Hur kan en verksamhetskarta bidra till att korta ledtider?

En av våra kunder i energibranschen ville korta sina ledtider vid offertsvar. De sökte också svar på frågan: Var i processen skulle digitalisering göra störst nytta? En verksamhetsarkitekt från IRM anlitades. Hon startade med en annan viktig fråga: Vad är det som sker egentligen i denna affärsenhet?

För att få ett svar och en, för alla inblandade, klar bild av affärsenhetens verksamhet tog man initiativet till att snabbt modellera upp en verksamhetskarta. Framför allt för att förstå vilka it-stöd man använde, hur de hängde ihop med verksamhetens processer och för att kartlägga vilken data och information verksamheten hanterade.

Sedan visade det sig att verksamhetskartan som växte fram gav många fler insikter.

En visuell överblick för effektivare informationsflöde

Med kartan fick företaget en överskådlig bild av hur hela affärsenhetens aktiviteter jackade i varandra och hur it-stöden användes. Informationsflödet genom verksamheten blev därmed tydligt. Det blev också tydligt var det fanns utrymme för förbättringar. Genom att analysera kartan och visualisera ett antal scenarier kunde man identifiera var digitalisering skulle ge störst nytta och vilka processer man behövde optimera för att säkerställa kortare ledtider vid offertsvar.

Man såg också vilka delar av verksamheten som behövde samarbeta bättre och hur it-systemen kunde stödja detta. Denna insikt ledde till en strukturerad plan för att digitalisera rätt delar av verksamheten. Vilket resulterade i snabbare och mer effektiva offertsvar.

Prioritering och diskussion med fokus på verksamhetens behov

Verksamhetskartan visade sig vara ett riktigt bra beslutsunderlag när det kom till att prioritera bland olika utvecklingsinitiativ. Med en klar bild av pågående projekt kunde företaget lättare identifiera vilka initiativ som var mest kritiska för att uppnå sina mål. Detta möjliggjorde snabbare tester och återkoppling från verksamheten. Vilket i sin tur ledde till snabbare implementering av förbättringar.

Med kartan som ett centralt diskussionsunderlag kunde man balansera och standardisera informationsdelning mellan olika affärsområden. Likaså för de individuella affärsområdeschefernas behov av att kunna förändra och anpassa sina egna delar av verksamheten. Den dialog som uppstod kring verksamhetskartan bidrog till en mer nyanserad och effektiv strategi för att hantera förändringar och förbättringar, med fokus på att optimera värdeflödet.

Så en verksamhetskarta gör mycket, inte bara för det projekt man står inför utan även för alla som kommer i framtiden.