En verksamhetsförmåga beskriver vad en verksamhet behöver kunna göra för att uppnå sina mål. Det är ett sätt att dela upp och förstå verksamheten utifrån funktion och förmåga – snarare än organisation, system eller processer.

En verksamhetsförmåga är en avgränsad och sammanhållen del av verksamheten som innehåller allt som krävs för att utföra sin uppgift. Det innebär att den omfattar människor, kompetenser, processer, information, regler och it-stöd som tillsammans gör det möjligt att faktiskt leverera ett resultat.

Inom verksamhets- och informationsarkitektur använder man begreppet verksamhetsförmågor för att skapa en stabil och långsiktig bild av verksamheten, oberoende av hur den råkar vara organiserad eller vilka tekniska lösningar som är i bruk för stunden.

En helhet som kan stå på egna ben

Ett viktigt kännetecken för en verksamhetsförmåga är att den kan betraktas som en liten verksamhet i sig. Den är tillräckligt självständig för att man ska kunna analysera, förändra och utveckla den som en helhet – även om den samverkar och är beroende av andra förmågor.

Ett exempel kan vara hantering av lån i en bank. Förmågan att hantera lån handlar inte bara om en process, utan om kreditkompetens, kundinformation, regelverk, beslutsmandat och it-stöd som tillsammans gör lånehantering möjlig.

Verksamhetsförmåga och process – vad är skillnaden?

En vanlig fråga är hur skiljer sig verksamhetsförmågor från processer.

En process beskriver hur något görs – vilka aktiviteter som utförs och i vilken ordning. En verksamhetsförmåga däremot beskriver vad verksamheten behöver kunna göra och vilka resurser som krävs för att lyckas.

Processer är alltså en viktig del av en verksamhetsförmåga, men inte hela bilden. Förmågan omfattar även roller, information, it-stöd och styrning – sådant som ofta hamnar utanför traditionella processbeskrivningar.

Hur identifierar man verksamhetsförmågor i sin verksamhet?

När man identifierar verksamhetsförmågor är det viktigt att tänka bort både organisationsstruktur och befintliga system. Fokus bör ligga på verksamhetens uppdrag och faktiska arbete.

Ett bra sätt att börja är att ställa frågor såsom:

• Vad är det verksamheten faktiskt gör för att skapa värde?
• Vilka återkommande uppgifter kräver flera olika resurser som måste fungera tillsammans?
• Vad skulle sluta fungera om just denna del av verksamheten inte längre fanns?

Verksamhetsförmågor identifieras bland annat genom intervjuer med verksamhetskunniga, genomgång av processbeskrivningar och analys av informationsflöden. Ofta blir det tydligt att samma förmåga spänner över flera organisatoriska enheter – vilket är ett tecken på att man är rätt ute.

Det är också vanligt att upptäcka att sådant som i vardagligt tal kallas ”förmågor” egentligen är mål, roller eller avdelningar. Tänk på att en verksamhetsförmåga alltid ska beskriva något verksamheten gör, inte vad man vill uppnå eller hur man är organiserad.

Hur beskriver man en verksamhetsförmåga?

När verksamhetsförmågor väl har identifierats behöver de beskrivas på ett sätt som gör dem användbara i analys och utveckling.

En bra beskrivning av en verksamhetsförmåga:

• har ett tydligt och verksamhetsnära namn.
• beskriver vad som görs, inte hur det görs i detalj.
• är tydligt avgränsad mot andra förmågor.
• går att förstå för både verksamhet och it.

Ofta kompletteras namnet med en kort beskrivning som förklarar förmågans uppgift och vilket värde den skapar. Om det är relevant för sammanhanget kan man också beskriva vilka roller, informationsmängder, applikationer och tjänster som ingår – men alltid med syftet i fokus.

Förmågekarta – se helheten

För att få överblick över förmågor och hur de förhåller sig till varandra samlas verksamhetens förmågor med fördel i en förmågekarta. En förmågekarta är en visuell modell som visar vilka verksamhetsförmågor hela eller del av verksamheten består av och beroenden dem emellan. I vissa typer av kartläggningar kan man även mappa ut värdeflöden genom förmågorna och kund/leverantörsresan för att visualisera var interaktion med kunder och partners sker.

I förmågekartan blir det tydligt:

• var verksamhetens gränser går mot omvärlden
• hur olika förmågor samverkar och är beroende av varandra
• vilka delar som är kundnära, externa eller interna

Förmågekartan fungerar som en gemensam karta för analys, dialog och beslutsfattande – och används ofta som grund i verksamhetsarkitektur, informationsarkitektur och förändringsarbete.

Därför är verksamhetsförmågor ett kraftfullt verktyg

Att arbeta med verksamhetsförmågor ger ett gemensamt språk för att förstå och utveckla komplexa verksamheter. Det skapar samsyn mellan verksamhet och it, gör beroenden synliga och ger bättre förutsättningar för hållbar förändring. Genom att utgå från vad verksamheten behöver kunna göra blir det också lättare att prioritera, fatta strategiska beslut och anpassa verksamheten när omvärlden förändras.