Vilken roll har en informationsarkitekt i verksamheten?

Efterfrågan på informationsarkitekter växer, samtidigt frågar sig många vad denna roll faktiskt innebär. Beskrivningen varierar beroende på vem man frågar. Informationsarkitekter har olika befattningar i olika organisationer, och deras roller kan variera avsevärt beroende på individuell talang och specifika verksamhetsbehov. Eftersom vi saknar en enhetlig befattningsspecifikation vill jag gärna diskutera rollen genom att ställa några centrala frågor och försöka svara på dem.

/Peter Tallungs, IRM 2023-10-19

En vanlig frågeställning

Idag finns en efterfrågan på informationsarkitekter som aldrig förr. Då kan man tro att det är vedertaget vad titeln innebär. Men beskrivningen skiftar stort beroende på vem man frågar, både hos de som efterfrågar kompetensen och de som levererar den. Det är i sin ordning, ty det finns inte en enda sanning i detta fall. Just därför kan det vara värt att diskutera ämnet. Detta är mitt bidrag till den dialogen.

Informationsarkitekter har olika befattningar i olika verksamheter. Organisationer skiljer sig åt och man kan jobba på olika nivåer och i olika sammanhang. Man kan också som individ ha lite olika inriktning beroende på talang, intresse och behov i just den verksamheten. Vi kan inte komma fram till en enhetlig befattningsbeskrivning som gäller överallt. Men vi kan ändå diskutera rollen i mer generella termer.

Jag gör det här i några frågor och svar. Märk att svaren är mer att se som diskussionsinlägg än bestämda påståenden, det handlar om synsätt som nog ändras med tiden. Yrket är, trots att det funnits i ett halvsekel, just nu under utveckling och bredare etablering.

Fråga 1: Är det en informationsarkitekt som bestämmer informationskrav på it-applikationer, tjänster och förmågor?

Nej. Jag menar att rollen inte för med sig den makten i formell mening. Informationsarkitekten analyserar, tolkar, sammanväger, gestaltar och redovisar data-/informationsbehoven, så som olika intressenter uttrycker dem. Den som slutgiltigt bestämmer är någon annan, kanske projektägare eller liknande. Man kan förstås säga att informationsarkitekten därmed har viss makt, genom att hen påverkar vilka behov som betonas och på vilket sätt. Men makten bör vara i kraft av förtroende, kompetens och visat resultat, och inte i kraft av någon viss titel eller befattning.

Det kan vi jämföra med andra stödfunktioner. HR har inte det formella ansvaret för personalen utan ger stöd på olika sätt till alla de som faktiskt är de som har ansvar. Ekonomifolket har inget formellt ansvar för ekonomin, det är ledningen för varje enhet som har. Hela ekonomiavdelningen är ett stöd till den hanteringen.

Fråga 2: Kan vi definiera informationsarkitektens roll som att vara en spindel i nätet, att samordna olika arbeten vad gäller data och information i verksamheten?

Nej. Ibland hör man detta, och det är visserligen sant att om man har en central roll i ett sammanhang där det finns många intressenter och olika intressen så blir man som en spindel i ett nät. Men detta är lika sant för precis alla roller i centrum av något och därmed inget som särskilt utmärker en informationsarkitekt.

Informationsarkitektur är bara en av flera delar av data- och informationshanteringen i en verksamhet. Andra saker att hantera är till exempel datalagring och datadrift, data-/informationssäkerhet, dataintegration, analys och rapportering, metadatahantering, data science, samt organisation runt data- och informationshantering. Det vore ignorant att påstå att en informationsarkitekt är den centrala personen för hela informationshanteringen även om rollen är viktig. Den enda aspekt som är central för hela data- och informationshantering är Datastyrning (Data Governance).

Fråga 3: Hur kan man då definiera rollen informationsarkitekt på ett enkelt sätt?

