från ett konto till ett annat. Det räcker oftast inte med att registrera att beloppet har kommit eller gått utan vi måste också hålla reda på varifrån och varthän.
En Transaktion länkar explicit ihop ett uttag från ett konto med en insättning på ett annat. Att två posteringar hör samman på detta sätt visar på en viktig bokföringsprincip. Pengar, eller gods, uppstår aldrig ur intet och de försvinner aldrig, de bara flyttas runt mellan olika konton.
I bokföringssystem strävar vi efter att få kontona balanserade, det vill säga att få saldo lika med noll vid en viss tidpunkt i affärscykeln (bokslutet).
Med hjälp av explicita transaktioner bygger vi in denna kontroll i själva strukturen. Det gör det lättare att hitta läckor i systemet.
Märk att jag satt en tvåa vid relationen från Transaktion till Postering, detta för att markera att en transaktion måste omfatta precis två posteringar, varken mer eller mindre. Fast man kan egentligen mycket väl tänka sig transaktioner som omfattar ett godtyckligt antal uttag och insättningar, fast alltid minst två, bara summan blir noll. I själva verket är den tvåvärda transaktionen endast ett specialfall av den flervärda.
Mönster 3: Transaktion utan explicita posteringar
I kontosystem med endast tvåvärda transaktioner behöver man egentligen inte en särskild entitet för posteringar, utan kan förenkla modellen enligt följande.
Mönster 4: Summakonto och detaljkonton
I kontosystem är det ofta användbart att gruppera konton till summakonton. Om jag till exempel har separata konton för olika utgifter så vill jag kanske gruppera vissa som personliga utgifter och andra som affärsutgifter.
Posteringar kan då endast göras mot detaljkonton. Ett summakonto har ändå transaktioner genom sina underkonton. Summakonton kan i sin tur grupperas i mer övergripande summakonton.
Mönster 5: Gruppering av konton utan explicita summakonton
Det är vanligt att dela upp konton i två typer; summakonton och detaljkonton, men egentligen är det inte nödvändigt. I detta mönster kan alla konton ha underkonton.
Mönster 6: Minneskonto
Ibland behöver man reservera pengar för ett visst ändamål, till exempel skatt. Då kan man ha ett konto där man löpande registrerar hur mycket man reserverar, ett så kallat Minneskonto. Då vet jag hur mycket av de pengar jag har som jag verkligen kan disponera.
Observera att när jag reserverar pengar på ett minneskonto så flyttas inte pengar. Det är bara en notering om hur mycket jag är skyldig. På så sätt innehåller ett minneskonto pengar fast inte ”riktiga” pengar. Det innebär att dubbel bokföring inte är nödvändig, det vill säga att en postering till minneskontot inte behöver speglas av en postering från ett annat konto. Det går att öka skulden i skattekontot utan att minska tillgångarna någon annanstans.
Det finns två sätt att hantera detta:
- Skapa ett motkonto. På detta sätt blir principen om dubbel bokföring genomgående för alla konton.
- Undanta minneskonto från regeln om att en transaktion alltid ska balansera. Tvärtom måste det då finnas en regel som säger att transaktioner mot minneskonton inte får balansera. I annat fall läcker verkliga pengar till minneskontot!
Fortsättning i nästa artikel
I nästa artikel tar jag upp hur man kan styra posteringar med hjälp av posteringsregler.
/Peter Tallungs, IRM