Jag tycker att den korta beskrivningen är att informationsarkitektens uppgift är att ta fram modeller och använda dessa modeller för att coacha personer och team.

Detta kräver följande förtydligande:

• Modeller: Inte bara informationsmodeller utan alla slags modeller som behövs för att stödja och styra informationshanteringen. Modeller innehåller inte bara grafer utan också strukturerad text integrerad med graferna.
• Samverkan: Informationsarkitekten sitter inte och tar fram modeller själv, utan gör det i samarbete med sakkunniga. Modellerna uttrycker den gemensamma förståelsen som växer fram under arbetet.
• Vad som stöds: Arbetet och modellerna stödjer alla aspekter av data- och informationshanteringen, inte bara data-/informationskrav i snäv mening.

Ett par tillägg till DAMA:s definition

Det sagda stämmer så här långt överens med hur DAMA (Data Management Association) definierar rollen Data Architect i DM-BOK (Data Management Body of Knowledge). Men jag vill lägga till två områden till informationsarkitektens roll som DAMA-BOK inte nämner. Det är arbeten som jag menar att en informationsarkitekt behöver vara engagerad i, stödja och utveckla trots att de inte strikt kan sägas vara en dela av data-/informationshanteringen.

Det första jag vill lägga till är att arbeta med terminologin för allt det som data representerar. Min erfarenhet är att detta område inte går att avskilja från data-/informationsmodellering i praktiken. Arbetet med att beskriva och förstå vad verksamheten hanterar och terminologin för detta är tätt och iterativt sammanvävt med arbetet med data. Ty data representerar/avbildar allt det som verksamheten behöver hålla reda på.

Det andra jag vill lägga till är det vi kallar verksamhetsregler, och som nästan alltid är illa förstått och styvmoderligt behandlat. Verksamhetsregler är tätt sammanvävda med hur vi definierar det vi hanterar i verksamheten, det vill säga det som uttrycks i en informationsmodell.

Jag menar att verksamhetsreglernas naturliga och praktiska hemvist är i informationsmodellen. Det är den struktur där de naturligt hör hemma.

Dessa två saker gör att informationsmodellen uttrycker mer än information. Det blir platsen för att fånga och hantera hela den operativa verksamhetslogiken. Men det är ett djupare ämne, som jag har skrivit om i andra artiklar.

Fråga 4: Är ”informationsarkitekt” en bra vald titel egentligen?

Ja. Termen kommer ju ursprungligen från byggnadsarkitekter, och har därifrån fått en spridning och vidare betydelse till många andra områden, inte minst inom it och verksamhetsutveckling där vi har roller som it-arkitekt, lösningsarkitekt, enterprisearkitekt, verksamhetsarkitekt med flera titlar.

Om man definierar en arkitekt som någon som tar fram modeller och använder dessa för att coacha och stödja inom ett område så stämmer det utmärkt väl med titelns ursprung. En byggnadsarkitekt tar fram modeller i olika former, både tredimensionella modeller, och skisser och ritningar som ju också är modeller i en bredare mening. Arbetet med dessa modeller skapar en gemensam förståelse, uttrycker intressenternas gemensamma behov och används för att stödja de olika parterna i sina arbeten. Om man ser det så, så blir analogin tydlig.

Sedan finns det ju byggnadsarkitekter som är mer självsvåldiga, som skapar verk som mer uttrycker arkitektens egen skaparlust än någon gemensam vilja hos brukare och andra intressenter. Ofta fantastiska byggnader. Som Ragnar Östberg med Stockholms Stadshus eller Frank Lloyd Write som hade föga intresse för behoven hos de som skulle bo i huset.

Men det är väl undantag ändå? Du har väl aldrig mött någon it- eller verksamhetsarkitekt som är mer intresserad av den nya coola tekniken, verktyget eller metoden än att möta de behov som verkligen finns, som ser arkitektrollen mest som en möjlighet att få bestämma och realisera sina egna ambitioner? Eller?